کاربرد و دستاوردهای نرم افزار ERP در مشاغل و سازمان‌ها

کاربرد و دستاوردهای نرم افزار ERP در سازمان چیست؟
امروزه مدیران و صاحبان کسب و کارها، برای رشد و بهبود وضعیت مالی و عملکردی خود به دنبال روش‌هایی می‌باشند. روش‌هایی که هم بتوانند در کوتاه مدت سازمان را به هدف خود برسانند و هم هزینه‌ی هنگفتی نداشته باشد. متخصصان حوزه برنامه ریزی پس از تحقیقاتی که بر روی روش‌های متعدد انجام شد به روش سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی رسیدند.

سیستم برنامه‌ریزی سازمانی چیست و چه کاربرد و دستاوردهایی دارد؟ در ادامه مقاله قصد داریم در مورد سیستم برنامه ریزی منابع سازمان و کاربرد ERP صحبت کنیم. دستاوردهایی را مطرح کنیم که دانستن و به دست آوردن آن‌ها برای سازمان، نتایح مطلوبی خواهد داشت.

تعریف ERP

(Enterprise Resource Planning) که به صورت ERP می‌شناسیم، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمان برای مدیریت و کنترل تمامی اختیارات و امکاناتی که سازمان از آن برخوردار است، می‌باشد. منابع ERP شامل منابع انسانی، مواد، دارایی و… می‌باشد

اهداف و کاربرد ERP

همانطور که در erp چیست گفتیم، ERP سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی یک نرم افزار کاربردی درون سازمانی می‌باشد، که دارای ساختاری ماژولار است. طبیعتا ساختار ERP دارای یک سری اهداف و کاربردهایی است که سازمان را در مسیر روشنی قرار خواهد داد، البته هر سازمان با توجه به نوع فعالیت خود و هدف اصلی‌ای که در سازمان دارد از این سیستم استفاده می‌کند.

کاربرد ERP چیست؟
برای پاسخ به سوال مذکور باید گفت که سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، همانطور که گفتیم در تمامی بخش‌های یک سازمان اعمال می‌شود. بنابراین کاربرد نرم افزار erp را در تصویر زیر به صورت ماژولار و کامل شرح داده‌ایم.

اهداف و کاربردهای erp برای یک سازمان

کاربرد ERP در کاهش هزینه‌ها

مشاغلی که پس از راه اندازی، در مسیر رشد و توسعه قرار می‌گیرند، در مقابل راه ‌حل‌ها و فرآیندهای ناکارآمد و بیهوده فراوانی می‌باشند. ممکن است مسیرهای بی فایده را طی کنند، که تنها موجب دریافت هزینه‌های هنگفت شود، برای جلوگیری از این اتفاقات و نابودی سازمان، باید با برنامه‌ریزی مناسب و معتبری پیش رفت.

ERP در مسیر پیش رو کمک می‌کند، سازمان اهداف اصلی را در اولویت قرار دهد و کارکنان را وادار به انجام وظایف حیاتی سازمان کند، یعنی زمانی که ممکن است کارمند صرف کارهای پیش پا افتاده مانند ثبت صورتحساب به صورت دستی کند را صرف انجام امور با اهمیت‌تر می‌کند.

در پاسخ به سوالات بسیاری از افراد درباره دلیل برتری ERP نسبت به نرم افزار حسابداری رایگان می‌توان به خودکارسازی اصلاحات و امور سازمان، کاهش هزینه ها و صرفه جویی در زمان برای انجام فرآیندهای اداری سازمان اشاره نمود. مهم ترین کاربرد ERP در سازمان به حداقل رسیدن هزینه‌ها و حذف خطاهای احتمالی می‌باشد.

کاربرد ERP در ایجاد فرصت‌های افزایش درآمد

زمانی که سیستم ERP در سازمان اجرا می‌شود؛ سیستم زمینه‌ای را فراهم می‌آورد تا صاحبان موسسات و مدیران بتوانند تقاضای مشتریان را پاسخ دهند و موجودی کالاهای خود را پیگیری کنند. همین اقدامات باعث می‌شود تعامل سازمان با مشتریان افزایش یابد. زمانی که تعامل مشتریان افزایش پیدا کند، در مقابل فروش نیز افزایش پیدا می‌کند که برای سازمان فرصتی برای افزایش درآمد است.

