نرم افزار آموزش کارکنان و 6 دلیل اهمیت آموزش پرسنل

به بهبود نظام‌مند و مستمر کارکنان از نظر دانش‌ها، مهارت‌ها، توانائی‌ها و رفتارهای مورد نیاز شغلی، آموزش کارکنان می گویند. سازمان‌ها جهت آموزش کارکنان و پیشبرد اهداف خود از نرم افزار آموزش کارکنان یا به عبارت دیگر نرم افزار آموزش پرسنل استفاده می‌نمایند.

به عبارت دیگر به فرآیندی که طی آن پرسنل یک سازمان، مهارت‌های مورد نیاز را در مورد شغل خود کسب می نمایند، فرایند آموزش کارکنان می گویند. در این فرآیند اطلاعات جدید به افراد آموزش داده شده و با ترکیب اطلاعات قبلی کسب شده موجب پیشرفت پرسنل و در نهایت موجب پیشرفت سازمان ‌می‌گردد.

نرم افزار آموزش کارکنان چیست؟

نرم افزار جامع آموزش پرسنل از جمله مجموعه‌ نرم ‌افزارهایی است، که هدف آن کمک به مدیریت در خصوص فرآیند آموزش کارکنان، جهت رشد شخصی پرسنل و رشد سازمان می‌باشد. نرم افزار آموزش پرسنل (Personnel training software) استانداردهای بین الملی را رعایت نموده، همچنین با ساختار آموزشی وزارتخانه‌ها، سازمان‌ها، شرکت‌های دولتی و خصوص نیز هماهنگی می‌باشد.

لازم به ذکر می باشد، که رشد شخصی فرآیندی مداوم و پیوسته بوده که سبب ‌می‌شود تا فرد از جایگاه روانی، مادی و معنوی کنونی خود به سمت جایگاه بهتر حرکت نماید.

چرا باید از نرم افزار آموزش کارکنان استفاده کنیم؟

باتوجه به این که آموزش کارکنان تاثیر بسیاری در پیشبرد اهداف یک سازمان دارد، استفاده از نرم افزار مدیریت آموزش کارکنان، ‌می‌تواند در این امر خطیر گره گشا و همراه شرکت‌ها و سازمان‌ها باشد. با توجه به ویژگی‌هایی که نرم‌افزار آموزش کارکنان دارد، استفاده از این نرم افزارها در هر سازمان و شرکتی امری ضروری است.

هدف از آموزش کارکنان سازمان چیست؟

در خصوص آموزش پرسنل سازمان‌ها اهداف متفاوتی را دنبال می کنند. باتوجه به اهداف و سیاست‌های موجود در سازمان در خصوص امر آموزش، در نهایت هدف از آموزش کارکنان توانمند سازی آن‌ها در جهت نیل به اهداف اصلی سازمان می‌باشد. مهم ترین اهداف آموزش کارکنان که بیشتر با استفاده از نرم افزار آموزش کارکنان صورت می‌گیرد، ‌می‌تواند به شرح تصویر زیر باشد.

مهم ترین اهداف آموزش کارکنان

مزایای آموزش پرسنل سازمان

آموزش پرسنل در سازمان منجر به بهبود کارایی پرسنل یک سازمان، در نهایت بهبود کارایی خود سازمان ‌می‌گردد. امر آموزش از روش سنتی فاصله گرفته و امروزه با استفاده از نرم افزار آموزش پرسنل انجام ‌می‌شود. از جمله مزایای آموزش پرسنل سازمان به شرح تصویر زیر می‌باشد:

مزایای آموزش پرسنل

ویژگی‌های نرم افزار آموزش کارکنان

سیستم آموزش کارکنان دارای ویژگی‌های مثبتی می‌باشد، که با استفاده از آن ‌می‌توان به ویژگی‌های نرم افزار آموزش پرسنل دست یافت. برای استفاده از نرم افزار مذکور باید نسبت به خرید نرم افزار آموزش کارکنان اقدام شود.

