مدیریت محتوای سازمانی ECM چیست؟

در مورد مدیریت محتوای سازمانی ECM شنیده‌اید؟ همه سازمان‌­ها در سیستم مدیریت فرآیند کاری خود به صورت روزانه با اسناد، مدارک و محتواهای مختلفی ارتباط دارند، در گذشته مسئولیت مدیریت اسناد مذکور بر عهده بایگانی سازمان­‌ها بود و استفاده از سیستم بایگانی اداری با سیستم سنتی که هزاران کاغذ در آن بایگانی می­‌گردید، سازمان را با مشکلات جدی روبرو می‌­کرد.

با توجه به آن‌که مدیریت محتوای سازمانی نقس بسیار مهمی در سازمان­‌ها به خصوص سازمان­‌های بزرگ دارد، در مقاله پیش رو قصد داریم به سوالات پرتکرار شما در خصوص مدیریت محتوای سازمانی توضیح دهیم و همچنین موارد مهم و ضروری ECM را نیز شرح دهیم تا بتوانید ارتباطات سازمانی خود را کنترل کنید.

سیستم مدیریت سازمانی ECM چطور کار می کند؟

شما در سیستم مدیریت محتوای سازمانی با توجه به اجزایی که دارد، می­‌توانید نسبت به جمع آوری و ثبت اطلاعات مورد نیاز و مربوطه اقدام کنید، به گونه‌ای مانند سیستم ERP باعث نظم و انسجام سازمان می‌شود و بعد از تایید اطلاعات مذکور توسط کاربر، مشتریان و سایر کاربران به راحتی می­‌توانند در حد تعیین شده به اطلاعات ارسالی دسترسی پیدا کنند.

به عبارت دیگر نحوه کارکرد سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM به این صورت است که سیستم ابتدا از شما به عنوان کاربر سازمان اطلاعات را دریافت می­‌کند و سپس با انجام پردازش‌­های لازم و تبدیل اطلاعات کاغذی به ارقام دیجیتال آن­‌ها را برای نمایش به سایرین آماده می­‌کند.

اجزای مدیریت محتوای سازمانی ECM

هر سیستم مدیریت محتوای سازمانی دارای 5 بخش اصلی ثبت، مدیریت، ذخیره، نگهداری و توزیع است که در موارد زیر توضیحات بیشتری ارائه خواهیم کرد:

• 1. در بخش ثبت، اطلاعات مربوط به اسناد کاغذی شامل فاکتورها، قراردادها و گزارش‌­ها در یک قالب منسجم و سازماندهی شده به فرمت الکترونیکی تبدیل می‌­شود.
  2. در بخش مدیریت، اصلاح و به کارگیری اطلاعات به وسیله ابزارهایی مانند نرم‌افزار مدیریت اسناد و نرم‌افزارهای مدیریت محتوای وب انجام می­‌شود.
  3. در بخش ذخیره اطلاعات در حال تغییر به صورت موقت در دسته‌بندی‌هایی انعطاف‌پذیر ذخیره می­‌شود، تا کاربران بتوانند نسبت به مشاهده یا ویرایش اطلاعات اقدام کنند.
  4. در بخش نگهداری اطلاعات با قابلیت تغییر بسیار کم و به عنوان آرشیو نگهداری می­‌شود تا در مواقع ضروری برای اقدامات بعدی مانند گزارش‌­گیری مورد استفاده قرار بگیرد.
  5. در نهایت بخش توزیع اطلاعات مورد نیاز مشتریان و کاربران را در اختیار آن‌­ها قرار می­‌دهد.

اهمیت ECM

با توجه به فراگیر شدن استفاده از سیستم‌­های مدیریت محتوای سازمانی ECM بهتر است که قبل از هر چیزی، با اهمیت سیستم مدیریت محتوای سازمانی آشنا شوید، هر چند سیستم‌های ECM دارای فواید بسیاری است؛ اما مهم‌­ترین مزایای مدیریت محتوی سازمانی را در تصویر زیر شرح داده‌ایم.

مدیریت محتوای سازمانی به اطلاعات و داده ها نظم و اشتباهات را کاهش می‌دهد

لازم به ذکر است که مدیریت محتوای سازمانی (ECM) در کشور ما نیز رایج بوده و با عنوان اتوماسیون اداری شناخته می‌شوند، این راهکارها به راحتی انبوهی از اسناد کاغذی را از سازمان حذف می‌کند.

چرا سازمان ها به سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM نیاز دارند؟

اگر نگاهی به سازمانی که در آن مشغول به کار هستید بیاندازید، متوجه خواهید شد که میزان تولید محتوا در سازمان­‌ها به خصوص بعد از سراسری شدن اینترنت در حال افزایش است؛ بنابراین شرکت­‌ها و سازمان‌­ها برای مدیریت محتوا و مستندات، ضمن ایجاد امنیت داده با قابلیت کار با سرعت بالا نیاز به استفاده از سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM دارند.

