چرا هر سازمانی به نرم افزار دریافت‌ و‌ پرداخت نیاز دارد؟

نرم افزار دریافت و پرداخت چه مزایایی برای سازمان دارد؟ ایجاد ارتباط مناسب میان خریداران و فروشندگان جهت ارائه خدمات مناسب به مشتریان، همچنین بهبود شرایط نقدینگی جهت مدیریت منابع مالی، یکی از نیازهای اصلی هر شرکت می­‌باشد؛ به همین علت شرکت­‌ها در جهت رفع مشکلات و کنترل اصولی منابع و مصارف شرکت‌ها از نرم افزارهای خزانه داری استفاده می‌­نمایند.

به دلیل اهمیت نرم افزار خزانه داری و آشنایی با قابلیت‌های این نرم افزار در موسسات و سازمان‌ها، قصد داریم در مقاله پیش‌رو به معرفی و تعریف نرم افزار خزانه داری و همچنین نرم افزارهای دریافت و پرداخت بپردازیم تا بتوانید در شرکت و سازمان خود برای رفع مشکلات، قدم مثبتی بردارید.

تعریف نرم افزار خزانه داری

عملیات خزانه داری یا فرآیند خزانه داری به فعالیت‌هایی گفته می­‌شود که شامل ثبت‌­ اسناد خزانه داری، کنترل و سازماندهی اسناد تجاری مختلف (چک، سفته و برات)، دارایی‌های نقدی و عملیات دریافت و پرداخت می­‌باشد.

به عبارت دیگر به مجموعه فرآیند­های عملیاتی شرکت‌­ها از طریق سه بخش نقدینگی، اسنادی و صندوقداری را فرآیند خزانه داری می‌­گویند.

نرم افزار دریافت و پرداخت (Receive And Pay Software) یا نرم افزار خزانه داری، سیستمی است که جهت دریافت و پرداخت‌­های شرکت استفاده می­‌شود، در این نرم افزار دریافت­‌ها و پرداخت­‌ها به صورت نقد، چک، دریافت و پرداخت از حساب و موارد مشابه ثبت می‌­گردد.

تعریف اسناد تجاری در حسابداری

دریافت و پرداخت به چه معنی است؟

در حسابداری دریافت و پرداخت حساب­‌های بانک، صندوق و تنخواه، با عملیات دریافت و پرداخت متفاوت درگیر بوده و مورد استفاده قرار می‌­گیرند؛ به عبارت دیگر به تمامی عملیاتی که در آن حساب­‌های بانکی، صندوق­‌ها و تنخواه گردان­‌های مربوط به شرکت مورد استفاده قرار می­‌گیرد، حسابداری دریافت و پرداخت می­‌گویندکه در اغلب شرکت‌های بازرگانی نرم افزار دریافت و پرداخت نیاز به برقراری ارتباط با سیستم انبارداری دارد.

در صورتی که مبلغی از طرف مشتری به حساب بانکی شرکت واریز گردد، ثبت حسابداری دریافت مذکور به شرح زیر است:

موجودی بانک‌های ریالی (به تفکیک حساب بانکی) بدهکار

حساب‌های دریافتنی (به تفکیک مشتری) بستانکار

اگر شرکت جهت هزینه­‌ای اقدام به پرداخت مبلغی نماید، ثبت حسابداری پرداخت مذکور به شرح زیر است:

بابت هزینه (به تفکیک مرکز هزینه) بدهکار

موجودی بانک‌های ریالی (به تفکیک حساب بانکی) بستانکار

نرم افزار دریافت و پرداخت چیست؟

همان­طور که در تعریف نرم افزار خزانه داری نیز شرح داده شد، به سیستمی که جهت دریافت و پرداخت­‌های شرکت استفاده می‌شود، نرم افزار دریافت و پرداخت می­‌گویند، در نرم افزار خزانه داری، دریافت‌­ها و پرداخت­‌ها به صورت نقد، چک، دریافت و پرداخت از حساب ثبت می­‌گردد.

به طور کلی نرم افزار خزانه داری که یکی از زیرسیستم‌های نرم افزار erp ایرانی است، قابلیت کنترل وضعیت وجوه نقد شرکت، اسناد دریافتی و پرداختی را دارد، در نهایت استفاده از نرم افزار مذکور منجر به صدور مکانیزه کلیه تراکنش‌­های مالی شده که نتیجه این امر مکانیزه شدن سیکل دریافت و پرداخت می­‌گردد.