• انطباق با بخشنامه‌ها و قوانین جاری سازمان
• تعریف چارت سازمانی
• تعریف دوره‌های مختلف آموزشی و اهداف دوره‌ها
• امکان اتصال به سامانه‌های الکتریکی و قابلیت تحت وب بودن آن
• تعریف حساب کاربری برای پرسنل و اطلاعات مدرسین دوره آموزشی
• امکان تهیه گزارش‌های مورد نیاز از دوره‌های برگزار شده

6 دلیل اهمیت آموزش پرسنل

گاهی اوقات کارکنان به علت تغییر تکنولوژی یا توسعه روش‌های جدید و به دلیل عدم آموزش از جانب سازمان، صلاحیت کافی جهت تصدی یک پست شغلی را از دست می دهند. هر چند آموزش برای سازمان هزینه و زمان بر است، اما یک سازمان به دلایل مختلف بایستی نسبت به آموزش کارکنان خود اقدام نماید.

باتوجه به گسترش روز افزون تکنولوژی از جمله تولید نرم افزار آموزش کارکنان امر آموزش آسان تر ‌می‌شود. از جمله دلایل اهمیت آموزش پرسنل به موارد زیر ‌می‌توان اشاره نمود:

دلایل اهمیت نرم افزار آموزش کارکنان

بهبود مهارت و دانش پرسنل

با سرمایه‌ گذاری بر روی منابع انسانی توسط سازمان، نتیجه و بهره آن نیز به خود سازمان بر ‌می‌گردد. اجرای برنامه‌های آموزشی با استفاده از نرم افزار آموزش پرسنل منجر به پیشرفت دانش و مهارت پرسنل ‌می‌شود.

با بهبود مهارت و دانش پرسنل بهره وری کارکنان افزایش ‌می‌یابد. این امر در نهایت منجر به افزایش سود و کارایی سازمان ‌می‌گردد. به نظر شما برای خرید نرم افزار مدیریت منابع انسانی به چه نکاتی باید دقت کرد؟

برآورده کردن توصیه‌های ارزیابی عملکرد

با بررسی ارزیابی عملکرد پرسنل یک سازمان، مشکلات پرسنل قابل شناسایی ‌می‌گردد. با شناسایی مشکلات موجود، سازمان ‌می‌تواند با اقدام به موقع از جمله آموزش صحیح کارکنان نسبت به رفع مشکلات اقدام نماید. با توجه به هماهنگی‌های مورد نیاز جهت برگزاری یک دوره آموزشی، نرم افزار آموزش کارکنان این امر را تسهیل ‌می‌نماید.

آماده سازی کارکنان برای مسئولیت‌های مهم تر

هنگامی که کارکنان یک سازمان بخواهند در مسئولیت‌های مهم تر و پست شغلی بالاتر مشغول به فعالیت شوند، بایستی آمادگی قبلی پست شغلی مورد نظر را داشته باشند. با اجرای برنامه‌های آموزشی، پرسنل مهارت‌هایی را کسب کرده و در نتیجه آمادگی لازم جهت مسئولیت‌های مهم تر کسب می نمایند.

شرکت‌ها و سازمان‌ها از نرم افزار آموزش پرسنل برای آماده سازی کارکنان جهت مسئولیت‌های مهم تر ‌می‌توانند استفاده نمایند.

ارزش بخشی به کارمندان

با اجرای برنامه‌های آموزشی در یک سازمان، کارکنان به این نتیجه می رسند که روی آن‌ها سرمایه گذاری شده است، در نتیجه با فراگیری آموزش‌ها مهارت‌ها و توانایی‌های آن‌ها افزایش ‌می‌یابد.

افزایش مهارت و توانایی کارکنان موجب بروز حس ارزشمندی کارکنان برای سازمان ‌می‌گردد. قابل ذکر می‌باشد که ارائه آموزش‌های مورد نیاز برای افزایش مهارت کارکنان با استفاده از نرم افزار آموزش کارکنان امکان پذیر می‌باشد.

