آیا میدانید بایگانی الکترونیکی چیست؟ تمامی سازمانها در طول فرآیند کسبوکار خود، مجبور هستند که اسناد مختلفی را ثبت و نگهداری کنند. به فرآیند نگهداری و محافظت از مدارکی که در آینده مورد نیاز خواهد بود، بایگانی کردن میگویند. در ادوار گذشته، آرشیو کردن اسناد و مدارک به صورت کاغذی و دستی انجام میگرفت که این کار برای سازمانها بسیار وقتگیر و پر هزینه بود. با پیشرفت فناوری، نوع دیگری از آرشیوسازی جایگزین بایگانی سنتی شده است. بایگانی الکترونیکی یک روش بسیار کارآمد برای مدیریت اطلاعات کسب و کار میباشد. به دلیل اهمیت زیاد بایگانی الکترونیک و مزایای آن در کسب و کارها، در این مقاله به بررسی و شناخت اصول و مزایای آن پرداختهایم. با ما همراه باشید. خواندن مقاله بایگانی الکترونیکی را به چه کسانی پیشنهاد میکنیم؟ مدیران مالی حسابداران دانشجویان رشته حسابداری در این مقاله به مباحث زیر می پردازیم: بایگانی چیست؟بایگانی الکترونیکی چیست؟نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد بایگانی چیست؟ مطالب مرتبط: سیستم بایگانی اداری – نکاتی قبل از خرید بایگانی اسناد به فرآیند ذخیره سازی و محافظت از اطلاعاتی مانند اسناد، تصاویر، فیلم و صوت و … که دیگر مورد استفاده قرار نمیگیرند و ممکن است در آینده برای سازمان مورد نیاز باشند، بایگانی گفته میشود. بایگانی یک فرآیند بسیار موثر برای مدیریت اطلاعات میباشد. لذا می توان اطلاعات مورد نیاز را به آسانی و در هر زمان و مکان جستجو کرده و بازیابی نمود. بایگانی الکترونیکی چیست؟ درگذشته، بایگانی اسناد به صورت کاغذی انجام میشد، یعنی تمامی اطلاعات، بر روی کاغذ ذخیره و ثبت شده و بایگانی میشدند. با پیشرفت فناوری، نوغ بایگانی اسناد تغییر پیدا کرده و به جای بایگانی کاغذی، از سیستم کامپیوتری استفاده میشود. این نوع بایگانی که بایگانی الکترونیکی نام دارد، یک روش بسیار موثر برای ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات سازمان است. درباره بایگانی الکترونیکی بایگانی الکترونیکی به چه معناست؟ بایگانی الکترونیکی به این معنا میباشد که تمامی اطلاعاتی که در روش سنتی بر روی کاغذ ثبت شده بودند به اطلاعات الکترونیکی تبدیل شده و بر روی یک سیستم کامپیوتری ذخیره میشوند. تبدیل اسناد کاغذی به داده های الکترونیکی به این صورت است که اسناد کاغذی را با استفاده از یک اسکنر، اسکن کرده و به صورت الکترونیکی در سیستم ذخیره میکنیم. مزایای بایگانی الکترونیکی همانطور که گفته شد، بایگانی به شیوه کامپیوتری یک روش بسیار موثر برای ذخیره سازی اطلاعات میباشد. این نوع بایگانی دارای مزایای بسیار فراوانی است که برخی از مهمترین مزایای آن در تصویر زیر آمده است: مزایای بایگانی الکترونیکی همچنین دسترسی آسانتر به مدارک از جمله مزایای بایگانی الکترونیکی محسوب میشود. عدم نیاز به فضای زیاد به دلیل گستردهتر شدن فعالیتهای سازمانها و در نتیجه افزایش اطلاعات و اسناد سازمانی، بایگانی کردن این اطلاعات به صورت سنتی و کاغذی به فضای بسیار زیادی نیاز خواهد داشت، اما با استفاده از بایگانی سیستمی این مشکل برطرف شده و سازمانها میتوانند با استفاده از کامپیوتر، اطلاعات خود را بر روی هارد دیسک ذخیره کنند. کاهش زمان و هزینه بایگانی یکی دیگر از مزایای بایگانی الکترونیکی این است که، بیشتر فرآیندها به صورت خودکار انجام میشود، لذا نیروی انسانی کمتری مورد نیاز است. همچنین بایگانی اطلاعات در کمترین زمان و با امنیت بالا در سیستم کامپیوتری انجام میگیرد. بنابراین با استفاده از این نوع بایگانی، زمان و هزینه کاهش مییابد. افزایش امنیت اطلاعات افزایش امنیت اطلاعات، یکی از مهمترین مزایای بایگانی است. زمانی که اطلاعات به صورت کاغذی ذخیره و بایگانی میشوند، امکان دستکاری اطلاعات، احتمال خطای انسانی و به خطر افتادن