اشتباهات رایج در پیاده‌سازی ERP

دنیای تجارت دنیای رقابت بهترین‌هاست. موفقیت یا عدم موفقیت مدیران در این عرصه کاملا به روشی که برای جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت و تفسیره داده‌ها استفاده می کنند بستگی دارد. در این مقاله در ابتدا در مورد استفاده از سیستم erp صحبت می کنیم. سپس با بررسی اشتباهاتی که ممکن است مدیران در انتخاب سیستم ERP مرتکب شوند بحث را ادامه می دهیم.

در واقع هدف اصلی این مقاله بررسی اشتباهات رایج در پیاده‌سازی ERP در زمینه انتخاب، استقرار و پیاده‌سازی این سیستم است. ما در این مقاله در مورد نحوه جلوگیری از بروز این اشتباهات صحبت خواهیم کرد.

استفاده از سیستم ERP

امروزه کارشناسان فناوری اطلاعات بیش از دهه‌های گذشته از سیستم ای آر پی استفاده می‌کنند و گزینه‌های بهتری نسبت به قبل برای انتخاب دارند. از نرم‌افزارهای داخل سازمانی گرفته تا سیستم‌های ابری که هرکدام ویژگی خاص خود را دارد.

وجود انواع مختلف سیستم مدیریت منابع سازمانی، مدیران را در انتخاب سردرگم می‌کند. این سردرگمی در هنگام پیاده‌سازی سیستم نیز ادامه خواهد داشت و باعث بروز اشتباهات بسیاری می‌شود. این اشتباهات هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل خواهد کرد.

اشتباهات رایج در پیاده‌سازی ERP

اشتباهاتی که مدیران هنگام انتخاب، استقرار یا پیاده‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی مرتکب می‌شوند منجر به تحمیل هزینه‌های بسیار و صرف زمان زیادی برای جبران خسارت‌ها خواهد شد. طی تحقیقاتی که از مدیران کسب‌وکارها انجام شده است مشخص می‌شود که بسیاری از متخصصان هنگام انتخاب، نصب و اجرای این سیستم ها اشتباهات اساسی انجام داده‌اند.

در این بخش سعی داریم اشتباهات رایج در پیاده‌سازی ERP و راهکارهای جلوگیری از وقوع آن‌ها را مورد بحث قرار دهیم.

1- برنامه ریزی ضعیف

بسیاری از سازمان ها قبل از شروع ارزیابی نرم افزار مدیریت منابع سازمانی یا نرم افزار erp برنامه ریزی كافی برای استفاده از آن را انجام نمی‌دهند. این امر باعث سردرگمی مدیران خواهد شد چرا که فرآیندهای فعلی خود و نحوه تکامل آن ها را برای به حداکثر رساندن سود و کارآیی کسب و کار درک نکرده اند.

برای جلوگیری از بروز این اشتباه باید کلیه فرآیندها و سیاست های شرکت مورد ارزیابی حسابرسی داخلی قرار گیرد. همچنین تیمی متشکل از کلیه ذی‌نفعان کسب و کار باید سیستم را ارزیابی کنند و در صورت نیاز از ارائه دهندگان سیستم مدیریت منابع سازمانی به عنوان مشاور در سازمان خود استفاده کنند.

2- عدم دقت در شناسایی و جمع‌آوری نیازها

از اشتباهات رایج در پیاده‌سازی و استقرار سیستم ای آر پی، عدم دقت به فرایندهای موردنیاز سازمان است. معمولاً انتخاب یک سیستم و اجرای آن به همان صورت که هست، گزینه ساده‌تری است اما نتیجه ممکن است چیز دیگری را نشان دهد.

بسیاری از شرکت‌ها در ابتدا فرایندهای حیاتی قبل از بکار گیری سیستم مدیریت منابع انسانی را نیازسنجی نمی‌کنند. در نتیجه متحمل هزینه‌های سنگین خواهند شد. طی تحقیقات به‌عمل‌آمده از اشتباهات رایج در پیاده‌سازی سیستم، تنها در صورت دقت در جمع‌آوری نیازهای اصلی سیستم، می‌توان انتظار عملکرد مطلوب را داشت.