به بیان دیگر و خلاصه‌تر، تیم ERP کمک می‌کند که پاسخگویی به مشتریانتان سرعت پیدا کند، پردازش اطلاعات و سفارشات دقیق‌تر انجام شود و تمام امور سازمان، به صورت اتوماتیک انجام داده شود. طبق تحقیقی که انجام شد؛ ERP باعث بهبود جریان نقدینگی و پیش بینی تقاضای مشتریان می‌شود که تمامی موارد ذکر شده موجب ایجاد فرصت‌های افزایش درآمد در سازمان می‌گردد.

کاربرد ERP در افزایش اثربخشی کسب و کار

یکی دیگر از کاربردهای ERP افزایش اثربخشی کسب و کار است. زمانی که سازمان در حال رشد از سیستم ERP استفاده می‌کند، به مرور عملکرد سازمان بهبود خواهد یافت. زمانی که عملکرد سازمان رو به بهبودی باشد، امور در بخش‌های مختلف سازمان آسان‌ و سریع‌تر انجام خواهد شد.

انجام تمامی این امور عملکرد مالی و عملیاتی سازمان را که اکنون بر مبنای ERP قرار گرفته است را بهبود می‌بخشد، بهبود یافتن بخش‌های مختلف سازمان به صورت همزمان، موجب افزایش اثربخشی کسب و کار در آن سازمان می‎‌شود.

کاربرد ERP در مدیریت

یکی از کاربردهایی که ERP در سازمان دارد، مدیریت است. جمله مذکور به این معناست که با اجرا نمودن سیستم ERP یا همان سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، سیستم ERP مدیریت تمام امور را بر عهده می‌گیرد.

مدیریت مفید و صحیح، موجب افزایش فروش و کارکرد درست پرسنل می‌گردد، دومین مزیتی که مدیریت کارآمد دارد، نظم و ساماندهی مناسب سازمان است که تیم ERP برای تحقق تمامی امور به سازمان شما کمک می‌کند.

کاربرد ERP در یکپارچه سازی سازمان

کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی سازمان آخرین و شاید مهم‌ترین کاربرد ERP در سازمان باشد. مدیران و صاحبان کسب و کارها برای اجرا نمودن ERP، کنترل و برنامه‌ریزی بخش‌های مختلف سازمان را در مسیر مشخص و واحدی قرار می‌دهد. اطلاعات ساماندهی می‌شود و سازمان در یک هدف مشخصی تلاش می‌کند.

مدیران با توجه به کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی سیستم و نوع فعالیت سازمان خود، هدفی را تعیین نموده و در مسیر آن حرکت می‌کنند. این اتفاق یعنی یکپارچه شدن سازمان و کارکنان که برای تحقق یک هدف مشخص فعالیت می‌کنند.

به طور خلاصه باید گفت که مدیران با توجه به کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی در سازمان با کمک سیستم ERP می‌توانند اطلاعات سازمان را سر و سامان بدهند و دسترسی به آنان را آسان کنند.

کاربرد ERP در یکپارچگی اطلاعات مالی

یکی از دستاوردهای ERP در حوزه مالی به نام یکپارچگی اطلاعات مالی می‌باشد. مدیران برای ارائه صورتحساب‌های مختلف و امور دیگر نیاز به تمامی اطلاعات سازمان دارند، تا بتوانند با جزئیات بیشتری به امکانات و نقاط ضعف سازمان بپردازند.

اطلاعات مالی نیز مجموعه‌ای از اعداد و ارقام از جمله ارقام فروش، درآمد، تعهدات می‌باشد که همگی باید مورد بررسی قرار بگیرند، اما در سازمان‌های متوسط و بزرگ دسترسی به این اطلاعات کار دشواری می‌باشد، بنابراین مدیران با ERP می‌توانند اطلاعات مالی را یکپارچه نموده و دسترسی به اطلاعات را آسان نمایند.

کاربرد ERP در افزایش سرعت فرآیندهای سازمان

پس از یکپارچه شدن اطلاعات مالی، یکی دیگر دستاوردهای ERP افزایش سرعت سیستم مدیریت فرآیندها سازمان است. با کمک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، تعاملات میان بخش‌‌های مختلف سازمان افزایش می‌یابد. با افزایش یافتن تعاملات، می‌توانید ناهماهنگی‌های میان واحدهای سازمان را حذف و از بین ببرید.

کاربرد ERP در استاندارد سازی اطلاعات منابع انسانی

و آخرین مورد از دستاوردهای ERP استانداردسازی اطلاعات منابع انسانی است. منابع انسانی و ذخیره نمودن اطلاعات کارکنان یکی از مهم‌ترین کارهایی است که هر سازمان باید انجام دهد. به کمک کاربرد ERP می‌توانید نقش و عملکرد منابع انسانی را در سازمان دنبال و پیگیری نمایید. نتیجه این اقدام اطلاعات موثق و صحیح برای تصمیم‌گیری در مورد منابع انسانی است.

