راهنمای خرید نرم افزار انبارداری و معیار انتخاب سیستم انبارداری

برای خرید نرم افزار انبارداری چه معیاری باید داشته باشیم؟ در دنیای امروز انبار و سیستم انبارداری نقش بسزایی در شرکت­‌ها و صنایع ایفا می­‌نمایند. به گونه­‌ای که کلیه تولیدکنندگان و فروشندگان از فروشگاه­‌های کوچک گرفته، تا تولیدکنندگان بزرگ هر کدام در حد نیاز خود، باید دارای یک یا چند واحد انبار جهت انبار کردن موجودی مواد، کالا و دارایی‌­های خود باشند.

در مقاله پیش رو قصد داریم سیستم‌انبارداری را به صورت کامل و جامع توضیح دهیم تا به این سیستم مسلط شوید و در انتهای مقاله شما را با معیارهای خرید نرم افزار انبارداری آشنا کنیم تا انتخابی مناسب و بدون مشکل برای بهبود عملکرد وضعیت انبار خود و سرعت بخشیدن به امور سازمان داشته باشید.

نرم افزار انبارداری چیست؟

باتوجه به احساس نیاز شرکت‌­ها جهت کنترل صحیح ورود و خروج­‌ها و چیدمان انبار، شرکت‌­ها طراحی و تولیدکننده نرم افزارها، اقدام به طراحی و تولید نرم افزار انبارداری نموده­‌اند. در نتیجه شرکت­‌ها در جهت رفع نیازهای خود اقدام به خرید نرم افزار ­انبارداری می­ن‌مایند.

در تعریف نرم افزار انبارداری می­‌توان گفت، نرم افزاری است که جهت انجام تمامی فرآیندهای اصلی انبار شامل تحویل و نگهداری مواد، کالا و موجودی­‌ها به انباردار یاری می­‌رساند. به بیانی دیگر نرم افزار انبارداری در جهت مکانیزه نمودن سیستم انبارداری طراحی و تولید شده است.

عمده ترین کاربردهای سیستم انبارداری

با پیدایش نرم افزارهای انبارداری شرکت­‌ها با خرید نرم افزار انبارداری روش مکانیزه را جایگزین روش سنتی نموده­‌اند. نرم افزار bpms با فراهم کردن قابلیت های سودمند باعث بهبود مدیریت فرایند های داخل شرکت از جمله انبار داری میشود.  باتوجه به اهمیت نرم افزار انبارداری، عمده‌­ترین کاربردهای سیستم‌انبارداری به شرح موارد زیر می‌باشد:

• افزایش میزان فروش
• مدیریت منابع و صرفه‌جویی
• خرید‌های عمده و به صرفه
• برنامه‌ریزی برای روندهای فروش فصلی

چرا نرم افزار انبارداری بخرم؟

انبار به صورت‌­های مختلفی از گذشته تاکنون در شرکت‌­ها دایر بوده، که در گذشته روش انبارداری به صورت سنتی و دستی صورت می‌­گرفته است. در روش سنتی تمامی ورود و خروج‌­ها به صورت دستی و در کاربرگ­ و دفاتر موجود، ثبت و در نهایت بایگانی می‌­گردید.

این روش از سیستم‌انبارداری، به نیروی انسانی وابسته می­‌باشد. به همین علت هزینه­ نهایی سیستم انبارداری و سیستم مدیریت فرایند به صورت قابل ملاحظه‌ای افزایش می­‌یابید. همچنین بدون استفاده از سیستم مکانیزه، احتمال به وجود آمدن ایراد در انبار به دلیل کمبود تجربه برخی از پرسنل افزایش می­‌یابید.

باتوجه به کندی سرعت در روش انباداری سنتی و افزایش هزینه­‌های انبارداری، شرکت­‌ها به سمت خرید نرم افزار انبارداری و استفاده از سیستم انبارداری مکانیزه سوق پیدا کردند. برخی از کاربران هنوز از خود سوال می‌پرسند که چرا باید نرم افزار انبارداری را تهیه کنند، در تصویر زیر ضرورت خرید نرم افزار را کامل توضیح داده‌ایم.

