اصول و مزایای بایگانی الکترونیکی چیست؟

آیا می‌دانید بایگانی الکترونیکی چیست؟ تمامی سازمان‌ها در طول فرآیند کسب‌وکار خود، مجبور هستند که اسناد مختلفی را ثبت و نگهداری کنند؛ به فرآیند نگهداری و محافظت از مدارکی که در آینده مورد نیاز خواهد بود، بایگانی کردن می­‌گویند، در ادوار گذشته آرشیو کردن اسناد و مدارک به صورت کاغذی و دستی انجام می‌گرفت که این کار برای سازمان­‌ها بسیار وقت‌گیر و پرهزینه بود.

با پیشرفت فناوری، نوع دیگری از آرشیوسازی جایگزین بایگانی سنتی شده است، بایگانی الکترونیکی یک روش بسیار کارآمد برای مدیریت اطلاعات کسب و کار می­‌باشد و به دلیل اهمیت زیاد بایگانی الکترونیک و مزایای آن در کسب و کارها، در این مقاله به بررسی و شناخت اصول و مزایای آن پرداخته‌ایم. با ما همراه باشید.

بایگانی چیست؟

به فرآیند ذخیره سازی و محافظت از اطلاعاتی مانند اسناد، تصاویر، فیلم و صوت که دیگر مورد استفاده قرار نمی‌­گیرند و ممکن است در آینده برای سازمان مورد نیاز باشند، بایگانی گفته می­‌شود. بایگانی یک فرآیند بسیار موثر برای مدیریت اطلاعات می‌­باشد، لذا می‌توان اطلاعات موردنیاز را به آسانی و در هر زمان و مکان جستجو کرده و بازیابی نمود.

بایگانی الکترونیکی چیست؟

درگذشته، بایگانی اسناد به صورت کاغذی انجام می‌شد، یعنی تمامی اطلاعات بر روی کاغذ ذخیره و ثبت شده و بایگانی می‌شدند. با پیشرفت فناوری، نوغ بایگانی اسناد تغییر پیدا کرده و به جای بایگانی کاغذی، از سیستم کامپیوتری استفاده می‌شود و این نوع بایگانی که بایگانی الکترونیکی نام دارد، یک روش بسیار موثر برای ذخیره سازی و مدیریت اطلاعات سازمان است.

درباره بایگانی الکترونیکی

بایگانی الکترونیکی به چه معناست؟

بایگانی الکترونیکی به این معنا می‌­باشد که تمامی اطلاعاتی که در روش سنتی بر روی کاغذ ثبت شده بودند به اطلاعات الکترونیکی تبدیل شده و بر روی یک سیستم کامپیوتری ذخیره می­‌شوند؛ تبدیل اسناد کاغذی به داده های الکترونیکی به این صورت است که اسناد کاغذی را با استفاده از یک اسکنر، اسکن کرده و به صورت الکترونیکی در سیستم ذخیره می­‌کنیم.

مزایای بایگانی الکترونیکی

همانطور که گفته شد، بایگانی به شیوه کامپیوتری یک روش بسیار موثر برای ذخیره سازی اطلاعات می­‌باشد، این نوع بایگانی دارای مزایای بسیار فراوانی است که برخی از مهم‌­ترین مزایای آن را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

مزایای بایگانی الکترونیکی

دسترسی آسان‌تر به مدارک، جزء مهم‌ترین مزایای بایگانی الکترونیکی به شمار می‌آید و در ادامه موارد تصویر فوق را به صورت جداگانه توضیح خواهیم داد.

عدم نیاز به فضای زیاد

به دلیل گسترده‌­تر شدن فعالیت‌های سازمان­‌ها و در نتیجه افزایش اطلاعات و اسناد سازمانی، بایگانی کردن این اطلاعات به صورت سنتی و کاغذی به فضای بسیار زیادی نیاز خواهد داشت؛ اما با استفاده از بایگانی سیستمی این مشکل برطرف شده و سازمان‌­ها می­‌توانند با استفاده از کامپیوتر، اطلاعات خود را بر روی هارد دیسک ذخیره کنند.