برای جلوگیری از بروز این اشتباه، باید تجزیه ‌و تحلیل نیازها و فرایندهای منسوخ شده صورت پذیرد و فرایندهای به‌روز و موردنیاز سیستم جایگزین شود. همچنین شرکت‌ها باید نقاط ضعف و قدرت سیستم‌های خود را شناسایی و در جمع‌آوری این نیازها دقت کنند.

3- استفاده‌نکردن از کاربران نهایی در فرایند تصمیم‌گیری برای پیاده‌سازی ERP

در اینجا منظور از کاربران نهایی کلیه کارکنان بخش فناوری اطلاعات، حسابداری و مالی، تولید و انبار است. یکی از اشتباهات رایج این است که فقط رضایت مدیران اجرایی برای پیاده‌سازی در نظر گرفته شود درحالی‌که درگیرکردن همه ذی‌نفعان در مراحل تصمیم‌گیری به اجرای صحیح سیستم و اطمینان از درست بودن مسیر کمک خواهد کرد.

در واقع علاوه بر توجه به رضایت مدیران از نحوه اجرای پروژه ای آر پی، استفاده از کاربران نهایی در کلیه مراحل انتخاب تا استقرار و اجرای سیستم باید موردتوجه قرار گیرد تا از بروز اشتباه و صرف زمان و هزینه زیاد، جلوگیری شود.

4- عدم اختصاص بودجه لازم به بخش فناوری اطلاعات برای پیاده‌سازی سیستم ERP

همیشه صرفه‌جویی در هزینه‌ها به نفع پروژه نخواهد بود. معمولاً دیده شده که مدیران هزینه‌های مربوط به پیاده‌سازی سیستم را تاحدامکان کاهش می‌دهند با این تصور که نتیجه مطلوبی خواهند گرفت. درحالی‌که کاهش هزینه به هر نحو در فرایند تعمیر، نگهداری یا پیاده‌سازی پروژه منجر به استقرار ناموفق نرم افزار erp خواهد شد.

عدم اختصاص بودجه لازم به بخش فناوری اطلاعات برای پیاده‌سازی سیستم

بنابراین لازم است زمان و هزینه لازم برای بخش فناوری اطلاعات در نظر گرفته شود تا با یک دید جامع نسبت به کلیه فرایندهای موردنیاز، پیاده‌سازی این سیستم با خروجی مطلوب همراه باشد.

5- عدم به‌کارگیری راه‌حل تخصصی هر صنعت در فرایند تصمیم‌گیری

یکی از رایج‌ترین اشتباهات مدیران در انتخاب و استقرار سیستم، عدم توجه به نیازهای تخصصی کسب‌وکار است. به‌طوری‌که مشاهده شده است مدیران نیازهای ویژه صنعت خود را نمی‌دانند و بر اساس آن سیستم موردنظرخود را انتخاب نمی‌کنند.

به بیان دیگر نرم‌افزارهای کوچک اما تخصصی که از یک صنعت خاص پشتیبانی کند بهتر از سیستم جامعی است که توجهی به نیازهای تخصصی شرکت ندارد؛ بنابراین سفارشی‌سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی برای صنعت خاص راه‌حل مناسبی برای جلوگیری از بروز این اشتباه است.

6- عدم مقایسه جوانب مثبت و منفی سیستم داخلی با سیستم ابری ERP

از اشتباهات رایج ای آر پی عدم ارزیابی کلیه جوانب سیستم داخلی یا ابری ERP است. معمولاً سیستم‌های جامع به نیازهای تخصصی صنعت توجه نمی‌کنند و این عامل باعث می‌شود که کاربران فرایندهای تجاری خود را با نرم‌افزار تطبیق دهند نه نرم‌افزار با کاربران. درحالی‌که باید با ارزیابی همه جوانب در انتخاب نوع سیستم، از فرایندهای منسوخ شده سیستم عبور به سمت جایگزینی فرایندهای تخصصی هر صنعت حرکت کرد.