مزایای استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت

هر نرم افزاری که طراحی و تولید می­‌شود، باید دارای مزایایی باشد تا مورد استقبال مصرف کنندگان و بازار هدف قرار بگیرد، نرم افزار دریافت و پرداخت نیز از این قاعده مستثنی نبوده و دارای مزایایی می‌باشد که در تصویر زیر به آن‌ها اشاره نموده‌ایم.

مزایایی که نرم افزار دریافت برای سازمان به همراه دارد

به طور کلی استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت منجر به کنترل دقیق بر گردش منابع مالی شرکت شده و در بلند مدت در خصوص کاهش خطر از دست دادن دارایی مذکور کمک شایانی می‌­نماید.

امکانات نرم افزار دریافت و پرداخت

می‌توان گفت هر نرم افزار حسابداری شرکتی از سیستم خزانه داری برخوردار است. نرم افزارهای دریافت و پرداخت، دارای امکاناتی می‌باشند تا شما بتوانید خواسته‌های و نیازهای سازمان و برطرف نماید و مطابق با اهداف آن‌ها عمل نماید. امکانات نرم افزارهای دریافت و پرداخت شامل موارد زیر می‌باشد:

ویژگی های نرم افزار دریافت و پرداخت

مدیریت نقدینگی شرکت امری اساسی و تعیین کننده در رابطه با مدیریت برنامه ریزی منابع سازمانی می‌­باشد و برای مدیریت نقدینگی باید پیش بینی گردش وجوه نقد، جهت آینده شرکت به صورت صحیح صورت گیرد تا مدیران با تکیه بر این پیش بینی بتوانند تصمیمات درستی اتخاذ نمایند.

شرکت‌­ها برای رفع مشکلات به وجود آمده در خصوص نقدینگی و به طور کلی سیستم دریافت و پرداخت خود اقدام به استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت می­‌نمایند، در تصویر زیر مهم‌ترین ویژگی­‌های نرم افزارهای دریافت و پرداخت را شرح داده‌ایم.

ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی که نرم افزارهای پرداخت و دریافت باید از آن برخوردار باشند

نرم افزار دریافت و پرداخت چه وظیفه ای داری؟

با توجه به این­که بخش عظیمی از عملیات‌­های یک شرکت را پرداخت­‌های نقدی و اعتباری پوشش می­‌دهد، مدیریت نقدینگی، در دسترس بودن وجوه نقد و ردیابی دریافت­‌ها و پرداخت‌­ها در سیستم اطلاعاتی حسابداری امری حیاتی برای شرکت­‌ها می­‌باشد.

نرم افزار دریافت و پرداخت به عنوان یک زیر سیستم از نرم افزار یکپارچه مالی و اداری در جهت اهداف یاد شده طراحی و تولید شده است. به طور خلاصه وظایف نرم افزارهای دریافت و پرداخت شامل موارد زیر می‌باشد:

• • مدیریت نقدینگی شرکت
  • ارائه گزارش از گردش اسناد دریافتنی و پرداختنی به صورت لحظه­‌ای
  • کنترل وضعیت حساب مشتریان و تامین کنندگان
  • اجرای کنترل‌­های داخلی موثر بر نظام مالی شرکت
  • کنترل میزان ورود و خروج و طرف حساب­‌های درگیر با آن
  • ارائه گزارش از مانده و گردش حساب‌های بانکی و صندوق به تفکیک
  • ارائه گزارش جهت چک­‌های سررسید شده و در جریان وصول
  • امکان کنترل مانده منفی حساب‌های بانک و صندوق

مشخصه های اصلی بهترین نرم افزار دریافت و پرداخت

در مطالب قبل در رابطه با مزیت‌­ها، امکانات و ویژگی­‌های نرم افزار دریافت و پرداخت مطالبی ارائه شد، در واقع نکات بیان شده را به عنوان مشخصه‌­های نرم افزار پرداخت و دریافت می‌­توان در نظر گرفت؛ اما برای درک بهتر مسائل، مشخصه‌های اساسی و اصلی بهترین نرم افزارهای دریافت و پرداخت را در تصویر زیر ذکر نمودیم.