ERP چگونه به کسب و کار ما کمک می‌کند؟

ERP چه کمکی به کسب و کار ما می‌کند؟ سوالی که ممکن است از ابتدای مقاله با خواندن مطالب به ذهنتان رسیده باشد. برای پاسخ به سوال ذکر شده باید گفت که کسب و کارها می‌توانند، با اجرا کردن سیستم ERP که یک نرم افزار کاربردی و مفید برای سازمان‌ها می‌باشد، تمام امور سازمان را خودکار سازی نمایند.

با توجه به اتفاق رخ داده شده، سرعت انجام امور افزایش یافته و پردازش اطلاعات با دقت بیشتری انجام می‌شود. ERP باعث می‌شود دید و بینش عمیقی نسبت به مسائل و مشکلات سازمان داشته باشید. همچنین کمکی که ERP به کسب و کارها می‌کند، این است که دسترسی به امور را تسهیل و تسریع می‌نماید.

این اتفاق باعث بهبود عملکرد سازمان شده و نمودار فروش را صعودی می کند. اکنون دانستیم که ERP چه کمکی به کسب و کار ما می‌کند و با انتخاب درستی می‌توانیم قدمی بزرگ برای سازمان برداریم.

نقش ERP در یکپارچه‌سازی و مدیریت منابع انسانی

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) به عنوان ستون فقرات بسیاری از سازمان‌ها عمل می‌کنند و نقش مهمی در یکپارچه‌سازی و مدیریت موثر منابع انسانی ایفا می‌کنند. با ارائه یک پلتفرم واحد برای مدیریت اطلاعات کارکنان، فرآیندها و داده‌ها، ERP به سازمان‌ها کمک می‌کند تا کارایی را افزایش دهند هزینه‌ها را کاهش دهند و تصمیم‌گیری‌های بهتری اتخاذ کنند. برخی از نقش‌های کلیدی ERP در مدیریت منابع انسانی عبارتند از:

یکپارچگی اطلاعات: ERPیک پایگاه داده مرکزی برای ذخیره تمام اطلاعات مربوط به کارکنان از جمله اطلاعات شخصی، سوابق شغلی، حقوق و دستمزد، عملکرد و آموزش فراهم می‌کند. این امر به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا به اطلاعات دقیق و به‌روز در مورد کارکنان خود دسترسی داشته باشند.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: ERP با سایر سیستم‌های سازمانی مانند سیستم‌های مالی، فروش و تولید یکپارچه می‌شود. این یکپارچگی به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا یک تصویر کامل از عملکرد کسب‌وکار خود داشته باشند.

مدیریت حقوق و دستمزد: ERP می‌تواند فرآیندهای حقوق و دستمزد را خودکار کند از جمله محاسبه حقوق، کسورات و مالیات‌ها، تولید فیش حقوقی و پرداخت حقوق.

مدیریت زمان و حضور: ERP زمان حضور و غیاب کارکنان را ردیابی می‌کند، مرخصی‌ها را مدیریت می‌کند و گزارش‌های مربوط به حضور و غیاب را تولید می‌کند.

مدیریت هزینه‌های پرسنلی: ERP می‌تواند هزینه‌های مربوط به پرسنل را ردیابی و تحلیل کند، از جمله هزینه‌های آموزش، سفر و پاداش‌ها.

ارزیابی عملکرد: ERP باید به سازمان‌ها در ارزیابی عملکرد کارکنان کمک کند. با تعریف شاخص‌های عملکرد کلیدی، ERP می‌تواند عملکرد کارکنان را اندازه‌گیری کرده و گزارش‌های دقیقی را تولید کند.

ماژول‌های ERP

سیستم ERP همانطور که گفتیم یک برنامه کاربردی می‌باشد، که شامل ابزارها و ماژول‌های مختلف، برای فرآیندهای تجاری و مهم است. در تصویر زیر کاربرد ماژول‌های erp را شرح داده‌ایم تا به صورت کامل با آن‌ها آشنا شوید.

