برنامه ریزی منابع سازمانی و مزایا و اهمیت نرم افزارهای ERP

برنامه ریزی منابع سازمان چه مزایایی برای موسسه دارد؟ استفاده از روش‌­های قدیمی و سنتی جهت برنامه ریزی فعالیت­‌های سازمان به کندی صورت می‌­گیرد، علاوه بر وقت‌گیر بودن انجام فعالیت­‌ها، به علت زمان­‌بر بودن روش‌­های سنتی و وجود خطای انسانی، آن­‌ها به دنبال راه حلی جهت حل مشکلات هستند، یکی از راه حل­‌های موجود ارتباط میان منابع مختلف سازمان می‌باشد.

به دلیل پیچیدگی‌­های زیاد در سازمان‌­ها با توجه به توسعه آن­‌ها و نیاز به استفاده از تکنولوژی­‌های بروز در مقاله پیش رو به توضیح برنامه ریزی منابع سازمان، تاریخچه سیستم ERP، اهمیت و مزایایی که به همراه دارد و دیگر مفاهیم و نکات برنامه ریزی منابع درون سازمانی پرداخته شده است.

برنامه ریزی منابع سازمانی چیست؟

برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) به طیف گسترده­‌ای از فعالیت‌­های شکل گرفته در یک سازمان گفته می­‌شود که برای بهبود عملکرد آن سازمان انجام می­‌گردد، به عبارت دیگر هدف از برنامه ریزی کاهش هزینه و افزایش درآمد در سازمان می‌­باشد.

آشنایی با برنامه ریزی منابع سازمانی در سازمان‌ها

مدیریت فعالیت‌­های انجام شده در سازمان یا به بیانی دیگر برنامه ریزی منابع سازمانی شامل مدیریت بهتر امور مالی، خدمات، تدارکات، فروش، تولید با استفاده از سیستم ERP می­‌باشد، قابل ذکر است که شرکت­‌ها و سازمان‌ها برای استفاده از سیستم ERP باید نسبت به خرید یا دانلود نرم افزار ERP و نصب آن اقدام نمایند.

با توجه به توضیحات پاراگراف قبل شاید از خود پرسیده باشید erp چیست؟ نرم افزارها معمولا تعاریف خاص و مشخصی نداشته و تعاریف متفاوتی در رابطه با نرم افزارها قابل ارائه است.

تعریف از نرم افزار به چگونگی و میزان شناخت از نرم افزار دارد، نرم افزار ERP نرم افزاری است که سازمان­‌ها و شرکت­‌ها در جهت مدیریت و یکپارچه سازی فرآیندهای تجاری اصلی خود یا مدیریت یکپارچه سازمان از آن استفاده می­‌کنند.

تاریخچه ERP برنامه ریزی منابع سازمانی

شروع استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی ERP به صورت محدود به جنگ جهانی دوم برمی­‌گردد و بعد از جنگ جهانی دوم کم ­کم استفاده از مدیریت منابع سازمانی ERP عمومیت یافته است، به گونه‌­ای که در دهه 60 میلادی سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد طراحی و پیاده سازی شد.

سپس در ادامه در کنار سیستم­‌های مذکور سیستم‌های مالی، تولید، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی طراحی و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفته است و در دهه 60 میلادی عمده تأکیدها مربوط به افزایش درآمد و تقویت کسب ‌و‌ کار از طریق یکپارچه‌سازی فرآیندها و عملکردهای سازمان می­‌باشد.

اما کامل‌­ترین سیستم­‌های ERP و به صورت امروزی از سال 1980 میلادی در جهان طراحی و معرفی شد، امروزه نیز طراحان و تولید کنندگان نرم افزار تاکید زیادی بر استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی داشته و تمرکز بسیار زیاد آن­‌ها بر حمایت از بخش مدیریت زنجیره‌ی‌ تامین‌ می‌­باشد.

مزایای سیستم های ERP

هر نرم افزاری که وارد بازار شود باید مزایایی داشته باشد تا فروشندگان نرم افزار بتوانند با تکیه بر مزایای آن اقدام به تبلیغ و فروش نرم افزار نمایند، همچنین خریداران نرم افزار نیز با توجه به مزیت‌ها تصمیم به تغییر سیستم فعالیت خود و خرید نرم افزار کنند و به طور کلی مزایای استفاده از سیستم­‌های erp ابری و یا تحت ویندوز در یک سازمان به شرح تصویر زیر می‌باشد.

مزایای استفاده از سیستم ERP در سازمان‌ها

از دیگر مزایای سیستم ERP می‌توانیم به موارد زیر نیز اشاره کنیم:

• • با استفاده از برنامه ریزی منابع سازمانی، تمامی بخش‌­های سازمان از یک پایگاه داده به صورت یکپارچه استفاده می­‌نمایند، این امر موجب از بین رفتن گسستگی میان داده‌­ها شده و داده تکراری ثبت نخواهد گردید.
  • کاهش زمان سفارش، افزایش میزان فروش، رضایت مشتری، کاهش هزینه‌های کیفیت، افزایش قابلیت تصمیم‌گیری و در نهایت بهبود عملکرد سازمان از مزایای برنامه ریزی منابع سازمان به شمار می­‌رود.