مشخصه‌ها و امکاناتی که نرم افزار پرداخت و دریافت باید داشته باشد

اکنون که با مشخصه‌ها و قابلیت‌های نرم افزار دریافت و پرداخت، آشنا شدیم بهتر است که با توضیح و کاربرد هر کدام نیز، به صورت جداگانه آشنا شویم تا در زمان انجام کار به مشکل نخوریم:

• • ارائه گزارش کاربردی: یک نرم افزار خزانه داری خوب حتی اگر به عنوان برنامه حسابداری رایگان تهیه شده باشد، باید امکان ارائه گزارش‌های کاربردی را داشته باشد، تا مدیران و حسابداران با اخذ گزارش­‌های مورد نیاز بتوانند، اقدامات مدیریتی و کنترلی مناسبی بر سیستم دریافت و پرداخت شرکت داشته باشند.
  • یکپارچگی و قابلیت ادغام با دیگر سیستم های حسابداری: یکپارچگی سیستم حسابداری منجر به ارائه اطلاعات به صورت منسجم‌­تر می­‌گردد. نتیجه این امر جلوگیری از انجام دوباره کاری و صرفه جویی در زمان و هزینه می­‌باشد.
  • به روز رسانی مداوم: یکی از نیازهای اساسی هر نرم افزار، سازگاری با قوانین و امکان به روز رسانی به همراه تغییرات ایجاد شده است. نرم افزار دریافت و پرداخت نیز باید شرایط به روز رسانی مداوم را داشته باشد، تا استفاده کنندگان از نرم افزار با ایجاد تغییرات دچار مشکل نشوند.
  • قابلیت توسعه نرم افزار: شرکت‌­ها بر مبنای تغییر و توسعه در آینده، تاسیس می­‌گردند. شاید در ابتدای امر یک نرم افزار دریافت معمولی بتواند جوابگوی نیازهای شرکت باشد، اما امکان ایجاد مشکل نرم افزاری با توسعه شرکت وجود خواهد داشت.
  • تضمین امنیت اطلاعات مالی: اطلاعات مالی هر شرکتی از جمله اطلاعات مهم آن شرکت است، باتوجه به این‌که اطلاعات نقدینگی شرکت در نرم افزارهای دریافت و پرداخت ثبت می­‌گردد، این نرم افزار باید از امنیت بالایی در مقابل هکرها و سودجوها برخوردار باشد.
  • پشتیبانی فنی و خدمات پس از فروش: یکی از نیازهای حسابداران و بخش مالی شرکت‌­ها، پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم افزارها توسط فروشندگان نرم افزار است.

نرم افزار دریافت و پرداخت آرین سیستم

یکی از نرم افزارهای کاربردی شرکت آرین سیستم، نرم افزار دریافت و پرداخت یا نرم افزار خزانه داری است. نرم افزار دریافت و پرداخت آرین سیستم حاصل سال‌­ها تلاش و تجربه تیم طراحی و تولید می­‌باشد.

استفاده از نرم افزار خزانه داری آرین سیستم، مدیریت بر اسناد و حساب­‌های بانکی را بهبود بخشیده و در نتیجه با اعمال کنترل­‌های موثر از هرگونه سوء استفاده وجوه نقد و اسناد جلوگیری می­‌کند.

به طور کلی نرم افزار دریافت و پرداخت آرین سیستم، ضمن کنترل نقدینگی شرکت، کنترل واریزی­‌ها، ثبت عملیات دریافت و پرداخت و صدور اسناد مربوطه، امکان اتصال به سیستم بانکی و در نتیجه مدیریت حساب­‌های شرکت را دارد.

لازم به ذکر می‌باشد، که ثبت حقوق و دستمزد در حساب‌های پرداختی شرکت موثر است، زیرا مبالغ پرداختی حقوق پرسنل جزء حساب هزینه‌های شرکت ثبت می‌گردد.

نتیجه گیری

کنترل‌ها دقیق منابع مالی، برنامه‌ریزی مناسب مطابق اطلاعات موجود، نظارت بر اجرای صحیح فرآیند مالی در خصوص ورود و خروج نقدینگی شرکت و به طور کلی مدیریت صحیح نقدینگی شرکت­‌ها، یکی از مسائل مهم و دغدغه‌­های مدیران مالی است، به همین علت استفاده از نرم افزار دریافت و پرداخت به منظور کنترل و مدیریت نقدینگی شرکت­‌ها الزامی می‌­باشد.

با توجه به نیاز روز افزون شرکت­‌ها به نرم افزار دریافت و پرداخت، جهت آشنایی بیشتر در این مقاله نسبت به ارائه اطلاعاتی در خصوص نرم افزار مذکور از جمله ویژگی، مزایا و مشخصه‌­های نرم افزارهای دریافت و پرداخت اقدام شد، در پایان اگر سوال و یا نظری درباره این مقاله دارید، از طریق درج دیدگاه با ما در ارتباط باشید.