ماژول‌هایی که در ERP نقش دارند

مهم‌ترین کاربرد ماژول‌های ERP که در تصویر فوق نام بردیم، شامل توضیحات زیر می‌باشد:

• زنجیره تامین: اولین ماژول ERP زنجیره تامین است. ماژول زنجیره تامین به کارکنان سازمان‌ها کمک می‌کند، تا بخش‌های سازمان را کنترل و مدیریت نمایند. حتی از طریق ارتباط این ماژول با نرم افزار دبیرخانه می‌توانید نامه‌های مورد نیاز برای کارکنان را ارسال نمایید.
• چرخه عمر محصول: ماژول بعدی، چرخه عمر محصول است. ماژول عمر محصول، را به شرکت‌هایی که محصولات مخصوصی تولید می‌کنند پیشنهاد می‌دهیم. این ماژول، برای مدیریت کیفیت محصول و بهینه سازی هزینه‌ها و مواد مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• ارتباط با تامین کننده: با کمک ماژول ارتباط با تامین کننده می‌توانید، جلسات خود را کنترل و برنامه ریزی نمایید. میزان بودجه را تخمین بزنید و در تهیه صورتحساب نیز شما را یاری می‌کند.
• ارتباط با مشتری: این ماژول یکی از مهم‌ترین ماژول‌های ERP می‌باشد. به وسیله ماژول ارتباط با مشتری می‌توانید ارتباط میان متخصصان و مشتریان را برقرار کنید.
• مالی: ماژول مالی یکی از مهم‌ترین و دقیق‌ترین ماژول‌های ERP می‌باشد. از این ماژول برای مدیریت دارایی‌ها و سرمایه‌های شرکت استفاده می‌کنند و تجزیه و تحلیل داده‌های مالی و ارقام حسابداری توسط ماژول مالی انجام می‌شود.
• منابع انسانی: مدیران نمی‌توانند تمامی کارکنان را زیر نظر داشته باشند، تا آن‌ها مشغول به کار شوند، این کار دشوار و در برخی از سازمان‌ها کاملا غیرممکن است. اگر شما می‌خواهید که بر کارکنان خود نظارت داشته باشید، بهتر است از ماژول منابع انسانی ERP استفاده کنید. در بخشی از ماژول انسانی، اطلاعات تماس، میزان حقوق و ساعت کار کارکنان ذخیره می‌شود.

چه کسب و کارهایی باید از ERP استفاده کنند؟

در اکثر تحقیقاتی که انجام شده است به این نتیجه رسیده‌اند که ERP مناسب سازمان‌های بزرگ می‌باشد،اما این برداشت کاملا اشتباه است. کسب و کارهای کوچک نیز می‌توانند برای مدیریت نمودن بخش‌های مختلف سازمان، کاهش هزینه‌های عملیاتی و برنامه‌ریزی‌های حیاتی از سیستم ERP استفاده نمایند.

استفاده از ERP باعث می‌شود، تا زودتر بتوانند مسیر رشد و توسعه را طی کنند، البته ناگفته نماند که تنها اجرای سیستم erp نمی‌تواند شما را در مسیر پیشرفت و ترقی قرار دهد و نیازمند تداوم و تلاش کارکنان نیز می‌باشد.

دستاوردهای ERP

ERP در حوزه‌‌های مختلف دستاوردهای بسیاری کسب نموده است، که همگی برای سازمان و شرکت مفید و نتایج مطلوبی را به همراه خواهد داشت. دستاوردهای ERP در ایران در حوزه‌های فنی، مالی، عملیاتی و استراتژیک قابل مشاهده می‌باشد. اکنون در تصویر زیر به سه مورد از مهم‌ترین دستاوردهای ERP پرداخته‌ایم.

دستاوردهایی که erp به همراه دارد

نتیجه گیری

کاربرد ERP برای سازمان‌ها بسیار حیاتی و ضروری می‌باشد. ERP یک نرم افزار مالی درون سازمانی است، که دارای ساختاری جامع و ماژولار می‌باشد. این سیستم جامع اطلاعات مالی و انسانی سازمان را استاندارد سازی می‌نماید و با توجه به ساختار ماژولاری که از آن برخوردار است، باعث یکپارچگی اطلاعات و پیکربندی نیازهای پویای سازمان می‌گردد.

در مقاله‌ای که خواندید سعی کردیم کاربرد ERP و نقش آن در یکپارچگی منابع مالی و دستاوردهای ERP را برای شما بیان کنیم تا بتوانید برای سازمانتان یک تصمیم قطعی و مفید بگیرید. اکنون می‌توانید بعد از خواندن مقاله اگر سوال و یا پیشنهادی دارید در قسمت دیدگاه برای ما یادداشت کنید.