برای انتخاب نوع سیستم که داخل سازمانی باشد یا ابری باید چند فاکتور را در نظر گرفت.

عدم مقایسه جوانب مثبت و منفی سیستم داخلی با سیستم ابری

اگر سیستم ابری مدیریت منابع سازمانی انتخاب شود باید:

• سرعت اینترنت مناسب باشد.
• هزینه اشتراک اینترنت لحاظ شود.
• فضای دورکاری برای کارکنان فراهم شود.

اگر سیستم مدیریت منابع سازمانی داخلی باشد و در محل شرکت استقرار داشته باشد باید:

• کارمندان متخصص فناوری اطلاعات در شرکت حضور داشته باشند.
• سرورها به‌روزرسانی شود.
• هزینه‌های استقرار سیستم مدنظر قرار گیرد.

7- عدم توجه به ویژگی‌های کاربردی سیستم ERP

بسیاری از مدیران به ویژگی‌های جلب‌توجه‌کننده سیستم دقت دارند درحالی‌که علاوه بر قابلیت‌های یک سیستم، کاربردی بودن این ویژگی‌ها نیز در صنعت موردنظر، مهم است. ویژگی‌ها مهم هستند اما همه چیز نیستند؛ بنابراین یکی از اشتباهات رایج، عدم توجه به کاربردی بودن سیستم برای صنعت موردنظر است.

برای جلوگیری از بروز این اشتباه موارد زیر باید بررسی شود:

• تاریخچه موفقیت صنعت
• قابلیت سفارشی‌سازی
• انعطاف‌پذیری سیستم
• قابلیت ادغام سیستم
• پشتیبانی مشتری

8- تلاش برای پیاده‌سازی یکباره سیستم ERP

به دلیل پیچیدگی این سیستم‌ها، نباید کلیه مراحل آن را به یکباره اجرا نمود. این یکی از اشتباهات رایج در پیاده‌سازی سیستم این است که به مدل آبشاری نیز معروف است. در واقع پیاده‌سازی آبشاری سیستم یک روش قدیمی است که موجب بروز مشکلات بعدی خواهد شد.

تلاش برای پیاده‌سازی یکباره سیستم

به‌عنوان راه‌حل، الزامات سیستم  باید مرحله‌به‌مرحله اجرا شود و در هر مرحله خطاها برطرف گردد و سپس مرحله بعدی اجرایی شود. این راه‌حل جلوگیری از بروز اشتباه در پیاده‌سازی سیستم است.

لازم به ذکر است که کلیه مراحل پیاده‌سازی باید با مشارکت کاربر نهایی انجام شود تا کلیه نیازها تعیین و آزمایش شود و در نهایت نقاط ضعف بررسی و برطرف گردد.

9- نادیده‌گرفتن مدیریت تغییر

یکی از اشتباهات رایج در اجرای سیستم مدیریت منابع سازمانی عدم مدیریت تغییرات است. درحالی‌که مدیریت تغییر در هنگام اجرای یک فرایند جدید  یک نیاز ضروری است. توانایی مدیریت مؤثر تغییرات شاید مهم‌ترین مهارتی باشد که مدیران و کارکنان باید به آن تسلط داشته باشند.

تحولات تجاری از طریق ای آر پی بدون مدیریت مؤثر تغییر در سه حوزه اصلی سازمانی، مشتریان، فرایند و فناوری اطلاعات صورت نخواهد گرفت. گاهی نادیده‌گرفتن مدیریت تغییر باعث می‌شود تا تحولات کسب‌وکار به‌صورت صحیح پشتیبانی نشود و سیستم ناکارآمد خواهد شد.

نادیده گرفتن مدیریت تغییر

به بیان دیگر هم‌زمان باتوجه‌به بخش IT باید کلیه فرایندها و سیستم‌ها نیز مورد تجزیه‌وتحلیل قرار گیرد. حتی سیستم ابری ای آر پی نیز نیاز به مدیریت تغییر دارد.