بررسی و آزمایش کارایی سیستم مدیریت عملکرد

مجموعه‌ای به هم پیوسته از سیاست‌ها و اقداماتی که با تمرکز بر عملکرد فردی کارکنان موجب دستیابی به اهداف سازمان ‌می‌شود مدیریت عملکرد نامیده ‌می‌شود.

براساس تعریف فوق یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود، باید به عملکرد فردی کارکنان توجه ویژه داشته باشد. زیرا رشد عملکرد فردی هر کارمند موجب رشد سازمان ‌می‌گردد. سازمان برای رشد عملکرد فردی کارکنان باید نسبت به اجرای برنامه‌های آموزشی مناسب اقدام نماید. با توضیحات ارائه شده اهمیت آموزش پرسنل در خصوص بررسی و آزمایش کارایی سیستم مدیریت عملکرد مشخص ‌می‌گردد.

مهارت‌های استفاده از کامپیوتر و فناوری اطلاعات را بهبود می‌بخشد

با گسترش روز افزون تکنولوژی و استفاده سازمان‌ها و شرکت از این تکنولوژی، نیازمندی مهارت‌های استفاده از کامپیوتر و فناوری اطلاعات در میان کارکنان یک سازمان امری ضروری و حیاتی می‌باشد. زیرا همه کارکنان برای ایجاد نمودارها، تایپ نامه، استفاده از نرم افزار‌های آموزشی مانند نرم افزار آموزش کارکنان و… بایستی از کامپیوتر استفاده نمایند. در نتیجه سازمان‌های برای افزایش مهارت استفاده از کامپیوتر باید نسبت به برگزاری دوره‌های آموزشی برای پرسنل خود، اقدام نمایند.

نکات مهم قبل از خرید نرم افزار آموزش کارکنان

هنگامی که یک سازمان یا حتی یک شخص بخواهد نسبت به خرید یک نرم افزار اقدام نماید، ابتدا باید هدف از خرید نرم افزار را بداند و سپس با آگاهی کامل در خصوص کارایی نرم افزار اقدام نماید.

زیرا در صورت خرید نرم افزاری که مطابق با نیاز افراد یا سازمان نباشد منجر به هدر رفت هزینه‌های صورت گرفته ‌می‌شود. از جمله نکات مهم که قبل از خرید نرم افزار آموزش پرسنل باید به آن توجه شود شامل موارد زیر است.

بهره گیری آنلاین و تحت وب سامانه آموزش کارکنان

قابلیت بهره گیری آنلاین و تحت وب بودن نرم افزار آموزش کارکنان از جمله نکات ضروری می‌باشد، که در زمان خرید نرم افزار باید به آن توجه کرد. زیرا افزایش سرعت و راحتی در انجام فرایندهای سازمان از جمله مهم ترین نیازمندهای مدیران سازمان می‌باشد. درباره نرم افزار مدیریت فرآیند یا نرم افزار bpms چه می‌دانید؟

در نتیجه در صورتی که نرم افزار خریداری شده قابلیت بهره گیری آنلاین را داشته باشد، این نیاز مدیران برآورده شده و در هر ساعتی از شبانه روز و در هر مکانی آن‌ها ‌می‌توانند به نرم افزار آموزش پرسنل دسترسی داشته باشند و اقدامات مورد نیاز را انجام دهند.

تعریف تعداد نامحدود کاربران

یکی از ویژگی‌های نرم افزار آموزش کارکنان با توجه به تعداد کارکنان هر سازمان و امکان افزایش پرسنل در آینده، باید این باشد که قابلیت تعریف تعداد نامحدود کارکنان را داشته باشد. در صورتی که نرم افزار آموزش پرسنل قابلیت فوق را نداشته باشد، در آینده سازمان مجبور به انجام هزینه مجدد خواهد شد.

یکپارچگی نرم افزار آموزش کارکنان

دسترسی به اطلاعات کارکنان تمامی بخش‌های یک سازمان جهت برنامه ریزی کارکنان امری ضروری است. به همین علت هنگامی که یک سازمان قصد خرید نرم افزار آموزش کارکنان را داشته باشد، بایستی نرم‌افزار آموزش کارکنان (Staff Training Software) قابلیت اتصال به بخش‌های مختلف سازمان را داشته باشد.