دلایل و ضرورت‌های استفاده از نرم افزار انبارداری

به طور کلی مشکلات سیستم انبارداری موجب می‌­شود تا شرکت­‌ها اقدام به خرید نرم افزار انبارداری نمایند. این مشکلات که با عنوان چالش سیستم مدیریت انبار نیز شاخته می‌­شوند را می‌توانیم در مورد زیر خلاصه کنیم:

• چیدمان و طراحی فضای انبار
• ردیابی محل موجودی­‌ها
• دقت در میزان موجودی انبار
• کنترل کیفیت موجودی‌­ها
• نوسانات تقاضا

قیمت بهترین نرم افزار انبارداری

شاید بسیاری از شرکت­‌های تازه تاسیس برای کاهش هزینه‌­های خود نسبت به خرید نرم افزار انبارداری ارزان قیمت، یا سیستم‌انبارداری رایگان اقدام نمایند. این شرکت­‌ها باید توجه داشته باشند که پایین بودن قیمت نرم افزار انبارداری، در آینده می‌­تواند آن­‌ها را با چالش‌­هایی روبرو کند.

همچنین عکس موضوع فوق نیز صدق می­‌کند، به گونه‌­ای که بسیاری از افراد ملاک اصلی انتخاب نرم افزار انبارداری را قیمت بالای آن عنوان می­‌کنند. تفکر مذکور نیز اشتباه می­‌باشد، زیرا نرم افزارهای مشابه و با کارایی یکسانی در بازار وجود دارد، که قیمت آن‌­ها با یکدیگر متفاوت است.

بنابراین برای انتخاب بهترین نرم افزار انبارداری، توجه به قیمت نرم افزار انبارداری می‌­تواند امری اشتباه باشد، در نتیجه شرکت‌­ها برای خرید نرم افزار انبارداری ابتدا باید نیاز خود را در نظر بگیرند، سپس باتوجه به نرم افزارهای موجود در بازار و امکانات نرم افزار انبارداری، اقدام به خرید یک نرم افزار مناسب نمایند.

یک نرم افزار انبارداری حرفه ای چه امکاناتی دارد؟

برای خرید نرم افزار انبارداری (Purchase Warehousing Software) و استفاده از سیستم انبارداری مکانیزه، آشنایی با امکانات نرم افزار امری ضروری است. این که در وهله اول بدانیم erp چیست؟ میتواند مارا به درک بهتری برساند  و همچنین در تصویر زیر امکاناتی که یک نرم افزار انبارداری حرفه‌ای باید از آن برخوردار باشد را شرح داده‌ایم.

امکاناتی که هنگام خرید نرم افزار انبارداری باید به آن‌ها توجه کنیم

معیارهای انتخاب بهترین نرم افزار انبارداری

یکی از اهداف شرکت­‌ها و افراد از خرید نرم افزار، پاسخ­گویی به نیازهای موجود و رفع مشکلات پیش آمده است. در خصوص خرید نرم افزار انبارداری نیز شرکت‌­ها ابتدا باید نسبت به نیازسنجی خود اقدام و براساس نیاز موجود، مطابق امکانات سیستم انبارداری اقدام به انتخاب و خرید نرم افزار انبارداری مناسب نمایند.

در واقع نرم افزار خریداری شده باید متناسب با نیازهای واحد اقتصادی مورد نظر باشد، تا کارایی مناسب را داشته باشد. نرم افزار انبارداری نیز باید با میزان موجودی مواد، کالا، ورود و خروج روزانه انبار متناسب باشد، تا در خلال کار به علت امکانات پایین نرم افزار، شرکت دچار مشکل نشود.

یکپارچگی سیستم انبارداری

یکپارچگی سیستم‌انبارداری (Storage Systems) سبب می­‌شود تا کاربران با برنامه‌ریزی دقیق و در مدت زمان کوتاه، در جریان کامل لیست کالاهای موجود و گردش کالاهای انبارهای مختلف قرار گرفته و از نیازمندی واقعی انبار آگاه شوند.

درنتیجه کاربران در سریع‌ترین زمان ممکن از روند درخواست کالاها مطلع می­‌شوند، در نهایت یکپارچگی سیستم‌های انبارداری یا جمعداری اموال سبب می­‌شود، تا کالاهای کم گردش مشخص شده و برای مدیریت بهتر و کاهش هزینه برنامه ریزی صحیح‌تر صورت بگیرد.

انطباق با فناوری های سخت افزاری

یکی از معیارهای خرید نرم افزار انبارداری انطباق با فناوری­‌های سخت افزاری است، زیرا در شرکت‌­ها نرم افزارهای مختلفی استفاده می­‌شود که این نرم افزارها نیاز به سخت افزارهای به‌روز شده‌­ای دارند. یک سیستم انبارداری مناسب باید با سخت افزارهای مختلف امکان انطباق را داشته باشد تا بتواند با ارتقا فناوری­‌های موجود، پاسخگوی نیاز شرکت باشد.