قبل از پیاده سازی سیستم ECM باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

هر سیستمی را که بخواهید پیاده کنید باید آماده سازی­‌هایی انجام بدهید، تا در حین پیاده سازی و بعد از اجرا مشکلات کم‌تری گریبان سازمان را بگیرد، برای پیاده سازی سیستم مدیریت محتوای سازمانی، مطابق شرایط و نیاز سازمان نیز باید به نکاتی توجه کنید، از جمله این نکات به موارد زیر می‌­توانیم اشاره کنیم:

• • هدف سازمان از پیاده سازی سیستم در کوتاه مدت و بلند مدت چیست و سیستم چگونه می‌­تواند به شما کمک کند؟
  • آیا تاکنون از سیستم مدیریت محتوای سازمانی در سازمان استفاده کرده‌­اید یا خیر؟
  • در حال حاضر نحوه گردش اطلاعات در سازمان و بین پرسنل چگونه است؟
  • افرادی که باید به سیستم دسترسی داشته باشند و نحوه دسترسی آن­‌ها چگونه است؟
  • استفاده کننده نهایی از اطلاعات ذخیره شده چه فرد یا افرادی است؟
  • آیا پرسنل سازمان آمادگی لازم برای استفاده از سیستم مذکور را دارند یا خیر؟

با پاسخ به پرسش‌­های فوق شما می‌­توانید قدم بعدی که مربوط به انتخاب سیستم است را بردارید، در این مرحله اقدامات زیر را انجام دهید:

• • تمرکز بر حوزه‌های کلیدی
  • نمایش مزایای سیستم به کاربران معرفی کامل سیستم
  • استفاده از دیدگاه پرسنل سازمان
  • مشخص کردن تیم پروژه برای پیاده سازی سیستم
  • تعریف دسترسی کاربران و محدودیت‌­ها

انواع ECM

تا اینجا توضیحات لازم در خصوص سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی ارائه شد؛ اما نکته‌­ای که وجود دارد این است که بدانید سیستم‌­های مدیریت محتوای سازمانی ECM شبیه به هم نبوده و انواع مختلفی دارد، از جمله سیستم­‌های پرکاربرد ECM به موارد زیر می­‌توانیم اشاره کنیم:

• • سیستم مدیریت محتوای وب
  • سیستم مدیریت محتوای مشارکتی
  • سیستم مدیریت محتوای مبادلاتی

یک سامانه مدیریت خوب چه ویژگی هایی دارد؟

در صورتی که سامانه مدیریت محتوی سازمانی را به گونه­‌ای طراحی و پیاده سازی کنید که تمامی افراد سازمان بتوانند از آن بهره‌مند شوند، در این صورت سیستم مذکور در بهترین شکل عملکرد خود خواهد بود؛ بنابراین یک سامانه مدیریت محتوای سازمانی خوب دارای ویژ­گی­‌هایی به شرح موارد زیر داشته باشد:

تفاوت بین ECM و DMS چیست؟

با استفاده از سیستم ECM می‌توانید تصاویر، نمودارها، محتویات وب‌سایت‌ها، ایمیل‌ها، فایل‌های صوتی و تصویری را ساماندهی کنید، اما از سیستم‌‍‌های DMS می‌­توانید برای ساماندهی فایل‌های “ساختاریافته‌ای”مانند ورد و پی‌دی‌اف استفاده کنید، به طور کلی سیستم DMS نسخه‌ی ضعیف‌تری از سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM هستند.

تفاوت سیستم DAM و ECM چیست؟

به طور کلی شما از سیستم‌­های ECM برای مدیریت فایل می­‌توانید استفاده کنید؛ اما اگر بخواهید به صورت تخصصی مدیریت رسانه‌های غنی مانند فیلم‌ها، صداها، تصاویر را انجام بدهید بهتر است که از سیستم DAM استفاده کنید، این مورد تفاوت اصلی دو سیستم یاد شده را نشان می‌­دهد.

نمونه های مهم و رایج سیستم DAM

آیا سیستم EDM و ECM تفاوت دارند؟

به مجموعه ای از تکنولوژی‌­ها که با هدف مدیریت و کنترل تولید، جمع آوری، ایندکس گذاری، ذخیره، تحویل داده، مسیردهی و انتشار مستندات سازمانی استفاده می‌­شود، سیستم EDM می­‌گویند و علاوه بر این‌که سیستم EDM را به صورت مجزا می­‌توانید در سازمان پیاده کنید، به عنوان یکی از اجزای سیستم ECM نیز قابل پیاده سازی و استفاده است.

تأثیرات و آینده استفاده از ECM در سازمان ها

هر سیستم و نرم افزاری که طراحی و تولید می­‌شود، با هدف کمک به پرسنل و سازمان و در راستای تسهیل در فعالیت‌­های مربوط به آنان است، با توجه به این‌که استفاده از سیستم ECM در سازمان‌­ها موجب امنیت در اطلاعات، ایجاد محتوای آسان­‌تر، یکپارچه و در نهایت بهبود فرآیند سازمانی در زمانبندی تولید می­‌شود، سازمان­‌های بیشتری به سمت استفاده از آن گرایش پیدا خواهند کرد.

نتیجه گیری

نحوه کارکرد سیستم مدیریت محتوای سازمانی ECM به این صورت است که سیستم ابتدا از شما به عنوان کاربر سازمان، اطلاعات را دریافت می­‌کند و سپس با انجام پردازش‌­های لازم و تبدیل اطلاعات کاغذی به ارقام دیجیتال آن­‌ها را برای نمایش به سایرین آماده می­‌کند.

در گذشته بایگانی اسناد به صورت کاغذی انجام می‌شد اما امروزه بایگانی الکترونیکی انجام می‌شود که در نرم افزار بازرگانی و یا نرم افزار شرکتی انجام می‌شود، البته ناگفته نماند که سازمان‌ها برای بایگانی می‌توانند از نرم افزار بایگانی و آرشیو اسناد نیز استفاده کنند. در انتها اگر سوالی در خصوص موضوع مقاله دارید می‌توانید در قسمت دیدگاه برایمان بنویسید.