کاهش زمان و هزینه بایگانی

یکی دیگر از مزایای بایگانی الکترونیکی این است که بیشتر فرآیند­ها به صورت خودکار انجام می‌­شود، لذا نیروی انسانی کمتری مورد نیاز است و همچنین بایگانی اطلاعات در کم‌ترین زمان و با امنیت بالا در سیستم کامپیوتری انجام می­‌گیرد؛ بنابراین با استفاده از این نوع بایگانی، زمان و هزینه کاهش می­‌یابد.

افزایش امنیت اطلاعات

افزایش امنیت اطلاعات، یکی از مهم­‌ترین مزایای بایگانی است، زمانی که اطلاعات به صورت کاغذی ذخیره و بایگانی می­‌شوند، امکان دستکاری اطلاعات، احتمال خطای انسانی و به خطر افتادن اطلاعات وجود دارد؛ اما با الکترونیکی شدن بایگانی، داده­‌ها به صورت خودکار ثبت و امر ذخیره سازی انجام می­‌شود که این امر امنیت داده‌ها را افزایش می‌دهد.

کاهش خطرات ازبین رفتن اسناد و مدارک

از دیگر مزایای بایگانی الکترونیکی، می­‌توان به کاهش خطرات از بین رفتن اسناد و مدارک اشاره کرد، در بایگانی سنتی احتمال آسیب دیدن اطلاعات بسیار زیاد است و با یک اتفاق ناگوار مثل آتش سوزی اسناد و مدارک به خطر می­‌افتند، ولی با استفاده از بایگانی الکترونیکی، می­‌توانید اطلاعات خود را با خیال راحت در سیستم ذخیره کرده و چندین نسخه پشتیبان داشته و دیگر نگران از بین رفتن اطلاعات سازمان خود نباشید.

دسترسی آسان تر به مدارک

دسترسی آسان به اطلاعات چگونه ممکن است؟ در زمان‌هایی مدیران برای تصمیم ‌گیری نیاز به مدارک آرشیو شده دارند که اگر به شیوه قدیم، انجام شده باشد محال است در زمان کوتاه به آن اطلاعات دست پبدا کند؛ اما با ذخیره سازی اطلاعات در کامپیوتر، می­‌توان به آسانی و در هر زمانی به اسناد دسترسی داشت.

همچنین شما می‌توانید برای دسترسی به مخزن غیر کاغذی و نرم افزاری اسناد، ایجاد ارتباط فراگیر بین واحدهای درونی و برون سازمانی علی الخصوص در بستر اینترنت از نرم افزار ابری در بخش اتوماسیون اداری استفاده کنید.

دلایل اهمیت بایگانی الکترونیکی

پس از آشنایی با مزایای بایگانی، در این بخش از مقاله قصد داریم دلایل اهمیت بایگانی به شیوه الکترونیکی را بررسی کنیم. 4 دلیل اصلی که نشان دهنده اهمیت این نوع بایگانی اسناد می‌باشد در تصویر زیر ذکر شده است.

اهمیت‌های بایگانی الکترونیکی

اکنون به توضیح موارد تصویر خواهیم پرداخت:

1. 1. اشتراک گذاری ساده و آسان: زمانی که می­‌خواهید یک سند را با دیگران به اشتراک بگذارید، در روش سنتی باید یک نسخه از آن سند را کپی کرده و به فرد مورد نظر ارسال کنید، ولی در بایگانی الکترونیکی اشتراک گذاری اسناد ساده‌‌تر شده و می­‌توانید خیلی سریع‌­تر با استفاده از سیستم مکانیزه، اطلاعات را به اشتراک بگذارید.
   2. پشتیبان گیری بهتر: با استفاده از یک سیستم بایگانی، تمامی اسناد به صورت خودکار ثبت و ذخیره می‌­شوند؛ به راحتی می‌توانید از اطلاعات سیستم، نسخه پشتیبان تهیه کنید. در حالی که در سیستم سنتی و کاغذی، پشتیبان گیری از اسناد بسیار سخت و هزینه بر است.
   3. امکان طبقه بندی اسناد و بازیابی آسان­تر: سیستم بایگانی الکترونیکی این ویژگی را دارد که تمامی اسناد بر طبق نظم و اصول خاصی طبقه بندی می­‌شوند و لذا امکان جستجو و بازیابی اسناد بسیار آسان است.
   4. نامحدود بودن عمر بایگانی‌ها: در بایگانی سنتی و کاغذی، محدودیت عمر برای بایگانی‌ها وجود دارد و به مرور زمان، کاغذها پوسیده شده و اطلاعات از بین می­‌روند. سیستم بایگانی الکترونیک این محدودیت عمر از بین رفته و اطلاعات بایگانی شده در سیستم برای همیشه در دسترس خواهند بود.