اطلاعات وجود دارد. اما با الکترونیکی شدن بایگانی، دادهها به صورت خودکار ثبت و امر ذخیره سازی انجام میشود که این امر امنیت دادهها را افزایش میدهد. کاهش خطرات ازبین رفتن اسناد و مدارک از دیگر مزایای بایگانی الکترونیکی، میتوان به کاهش خطرات از بین رفتن اسناد و مدارک اشاره کرد. در بایگانی سنتی احتمال آسیب دیدن اطلاعات بسیار زیاد است. با یک اتفاق ناگوار مثل آتش سوزی و … اسناد و مدارک به خطر میافتند، ولی با استفاده از بایگانی الکترونیکی، میتوانید اطلاعات خود را با خیال راحت در سیستم ذخیره کرده و چندین نسخه پشتیبان داشته و دیگر نگران از بین رفتن اطلاعات سازمان خود نباشید. دسترسی آسان تر به مدارک دسترسی آسان به اطلاعات چگونه ممکن است؟ در زمانهایی مدیران برای تصمیم گیری نیاز به مدارک آرشیو شده دارند که اگر به شیوه قدیم، انجام شده باشد محال است در زمان کوتاه به آن اطلاعات دست پبدا کند، اما با ذخیره سازی اطلاعات در کامپیوتر، میتوان به آسانی و در هر زمانی به اسناد دسترسی داشت. اگر قصد دارید با امکانات نرم افزار دبیرخانه و بایگانی آشنا شوید، مقاله نرم افزار دبیرخانه را مطالعه کنید. همچنین شما میتوانید برای دسترسی به مخزن غیر کاغذی و نرم افزاری اسناد، ایجاد ارتباط فراگیر بین واحدهای درونی و برون سازمانی علی الخصوص در بستر اینترنت از نرم افزار ابری در بخش اتوماسیون اداری استفاده کنید. دلایل اهمیت بایگانی الکترونیکی پس از آشنایی با مزایای بایگانی، در این بخش از مقاله قصد داریم دلایل اهمیت بایگانی به شیوه الکترونیکی را بررسی کنیم. 4 دلیل اصلی که نشان دهنده اهمیت این نوع بایگانی اسناد میباشد، عبارت است از: اهمیتهای بایگانی الکترونیکی اشتراک گذاری ساده و آسان: زمانی که میخواهید یک سند را با دیگران به اشتراک بگذارید، در روش سنتی باید یک نسخه از آن سند را کپی کرده و به فرد مورد نظر ارسال کنید، ولی در بایگانی الکترونیکی اشتراک گذاری اسناد سادهتر شده و میتوانید خیلی سریعتر با استفاده از سیستم مکانیزه، اطلاعات را به اشتراک بگذارید. پشتیبان گیری بهتر: با استفاده از یک سیستم بایگانی، تمامی اسناد به صورت خودکار ثبت و ذخیره میشوند. به راحتی میتوانید از اطلاعات سیستم، نسخه پشتیبان تهیه کنید. در حالی که در سیستم سنتی و کاغذی، پشتیبان گیری از اسناد بسیار سخت و هزینه بر است. امکان طبقه بندی اسناد و بازیابی آسانتر: سیستم بایگانی الکترونیکی این ویژگی را دارد که تمامی اسناد بر طبق نظم و اصول خاصی طبقه بندی میشوند و لذا امکان جستجو و بازیابی اسناد بسیار آسان است. نامحدود بودن عمر بایگانیها: در بایگانی سنتی و کاغذی، محدودیت عمر برای بایگانیها وجود دارد و به مرور زمان، کاغذها پوسیده شده و اطلاعات از بین میروند. سیستم بایگانی الکترونیک این محدودیت عمر از بین رفته و اطلاعات بایگانی شده در سیستم برای همیشه در دسترس خواهند بود. اصول بایگانی الکترونیکی برای تمامی سازمانها، ذخیرهسازی و محافظت از اسناد و مدارک یک امر بسیار مهم میباشد. با استفاده از بایگانی الکترونیکی میتوان مدیریت اسناد و مدارک را به خوبی انجام داد. اما در بایگانی الکترونیکی نیز باید برخی اصول رعایت شوند، که در ادامه مقاله به بررسی این اصول پرداخته شده است. اصول بایگانی الکترونیکی عبارت است از: ردیف اصول بایگانی الکترونیکی 1 اصل قابلیت انعطاف 2 اصل آسان بودن 3 اصل قابلیت اجرا 4 اصل سرعت و دقت 5 اصل افراد با صلاحیت 6 اصل نظم اصولی و منطقی قابلیت انعطاف: بر طبق این اصل، سیستم بایگانی باید این قابلیت را داشته باشد که با تغییر و تحولات مختلف سازگار باشد. آسان بودن: سیستم بایگانی باید ساده و آسان باشد، و افراد مختلف بتوانند نحوه تنظیم مدارک و بایگانی اسناد را به آسانی و با سرعت زمان اندک درک کنند. قابلیت اجرا: اصل قابلیت اجرا به این معنی