موثرترین راهکار برای اثربخشی آموزش کارکنان چیست؟

آموزش سبب ‌می‌شود تا کارمندان نیروی لازم برای عملکرد مناسب را کسب کنند. زیرا آموزش هدفمند موجب ترغیب کارکنان به کار شده و در نتیجه انگیزه کارمندان برای فعالیت بیشتر ‌می‌گردد.

افزایش عملکرد کارکنان و پیشرفت آن‌ها نیز منجر به پیشرفت سازمان ‌می‌گردد. روش‌های ذکر شده در تصویر زیر از جمله موثر ترین راهکارها برای اثر بخشی آموزش کارکنان می‌باشد.

راهکارهای اثربخشی آموزش کارکنان

• استفاده از آموزش کوتاه در مقابل آموزش‌های سنتی طولانی

روش‌های یادگیری و آموزش‌های طولانی موجب خستگی و غیر عملی شدن آموزش ‌می‌گردد. برای اثر بخشی آموزش کارکنان مناسب تر است، که از روش‌های آموزشی کوتاه ‌مدت و کوچک مقیاس (مانند پرسش وپاسخ در حین آموزش) استفاده شود.

• استفاده از آموزش‌های شخصی در مقابل آموزش‌های گروهی

به علت نیاز‌های متفاوت کارکنان به آموزش، ابتدا باید نیازهای آموزشی هر فرد شناسایی شده و سپس براساس نیازهای افراد اقدام به آموزش شود. زیرا آموزش اضافی موجب خستگی و در نهایت عدم فراگیری کارکنان ‌می‌شود.

• آموزش روزانه

آموزش به صورت یک جلسه در ماه یا سال نمی‌تواند منجر به نتایج مطلوب شود. به همین علت علاوه بر آموزش مستمر دوره‌ای باید کارمندان را نیز در جهت تمرین و تکرار آموزش‌ها تشویق نموده تا سازمان به نتایج مورد نظر دست یابد.

• ایجاد اشتیاق جهت آموزش در کارکنان

در صورتی که کارکنان آموزش را به عنوان یک تکلیف تشخیص دهند، نتایج آموزش ‌نمی‌تواند مفید باشد. به همین دلیل ابتدا باید نسبت به ایجاد علاقه جهت آموزش اقدام شود و سپس آموزش صورت گیرد.

• آموزش مبتنی بر فناوری روز و پیشرفته

استفاده از فناوری‌های پیشرفته مانند نرم افزار آموزش کارکنان، منجر به تمرکز بر یادگیری، آموزش در زمان‌های بعد از ساعت کاری، امکان انتقال سریع نکات آموزشی و… ‌می‌گردد.

• خود آموزی و به اشتراک گذاری آموزش‌ها

یادگیری و پیشرفت از مسائل اصلی جهت پیشبرد اهداف هر سازمانی می‌باشد. نه تنها آموزش ‌می‌تواند راه گشای این امر باشد، بلکه باید نسبت به خود آموزی‌ها و اشتراک گذاری آموزش‌ها نیز توجه ویژه شود.

نتیجه گیری

یکی از راه‌های دستیابی به موفقیت در سازمان‌ها آموزش مستمر کارکنان می‌باشد. باتوجه به هزینه و زمان بر بودن آموزش، باید این امر به صورت صحیح صورت گیرد، تا آموزش نتایج مطلوبی در پی داشته باشد. جهت به نتیجه رسیدن تلاش‌های سازمان در زمینه آموزش علاوه بر نیاز سنجی آموزشی، استفاده از فناوری‌های جدید ‌می‌تواند موثر واقع شود.

از جمله فناوری‌های جدید در زمینه آموزش به مانند نرم افزار آموزش کارکنان ‌می‌توان اشاره کرد. به همین علت در این مقاله به بررسی نرم افزار آموزش پرسنل پرداختیم. درپایان اگر سوال و یا نظری درباره این مقاله دارید از طریق درج دیدگاه با ما در ارتباط باشید.