11 نکته مهم برای استقرار برنامه های ERP

آیا 11 نکته برای استقرار برنامه های erp را می‌شناسید؟ گسترش حجم فعالیت کسب و کارها وجود نرم افزارهای مختلف برای جمع آوری، تجزیه و تحلیل و ارائه گزارش­‌های مختلف در شرکت­‌ها و سازمان‌­ها را ضروری می‌کند، به همین علت تولیدکنندگان نرم افزار، نرم افزارهای مختلفی را تولید و روانه بازار کرده‌­اند که یکی از این نرم افزار­ها، نرم افزار ERP است.

در مقاله پیش رو قصد داریم ابتدا شما را با نرم افزار erp آشنا کنیم و سپس با بیان 11 نکته برای استقرار برنامه های erp متوجه تفاوت آن با سیستم mrp خواهید شد. اگر قصد پیشرفت برنامه های منابع سازمانی خود را دارید تا انتها همراه ما باشید.

استقرار ERP چیست؟

استقرار ERP به فرآیند پیاده‌سازی و راه‌اندازی یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) در یک سازمان گفته می‌شود. این فرآیند شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که از انتخاب نرم‌افزار مناسب تا آموزش کاربران و بهره‌برداری کامل از سیستم را در بر می‌گیرد.

اهمیت استقرار ERP

هدف استفاده از نرم افزار ERP

نرم افزار ERP یا نرم افزار مدیریت منابع سازمان، سیستم نرم افزاری ماژولار است، هدف از طراحی و تولید این نرم افزار و استقرار برنامه‌های ERP در سازمان، یکپارچه‌ سازی فرآیندهای اصلی کسب ‌و‌ کارها در سیستمی واحد می‌باشد.

با استقرار ERP در سازمان مدیران می‌­توانند دید گسترده‌­ای نسبت به سازمان داشته باشند که در نهایت این امر منجر به آشکار شدن فرآیندهای دستی ناکارآمد می­‌شود، با برطرف کردن مشکلات آشکار شده، صرفه‌جویی زیادی در رابطه با زمان و هزینه می­‌شود و همچنین فرصت‌­های پیشرفت برای سازمان فراهم می­‌گردد.

درباره پیاده سازی برنامه های ERP چه می‌دانید؟

برای این که استقرار برنامه‌های سیستم ERP در سازمان با موفقیت همراه باشد، سازمان باید 11 نکته برای استقرار برنامه های erp و مراحل زیر را در نظر گرفته و به ترتیب انجام دهد:

به عبارت دیگر مراحل پیاده سازی ERP در سازمان که شامل کشف و برنامه ریزی، طراحی، توسعه، آزمایش، استقرار، پشتیبانی و به روزرسانی است، باید به ترتیب و به دقت اجرا شود تا با اجرای برنامه، سازمان دچار مشکلاتی نظیر آشفتگی، عدم تمرکز، صرف هزینه بی نتیجه نگردد.

چرا فرآیند استقرار ERP یک فرآیند چالش برانگیز است؟

زیرا استقرار برنامه­ های ERP بر تمامی بخش‌­های سازمان از جمله واحد مالی، تولید، نرم افزار منابع انسانی، فروش تاثیر گذار است؛ بنابراین فرآیند استقرار برنامه های ERP یک فرآیند چالش برانگیز خواهد بود؛ این چالش‌­ها معمولا به علت اجبار کارکنان برای تغییر عادت­‌های قدیمی و جایگزینی عادت‌­های جدید است.

6 چالش‌ پیاده سازی نرم افزارهای ERP

علاوه بر وجود 11 نکته برای استقرار برنامه های erp چالش‌هایی نیز وجود دارد که باید با آن‌ها نیز آشنا شوید. هر تغییری که بخواهد در یک مجموعه، شرکت یا سازمان رخ بدهد با مقاومت­‌ها و چالش‌­هایی روبه رو خواهد شد، حال اگر این تغییر در خصوص تغییرات نرم افزار باشد به علت سعی در تغییر عادات قدیمی کارکنان و هماهنگی با برنامه یا نرم افزار جدید با چالش‌­هایی بیشتری مواجه خواهد شد.

در رابطه با پیاده سازی و استقرار برنامه ­های ERP نیز از این قاعده مستثنی نبوده و با توجه به هزینه‌­هایی که برای سازمان در پی دارد و همچنین تغییراتی که باید در کارکنان به وجود بیاید، با چالش‌­هایی مواجه خواهد شد که آن‌ها را در تصویر زیر نام برده‌ایم.