میباشد که، سیستم آرشیو باید با توجه به نوع کار و امکاناتی که موجود است، بتوان آن را پیاده سازی نمود. سرعت و دقت: سیستم آرشیو باید به گونه ای باشد که ضمن اینکه اسناد و مدارک با دقت ذخیره میشوند، با سرعت قابل دستیابی باشند. افراد با صلاحیت: افرادی که کار بایگانی را انجام میدهند، باید مهارت و صلاحیت کافی برای انجام این کار را داشته باشند. نظم اصولی و منطقی: در انجام امور بایگانی اسناد باید نظم و اصول خاصی همچون وجود ارتباط منطقی بین عنوان پروندهها، نظم در شماره و تاریخ اسناد، حذف کپیهای اضافی از اسناد و … رعایت شود. معایب بایگانی الکترونیکی چیست؟ بایگانی الکترونیکی در کنار مزایای فراوانی که دارد، از معایبی نیز برخوردار است که میتوان به موارد زیر اشاره نمود: معایب بایگانی الکترونیکی نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد امروزه بسیاری از سازمانها برای تسهیل فرایندهای خود از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده میکنند علاوه بر آن گسترش فعالیت سازمانها و افزایش مدارک و اطلاعات سازمان، فضای فیزیکی کافی برای بایگانی اسناد مورد نیاز میباشد، که این امر برای سازمان بسیار پر هزینه است. برای حل این مشکلات، سازمانها از بایگانی اطلاعات در سیستم استفاده میکنند. برای بایگانی الکترونیکی اسناد، نرم افزار خاصی مورد نیاز است که همان نرم افزار بایگانی الکترونیکی میباشد. ذخیره سازی و طبقه بندی اطلاعات در بایگانی الکترونیک، علاوه بر اینکه در هزینههای مربوط به اشغال فضا در سازمان صرفه جویی میکند، همچنین دسترسی به اسناد نیز آسانتر خواهد شد. اگر قصد خرید، میتوانید در مورد نرم افزار بایگانی اسناد بیشتر بدانید. با توجه به هزینههای معمول، شما میتوانید به منظور کاهش هزینهها از نرم افزار حسابداری رایگان استفاده کنید. نکته برخی از نرم افزارهای بایگانی الکترونیکی یک ویژگی خاص دارند که همان تحت وب بودن آنها است. اگر از نرم افزار بایگانی الکترونیکی تحت وب استفاده کنید، با استفاده از اینترنت میتوانید در هر زمان و مکان به اطلاعات دسترسی داشته باشید. امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی سیستم آرشیو الکترونیکی دارای امکانات بسیار زیادی میباشد، که با آموزش بایگانی الکترونیکی و آشنایی با این امکانات، میتوانید یک سیستم بایگانی مناسب کسب و کار خود انتخاب نموده و اطلاعات سازمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید. در ادامه مقاله، برخی از امکانات این سیستم ذکر شده است تا راهنمایی برای خرید شما باشد. از جمله امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی عبارت است از: امکان تعریف انواع اسناد و پروندهها طبقه بندی اسناد بر اساس فیلدهای مختلف مثل نوع، عدد، تاریخ و … قابلیت جستجوی سریع و آسان اسناد امکان مشاهده همه فرآیندهای انجام شده بر روی پروندهها قابلیت انتقال اسناد از یک پرونده به پرونده دیگر امکان گزارش گیری در انواع مختلف نتیجه گیری امروزه برای آرشیو کردن اسناد، از بایگانی الکترونیکی استفاده میکنند، زیرا ممکن است در آینده این اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند. بایگانی اسناد برای سازمانها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، لذا برای افزایش امنیت دادهها، دسترسی آسان، کاهش هزینه ها و… از بایگانی استفاده میشود. به دلیل اهمیت و مزایای فراوان آرشیو به شیوه کامپیوتری، سازمانها باید با این نوع ذخیره اسناد آشنایی کافی داشته باشند، تا بتوانند با خرید یک سیستم بایگانی مناسب کسب و کار خود، مدیریت بهتری بر اطلاعات سازمان خود داشته باشند. در پایان این مقاله، هر گونه سوال یا پیشنهاد خود را حتما در قسمت دیدگاه با ما مطرح نمایید. دسترسی به مقالات مرتبط: روش های بایگانینحوه بایگانی اسناد حسابداری