اصول بایگانی الکترونیکی

برای تمامی سازمان‌ها، ذخیره‌سازی و محافظت از اسناد و مدارک یک امر بسیار مهم می­‌باشد، با استفاده از بایگانی الکترونیکی می‌توان مدیریت اسناد و مدارک را به خوبی انجام داد؛ اما در بایگانی الکترونیکی نیز باید برخی اصول رعایت شوند که در ادامه مقاله به بررسی این اصول پرداخته شده است. اصول بایگانی الکترونیکی شامل موارد زیر می‌باشد:

معایب بایگانی الکترونیکی چیست؟

بایگانی الکترونیکی در کنار مزایای فراوانی که دارد، از معایبی نیز برخوردار است که می‌توانیم به موارد تصویر زیر اشاره کنیم.

معایب بایگانی الکترونیکی

نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد

امروزه بسیاری از سازمان‌ها برای تسهیل فرآیندهای خود از نرم افزار حسابداری شرکتی استفاده می‌کنند، علاوه بر آن گسترش فعالیت سازمان‌­ها و افزایش مدارک و اطلاعات سازمان، فضای فیزیکی کافی برای بایگانی اسناد مورد نیاز می­‌باشد که این امر برای سازمان بسیار پر هزینه است و برای حل این مشکلات، سازمان‌ها از بایگانی اطلاعات در سیستم استفاده می‌کنند.

برای بایگانی الکترونیکی اسناد، نرم افزار خاصی مورد نیاز است که همان نرم افزار بایگانی الکترونیکی می‌باشد. ذخیره سازی و طبقه بندی اطلاعات در بایگانی الکترونیک، علاوه بر این‌که در هزینه‌های مربوط به اشغال فضا در سازمان صرفه جویی می­‌کند و همچنین دسترسی به اسناد نیز آسان‌تر خواهد شد.

امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی

سیستم آرشیو الکترونیکی دارای امکانات بسیار زیادی می­‌باشد، که با آموزش بایگانی الکترونیکی و آشنایی با این امکانات، می‌توانید یک سیستم بایگانی مناسب کسب و کار خود انتخاب نموده و اطلاعات سازمان خود را به بهترین نحو مدیریت کنید، در ادامه مقاله برخی از امکانات این سیستم ذکر شده است تا راهنمایی برای خرید شما باشد، امکانات سیستم بایگانی الکترونیکی شامل موارد زیر می‌باشد:

• • امکان تعریف انواع اسناد و پرونده‌­ها
  • طبقه بندی اسناد بر اساس فیلد­های مختلف مثل نوع، عدد و تاریخ
  • قابلیت جستجوی سریع و آسان اسناد
  • امکان مشاهده همه فرآیندهای انجام شده بر روی پرونده‌­ها
  • قابلیت انتقال اسناد از یک پرونده به پرونده دیگر
  • امکان گزارش گیری در انواع مختلف

نتیجه گیری

امروزه برای آرشیو کردن اسناد، از بایگانی الکترونیکی استفاده می‌کنند، زیرا ممکن است در آینده این اطلاعات مورد استفاده قرار گیرند. بایگانی اسناد برای سازمان‌ها از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، لذا برای افزایش امنیت داده­‌ها، دسترسی آسان، کاهش هزینه ها و… از بایگانی استفاده می‌شود.

به دلیل اهمیت و مزایای فراوان آرشیو به شیوه کامپیوتری، سازمان‌ها باید با این نوع ذخیره اسناد آشنایی کافی داشته باشند، تا بتوانند با خرید یک سیستم بایگانی مناسب کسب و کار خود، مدیریت بهتری بر اطلاعات سازمان خود داشته باشند. در پایان این مقاله، هر گونه سوال یا پیشنهاد خود را حتما در قسمت دیدگاه با ما مطرح نمایید.