چالشهای پیاده سازی نرم افزار erp

اکنون که با چالش‌های استقرار برنامه های erp آشنا شدید، بهتر است که جدا از معرفی 11 نکته برای استقرار برنامه های erp با تعاریف و توضیحات هر چالش نیز آشنا شوید تا بدانید که هر کدام در چه مواقعی رخ خواهند داد.

هزینه هایی که برای بروزرسانی باید پرداخت شوند

باید توجه داشته باشید که هزینه­ های برنامه­ ERP ابری و نرم افزاری فقط محدود به هزینه پیاده سازی آن نیست، بلکه با اجرای این سیستم باید هزینه‌­هایی نیز صرف حفظ عملکرد صحیح آن پرداخته شود، برای حفظ عملکرد صحیح در واقع باید شرکت ارائه دهنده خدمات با دریافت دستمزد، نسبت به ارائه خدمات پشتیبانی اقدام کند.

چالش های موجود برای انتقال داده‌­ها­

یکی از عوامل اصلی موفقیت سازمان در استقرار ERP در سازمان، انتقال صحیح و به موقع داده در طول اجرای ERP است، برای اجرای هر چه بهتر سیستم ERP باید از قبل در خصوص داده‌­های مورد نیاز سیستم و نحوه جمع ­آوری داده­‌ها، برنامه ریزی مناسبی صورت گرفته باشد.

موانع موجود برای بازنگری و بهبود فرآیندهای فعلی جهت تطابق با نرم‌افزار

هر چند پیشنهاد پیاده سازی یک سیستم ERP متناسب با فرآیند فعلی سازمان بسیار وسوسه­‌انگیز است، اما باید به این نکته توجه شود که این امر در هنگام اجرا می‌­تواند، مشکلاتی برای سازمان به وجود بیاورد که حتی منجر به شکست طرح شود. بهترین راه حل در این خصوص سفارشی سازی سیستم برای سازمان است.

مشخص نمودن فرآیندهایی که نیاز به یکپارچگی دارند

اولین گام در استقرار برنامه­ های ERP این است که فرآیندهای متناسب با یک ERP و فرآیندهایی که مانع گردش کار در سازمان می‌­شوند شناسایی گردند، شناسایی فرآیندها به خصوص در سازمان­‌ها با بخش‌­های مختلف و رقابتی بسیار دشوار است، با این همه مشکلات باید فرآیندهایی که در سازمان نیاز به یکپارچگی دارند،  شناسایی شوند.

عدم موافقت تیم های سازمان در برابر این تغییر

هر چند پیاده سازی و استقرار برنامه­ های ERP می­‌تواند مزایای زیای برای سازمان در پی داشته باشد؛ اما یکی از عوامل چالش برانگیز در این خصوص مقاومت کارکنان سازمان در برنامه ریزی و اجرای تصمیم­ ها، به عبارتی ایجاد تغییرات است.

برای موفقیت در اجرای سیستم باید قبل از اجرا، نسبت به آموزش کافی پرسنل در این خصوص اقدام شده باشد.

عدم وجود انعطاف پذیری

لازمه اجرای موفقیت آمیز هر سیستمی انعطاف پذیر بودن آن سیستم است؛ اما علاوه بر این که سیستم موردنظر باید انعطاف پذیر باشد، باید در نظر داشته باشید، در مواردی نیاز است که سازمان نیز انعطاف پذیری مناسبی داشته باشد؛ در این صورت می­‌توان گفت استقرار سیستم ERP و اجرای آن می‌­تواند موفقیت آمیز باشد.

انواع استراتژی‌های استقرار نرم افزار ERP

سازمان‌­ها و فروشندگان سیستم جهت دست­یابی به یک هدف واحد، یعنی موفقیت کسب و کار نسبت به استقرار برنامه­ های ERP اقدام می­‌کنند؛ اما استراتژی­‌های استقرار نرم افزار ERP هر کدام دارای مزایا و معایبی می‌باشد، اما بهترین مدل استراتژی برای استقرار ERP برای هر شرکت، به شرایط آن شرکت بستگی دارد. چهار مورد مهم از استراتژی استقرار نرم افزار ERP شامل موارد زیر می‌باشد:

• 1. انفجار بزرگ
  2. استقرار مرحله‌­ای
  3. استقرار موازی
  4. استقرار ترکیبی

آشنایی با یازده نکته استقرار برنامه erp

آشنایی با 11 نکته برای استقرار برنامه­ های ERP

پیاده سازی و استقرار برنامه‌­های ERP دارای نکات بسیار مهمی است، اگر همه چیز در مورد ERP را بدانید تصمیم بسیار بهتری در خصوص نحوه اجرای برنامه ERP در سازمان می‌­توانید بگیرید؛ در ادامه 11 نکته برای استقرار برنامه ­های ERP در سازمان ذکر شده است.