رابط کابری مناسب سیستم انبارداری

مجموعه ویژگی­‌هایی که یک برنامه ارائه می­‌دهد تا کاربر بتواند ورودی برنامه را دریافت کرده و از آن استفاده نماید، رابط کاربری نامیده می‌­شود، همانند سایر نرم افزارها قابلیت استفاده از سیستم­‌های انبارداری یا به عبارت دیگر رابط کاربری مناسب، از اهمیت ویژه­‌ای نزد کاربران برخوردار است. در نتیجه یک سیستم‌انبارداری خوب باید رابط کاربری مناسبی داشته باشد، تا مورد توجه استفاده کنندگان قرار بگیرد.

پوشش دهی تمام فرآیندهای انبار

نرم افزار انبارداری باید تمام فرآیندهای انبار را پوشش دهی کند تا نیاز به مراحل پیچیده‌تر نباشد. به طور کلی در تصویر زیر مجموعه عملیات­‌هایی که در سیستم‌­های انبارداری رایج هستند و نرم افزار نیز آن‌ها را پوشش دهی می‌نماید را شرح داده‌ایم.

پوشش دهی و عملیات رایج سیستم‌انبارداری

حتی یک سیستم انبارداری ساده باید بتواند عملیات‌­های یاد شده در فوق را به صورت کامل پوشش بدهد، زیرا حتی کوچک­ترین واحدهای انبار نیز شامل فرآیندهای یاد شده می‌باشند.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت انبار شامل موارد زیر می‌باشند:

• برنامه ریزی برای رشد تجارت
• ارسال گزارش کار به صورت خودکار
• ساده سازی فرآیندهای مالی

هرآنچه باید درباره نرم افزار انبارداری آرین سیستم بدانید

داشتن اطلاعات کامل از کالا و موجودی­‌های درون انبار از طریق بارکدخوان سیستم انبارداری، یکی از دلایل موفقیت و رونق گرفتن هر کسب و کاری است. در گذشته شرکت­‌ها برای داشتن اطلاعات مذکور از سیستم‌انبارداری سنتی استفاده می‌­نمودند، اما با پیشرفت تکنولوژی سیستم انبارداری ساده و دستی جای خود را به سیستم انبارداری حرفه­‌ای سپرد.

فروشگاه­‌ها و شرکت­‌های کوچک در حال حاضر نیز گاها از سیستم انبار رایگان، سیستم انبارداری اکسل و… استفاده می‌­نمایند، اما یک شرکت با موجودی مواد و کالای زیاد نمی‌­تواند از روش سنتی یا سیستم‌انبارداری رایگان، سیستم انبارداری تحت اکسل و… استفاده نماید. در نتیجه این شرکت‌­ها باید نسبت به خرید نرم افزار انبارداری حرفه­‌ای یا سیستم‌انبارداری تحت وب اقدام نمایند.

طراحان و تولیدکنندگان متعددی اقدام به طراحی و تولید نرم افزار انباداری و فروش نموده‌­اند، یکی از نرم افزارهای پرکاربرد تولید شده در زمینه انبارداری، نرم افزار انبارداری آرین سیستم است. نرم افزار انبارداری آرین سیستم به عنوان یک سیستم مکانیزه انبار، از تمامی ویژگی‌­های سیستم انبارداری حرفه‌ای برخوردار می‌باشد.

به طور کلی در نرم افزار انبارداری آرین سیستم، امکانات سیستم‌انبارداری به شرح موارد زیر می‌باشند:

مزایای سیستم انبارداری آرین سیستم

برای مدیریت بهتر موجودی­‌ها، سیستم‌انبارداری یکپارچه نیاز هر واحد اقتصادی است. همانطور که گفته شد یکی از نرم افزارهای پرکاربرد که در زمینه حسابداری و انبارداری طراحی و تولید شده است، نرم افزار انبارداری آرین سیستم است. مهم­ترین مزایای نرم افزار انبارداری آرین سیستم را در تصویر زیر ذکر نموده‌ایم که می‌توانید با خواندن آن، با این نرم افزار بیشتر آشنا شوید.

مزایای استفاده از نرم افزار انبارداری آرین سیستم در سازمان

چرا از CRM در انبارداری استفاده می شود؟

به استراتژی نحوه تعامل و مشارکت فعال با مشتریان، مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM گفته می­‌شود. استفاده از نرم افزار CRM سبب استفاده بهینه از زمان، مدیریت ساده‌­تر مشتریان و مدیریت فروش می­‌شود. به طور کلی هدف استفاده از CRM بهبود روابط تجاری و رشد کسب و کار است.