برای جلوگیری از انجام مجدد کارها و اطمینان از اینکه کاربران نهایی تغییرات اعمال شده را کاملاً درک می‌کنند، سازمان‌ها باید تغییرات لازم را در ابتدای اجرای پروژه شناسایی کنند. همچنین در آموزش کاربر نهایی باید نه‌تنها نقش کاربر بلکه تعامل در حال تغییر او با سایر کاربران و با سیستم‌هایی که در این فرایند نقشی ندارند نیز در نظر گرفته شود.

10- عدم سرمایه‌گذاری بر تیم پشتیبانی ERP

یکی از مهم‌ترین مراحل یک پروژه ERP همراه با استقرار نرم افزار erp ساخت یک تیم داخلی برای پیاده‌سازی و در اختیار داشتن منابع و زمان کافی برای ایجاد تحول در فرایندهای مرتبط با ای ار پی است. یک تیم موفق به سرمایه، افراد متخصص و قدرت تصمیم‌گیری برای اجرا و پیاده‌سازی نیاز دارد. اعضای تیم پشتیبانی مرتباً باید بررسی و مسئولیت‌های آن‌ها بازبینی شود.

11- نداشتن ارتباط منظم با همه بخش‌های ERP

یکی از اشتباهات رایج در این سیستم ، نداشتن ارتباط منظم با بخش‌های مختلف است. برای حل این مشکل باید یک طرح ارتباطی پروژه برای تمام بخش‌ها ایجاد شود. یعنی یک تیم متشکل از افراد در بخش‌های مختلف که با یکدیگر ارتباط برقرار کرده و در زمینه‌های تجاری می‌توانند اضافه‌شدن یک راه‌حل جدید به پروژه را مدیریت کنند.

همچنین باید این تیم در جریان پیشرفت پروژه کاملاً به‌روز باشد تا بتواند همواره راه‌حل‌های جدید برای پروژه را اجرایی کند.

12- نداشتن برنامه‌ریزی برای نگهداری و تعمیر سیستم ERP

پیاده‌سازی سیستم به زمان نیاز دارد، اما مسئله اینجاست که سازمان پس از استقرار موفقیت‌آمیز سیستم، عملیات را متوقف کرده و هیچ طرحی برای تعمیر و نگهداری از سیستم اجرا نمی‌کند. درحالی‌که مشاغل باید یک استراتژی تعمیر و نگهداری را عملیاتی کنند.

همچنین سازمان باید از انجام منظم طرح نگهداری و تعمیر سیستم توسط کارکنان اطمینان حاصل کند. سیستم‌های منسوخ شده اگر نگهداری و تعمیر نشود شرکت را در معرض خطرات امنیتی و فرایندهای کاری خود قرار می‌دهد؛ بنابراین باید طرح جامعی برای نگهداری، تعمیر و بهبود سیستم وجود داشته باشد تا این سیستم به‌روز باقی بماند.

نتیجه گیری

در این مقاله سعی کردیم اشتباهات رایج در پیاده‌سازی ERP و راهکارهای جلوگیری از آن را با شما در میان بگذاریم. اشتباهاتی نظیر نداشتن برنامه ریزی کافی، عدم شناسایی دقیق نیازهای سازمانی، نداشتن طرح بودجه لازم برای بخش فناوری اطلاعات، انتخاب نادرست سیستم و توجه نکردن به ویژگی‌های کاربردی سیستم مدیریت منابع سازمانی از جمله اشتباهات رایج است.

همچنین سازمان باید یک طرح مناسب برای تعمیر و به‌روزرسانی دائم سیستم داشته باشد تا این سیستم منسوخ نشود. در پایان لازم به ذکر است که این اشتباهات، بیشترین مشکلات مدیران در پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت منابع انسانی بوده است که در این مقاله با ارائه راهکار، سعی در برطرف‌کردن مشکلات سیستم داشتیم. در پایان نظرات خود را با ما در قسمت دیدگاه مطرح کنید.