1- مشخص نمودن استراتژی کسب و کار

مشخص کردن استراتژی کسب و کار، یکی از 11 نکته برای استقرار برنامه های erp می‌باشد، با توجه به این که هر کسب و کاری استراتژی مجزایی دارد، پس در صورتی که یک سازمان تصمیم به استقرار ERP داشته باشد، قبل از هر چیزی باید نسبت به تدوین استراتژی سازمان و نرم افزار شرکتی اقدام نماید؛ سپس با در اختیار داشتن یک استراتژی مشخص می­‌توان اقدامات بعدی را صورت داد.

2- بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار

برای اجرای هر چه بهتر سیستم ERP در سازمان باید فرآیندهای کسب و کار را شناخت و سپس با رفع نواقص و افزودن فرآیندهای مفید به آن اقدام کرد، در نهایت نیز با بررسی اقدامات صورت گرفته می­‌توان نسبت به بهینه سازی فرآیندهای سازمان اقدام کرد.

3- داشتن انتظارات واقعی و قابل پیاده سازی

برای استقرار برنامه ­های ERP باید از این برنامه انتظار واقعی و قابل پیاده سازی داشت، از طرف دیگر این انتظارات در خصوص شرایط سازمانی نیز باید واقعی باشد. به عنوان مثال باید بدانید که آیا کارکنان سازمان تا چه اندازه تغییرپذیر هستند؟ یا این که آیا برنامه مورد نظر می­‌تواند جوابگوی بخش‌­های مختلف سازمان باشد یا خیر؟

4- جلوگیری از گسترش بیش از اندازه دامنه پروژه

شاید گسترش دامنه پروژه همیشه چیز بدی نباشد، اما در رابطه با استقرار برنامه­‌های ERP باید عواملی مانند ایجاد موانع در مسیر پیاده سازی، تغییرات بیش از حد بودجه که می‌تواند منجر به تأخیر در پروژه شود شناسایی گردد، با برطرف کردن این عوامل در اجرای موفق پروژه می­‌توان قدم اساسی برداشت.

5- صداقت در ارتباط با زمان و در نظر گرفتن آزمایش و آموزش

برای تحقیق، بررسی، ایجاد تغییرات مورد نیاز قبل از اجرای پروژه و آموزش کارکنان باید مدت زمان کافی در نظر گرفت؛ زیرا در صورتی که اجرای پروژه با شتاب صورت بگیرد، احتمال دارد که به دلایلی از جمله عدم آموزش کامل، عدم شناخت سیستم فقط هزینه­‌های سازمان از بین برود.

علاوه بر این که شتاب در اجرای پروژه می­‌تواند منجر به ضرر و زیان شود، طولانی شدن دوره تحقیق، آموزش نیز می‌­تواند فقط برای سازمان ضرر داشته باشد، به عبارت دیگر در نهایت سازمان بدون اجرای سیستم ERP فقط هزینه­‌هایی را متحمل شده است.

6- مدنظر داشتن زمان برای انجام تست‌های رگرسیون

باید نیازمندی‌­های سیستم ERP جمع آوری شود و سپس با توجه به میزان پیچیدگی آن نیازمندی، برنامه ریزی مشخصی از نظر زمانی صورت بگیرد، یکی از نیازمندی­‌های استقرار برنامه ­های ERP آزمون رگرسیون است، با انجام این تست می­‌توان به این اطمینان رسید که هیچ توسعه جدیدی تاثیری بر نتایج نداشته است.

7- استفاده از الگو برای یکپارچه سازی

برای طراحی اسناد و یکپارچه سازی توسط سیستم ERP، بهتر است که از یک الگوی استاندارد استفاده شود، زیرا استفاده از الگوی استاندارد می­‌تواند منجر به افزایش سرعت کار تاییدکنندگان طرح شود و همچنین بازنگری طراحی صورت گرفته توسط تیم مورد نظر امکان پذیر می­‌شود.

8- توان نفوذ ابزار دیواپس برای مانیتورینگ وضعیت قابلیت ارسال

دیواپس به مجموعه‌­ای از روش‌­ها فرآیندها و ابزارهایی گفته می­‌شود که با هدف رساندن ارزش‌­های تولید شده به صورت سریع و مستمر به دست مشتری نهایی بر ارتباطات، همکاری و یکپارچگی تیم­‌های توسعه، عملیات و تضمین کیفیت تمرکز دارد.