چرا خرید نرم افزار CRM در کنار نرم افزار انبارداری توصیه می‌شود؟

همانطور که گفته شد شرکت­‌ها از سیستم انبارداری در جهت مدیریت موجودی‌­ها استفاده می­‌نمایند و کاربرد نرم افزار CRM برای مدیریت ساده‌­تر مشتریان و مدیریت فروش است.

باتوجه به امکانات موجود در نرم افزار انبارداری و CRM در صورتی که شرکتی این دو نرم افزار را به صورت هم­زمان استفاده نماید، می­‌تواند از وضعیت فعلی موجودی‌­های شرکت آگاهی کامل داشته و برنامه ریزی صحیحی در خصوص مشتریان، خرید و فروش کالا و… برای آینده داشته باشد.

7 سوال متداول در حوزه انبارداری و سیستم انبارداری

در این بخش که انتهای  مقاله است، قصد داریم که به 7 سوال که احتمال می‌دهیم برایتان مبهم باقی مانده است پاسخ دهیم تا بتوانید به صورت کامل با سیستم انبارداری و وظایف انباردار آشنا شوید.

1. سیستم مدیریت انبار چست؟

سیستم مدیریت انبار (WMS) نوعی سیستم‌انبارداری است که با کمک این سیستم عملیات انبارداری به صورت بهینه انجام شده و میزان موجودی انبار، ورد و خروج انبار مدیریت و کنترل می‌­گردد.

2. سیستم انبارداری مبتنی بر RFID را تعریف کنید؟

در سیستم انبارداری RFID از طریق امواج رادیویی تمامی فرآیندهای موجود در انبارداری به صورت هوشمند صورت می‌­گیرد، در واقع این سیستم باعث ایجاد نوعی از روش انبارداری به نام انبارداری مکانیزه شده است.

3. سیستم کدینگ انبار چیست؟

سیستم کدینگ انبار در جهت آسان­‌تر شدن مراحل شناسایی و موجودی­‌ها در انبار مورد استفاده قرار می‌گیرد، براساس سیستم کدینگ انبار هر کالا با یک شناسه مختص به خود در سیستم ثبت می­‌گردد. استفاده از سیستم کدینگ انبار منجر به افزایش سرعت عمل در انبارداری می‌شود.

4. سیستم جامع انبارها چیست؟

سیستم جامع انبارها یا سامانه جامع مدیریت انبارها نوعی سامانه پیگیری برای دولت است. در این سامانه تمامی انبارها ثبت نام کرده و کد رهگیری دریافت می­‌کنند. علت ایجاد این سیستم ثبت ورود و خروج کالاهای گمرکی به منظور ردیابی کالا در انبارها است.

5. سیستم اطلاعاتی انبار چیست؟

منظور از این سیستم ایجاد روشی سیستماتیک و منطقی است، که امکان انجام عملیات تهیه و نگهداری موجودی‌ها را از مرحله درخواست موجودی تا مرحله تهیه و تحویل به مشتری را ممکن می­‌سازد.

6. دلایل استفاده از سیستم انبارداری را نام ببرید؟

استفاده از سیستم انبارداری دلایلی دارد که در تصویر زیر برای آشنایی کامل مدیران آن‌ها را شرح داده‌ایم.

دلایلی که مدیران را به استفاده از سیستم انبارداری مجاب می‌کند

7. انواع سیستم‌­های انبارداری براساس مشاغل

• سیستم انبارداری مستقل
• سیستم انبارداری زنجیره تامین
• سیستم انبارداری بر پایه منابع انسانی

نتیجه گیری

شرکت‌­ها برای انجام هرچه بهتر سیستم انبارداری خود اقدام به خرید نرم افزار انبارداری می­‌نمایند. استفاده از نرم افزار حسابداری بازرگانی میتواند بسیار به رشد شرکت کمک کند  در گذشته استفاده از سیستم انبارداری دستی رواج داشته، اما با پیشرفت تکنولوژی طراحان و تولید کنندگان نرم افزار برای مدیریت هر چه بهتر انبار ، اقدام به طراحی و تولید سیستم انباداری مکانیزه نموده‌­اند.

در مقاله‌ای که خواندید به تشریح مطالب در زمینه عملیات انبارداری و نحوه پیاده سازی و اجرای فرآیندها در نرم افزار انبارداری پرداختیم و تمام نکات و مفاهیم را ذکر نمودیم تا بتوانید به این مباحث تسلط کامل داشته باشید. شما نیز می‌توانید نظرات و سوالات خود را در قسمت دیدگاه برای ما بنویسید.