ابزار دیواپس در اجرای استقرار erp

9- برطرف نمودن انتظارات تیم برای دسترسی

برطرف کردن انتظارات تیم مربوط به سیستم ERP زمان­بر بوده و در صورتی که انتظارات برآورده نگردد، در آینده منجر به ایجاد نارضایتی و در نهایت عدم توافق می­‌شود.

بنابراین باید با کمک مشاور یا کارشناس استقرار ERP جلسات مربوط به فعالیت‌­ها و پاسخ­گویی به مشکلات برنامه ریزی شود، با برنامه ریزی جلسات مربوطه و برطرف کردن انتظارات تیم برای دسترسی بسیاری از مشکلات مرتفع خواهد شد.

10- اولویت بندی مدیریت تغییرات سازمانی

برای استقرار برنامه­ های ERP در سازمان، فعالیت­‌های بسیاری باید به صورت منظم انجام شود؛ در حالی که این برنامه‌­ها به یکدیگر وابسته هستند.

به طور کلی برنامه­‌های تغییر برای سازمان و تیم پیاده سازی دارای اهمیت زیادی است، در صورتی که اولویت بندی مدیریت تغییرات به درستی صورت بگیرد، نتایج اجرای پروژه بسیار موفقیت آمیز خواهد بود.

11- درک عملکرد واقعی سیستم ERP و دخیل نمودن تمامی تیم در فرآیند استقرار

برای استفاده کامل از عملکرد یک سیستم ERP بهتر است که شناخت خوبی از قدرت و پتانسیل کامل سیستم ERP کسب شود، علاوه بر شناخت کافی از سیستم درصورتی که تمامی تیم در فرآیند استقرار دخیل باشند، آن‌­ها می‌­توانند قبل از اجرای کامل سیستم، با سیستم آشنایی کافی پیدا کنند، نتیجه این اقدامات منجر به نتایج مطلوب حاصل از اجرای سیستم خواهد شد.

پیگیری داده‌ها قبل و همزمان و بعد از پیاده‌سازی ERP

و آخرین نکته از 11 نکته برای استقرار برنامه های erp حفظ داده­‌های مربوط به سازمان در طول فرآیند استقرار برنامه­‌های ERP دارای اهمیت زیادی است، باید از فرآیندها و سیستمی استفاده شود که در حفظ و انتقال داده­‌ها موفق عمل کند؛ علاوه بر این بعد از پیاده­‌سازی سیستم ERP نیز باید داده­‌ها با داده­‌های قبلی مطابقت داده شود تا از عملکرد سیستم اطمینان کامل حاصل شود.

تنظیم و آماده سازی سخت‌افزارهای مورد

هر چند آماده سازی، طراحی و اجرای فرآیند مربوط به پیاده سازی سیستم ERP امری ضروری و حیاتی است، اما باید توجه شود که هم در زمان پیاده سازی و هم در زمان بهره­‌برداری، به سخت افزارهایی نیاز است که بدون آن‌­ها اجرای سیستم موفقیت آمیز نخواهد بود؛ با تنظیم و آماده سازی سخت افزارهای مورد نیاز گام موثری در استقرار برنامه ­های ERP برداشته می­‌شود.

اکنون شما با 11 نکته برای استقرار برنامه های ERP آشنا هستید و می‌دانید که برای پیاده سازی ERP باید چه نکات و مراحلی را رعایت کنید، تا سازمان دچار هزینه زیاد و ضرر نشود.

نتیجه گیری

افزایش حجم کار و گسترش فعالیت‌­های سازمان امری انکار ناپذیر است، از طرفی مدیران باید بتوانند علاوه بر حفظ یکپارچگی سازمان تحت امر خود و نظارت بر آن­‌ها، داده‌­ها و گزارش‌­های موردنیاز خود را به موقع و  کامل دریافت کنند؛ یکی از راهکارهای اساسی برای این مسئله، پیاده سازی و استقرار برنامه های ERP در سازمان است.

در مقاله‌ای که خواندید، ضمن معرفی سیستم ERP، به شرح 11 نکته برای استقرار برنامه های ERP پرداختیم تا بتوانید در پیاده سازی سیستم به نحو احسن اقدام کنید، در انتها اگر سوالی در خصوص موضوع مقاله یا دانلود نرم افزار حسابداری و یا معرفی بهترین نرم افزار حسابداری سوالی دارید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.