برنامه ریزی منابع سازمانی چه خصوصیاتی دارد؟

برنامه ریزی سازمانی نیز مانند هر سیستم دیگری دارای خصوصیات و امکاناتی می‌باشد که پیش از انتخاب سیستم و پیاده سازی باید با آن‌ها آشنا شوید، خصوصیات برنامه ریزی منابع سازمان به صورت کلی به شرح موارد زیر می‌باشد:

• • • توانایی ارائه سیستم اطلاعاتی یکپارچه منابع در سطح سازمان را دارد، این منابع شامل منابع مالی، انسانی، تولید، خرید، فروش می‌­شود.
    • فعالیت‌های مهم سازمان را یکپارچه کرده و افزایش خدمات مشتری را در پی دارد، در نتیجه با یکپارچه سازی و انجام فعالیت­‌ها به برجسته کردن تصویر شرکت کمک می­‌کند.
    • در پوشش شکاف اطلاعاتی موجود در سازمان به کار برده می­‌شود.
    • در جهت مدیریت مناسب‌­تر پروژه مدیران را یاری می­‌نماید.
    • قابلیت انطباق با فناوری­‌های به روز را دارد و مشکلی از این نظر سازمان را تهدید نمی‌­کند.
    • مشکلات کسب ‌وکارها از جمله اتمام مواد، مشکلات موجودی، تحویل فوری از بین خواهد رفت.
    • فرآیندهای کسب ‌وکار را بهبود و اصلاح می­‌نماید.
    • بهای تمام شده را به صورت آنلاین محاسبه می‌­کند.
    • گزارش­‌های جامع، دقیق و شفافی را ارائه می­‌دهد.
    • خطای انسانی و دوباره ‌کاری را حذف کرده و به صفر می‌­رساند.

اهمیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، معمولا در سازمان‌­هایی کارآیی خود را نشان می­‌دهد که مدیران و تصمیم گیرندگان سازمان بخواهند، تمامی عملیات کسب و کار را از درون یک سیستم یکپارچه و هماهنگ مدیریت نمایند.

کاربرد برنامه ریزی منابع سازمان در سازمان­‌هایی است که منابع مختلف خود از جمله منابع انسانی، مالی، تولید، فروش را بخواهند تحت کنترل و نظارت خود قرار بدهند. اهمیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی دارای بخش‌های متفاوتی می‌باشد که در تصویر به آن‌ها را به صورت کامل شرح داده‌ایم.

اهمیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی

با 6 اهمیت سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی آشنا شدید و دانستید که در کدام بخش‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد، اکنون قصد داریم موارد ذکر شده در تصویر فوق را توضیح دهیم تا به صورت کامل با اهمیت سیستم، آشنا شوید:

1. 1. پس‌انداز بیشتر سرمایه: سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، تمامی بخش‌های سازمان از خرید مواد اولیه تا فروش را مشخص کرده و قابلیت دسترسی به تمامی ابزار موردنیاز پرسنل را در یک سیستم منظم ارائه می­‌دهد. در نتیجه سازمان مجبور به استفاده از چندین سیستم برای پاسخ­گوی به نیازهای خود ندارد.
   2. افزایش همکاری: با توجه به قرار گرفتن اطلاعات مختلف سازمان در دسترس تمامی پرسنل، آن­‌ها برای گزارش­گیری و پیگیری فرآیند کاری خود نیاز به اخذ گزارش از واحد­های دیگر را ندارند و در نتیجه همکاری میان پرسنل به صورت ناخواسته افزایش می­‌یابد.
   3. بررسی و تحلیل بهتر: اطلاعات جمع آوری شده توسط سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی، مدیران و مسئولین مربوطه را در تولید یک گزارش کارآمد و تحلیل مطلوب یاری می­‌کند و آن‌­ها برای تهیه و بررسی یک گزارش نیاز به مدت زمان طولانی نخواهند داشت.
   4. افزایش بازده: تولید محتوا و گزارش، پیگیری و هماهنگی میان بخش‌­های مختلف در یک سازمان وقت‌گیر بوده و استفاده از روش‌­های قدیمی، با توجه به گسترش روزافزون سازمان­‌ها جوابگو نخواهد بود. در نتیجه سیستم برنامه ریزی منابع سازمان، بازدهی و سودآوری سازمان را افزایش می‌دهد.
   5. ساده‌سازی مدیریت ریسک و توافق: رعایت همه قوانین برای سازمان­‌ها با استفاده از روش­‌های سنتی آسان نبوده و با هر تغییرات سازمان با مشکل مواجه خواهد شد، اما با استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی به علت تطابق با قوانین مختلف این مشکل در طول حیات سازمان به وجود نخواهد آمد.
   6. پیشرفت در برنامه‌‌ریزی تولید و مدیریت منابع: سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی علاوه بر تطابق با قوانین، مدیریت منابع در برنامه ریزی تولید نیز به یاری سازمان آمده و موجب پیشرفت سازمان در برنامه ریزی تولید می‌­گردد.

ERP چه حوزه هایی را پوشش می دهد؟

ERP یا سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی مطابق با نیازهای هر سازمان قابل تغییر بوده و همین انعطاف پذیری سیستم موجب پوشش تمامی حوزه‌­ها می­‌گردد و به طور کلی حوزه­‌هایی که توسط ERP پوشش داده می‌شوند شامل موارد زیر می‌باشند:

دلایل شکست پروژه های برنامه ریزی منابع سازمانی

علی رغم انتظارات فراوانی که از سیستم برنامه ریزی سازمانی وجود دارد، اما در موارد متعدد پروژه‌­های برنامه ریزی منابع سازمانی با شکست مواجه شده‌اند. شکست سیستم ERP در پروژه‌ها موجب از دست رفتن منابع مالی، هزینه اضافی، از دست دادن بهره‌وری می‌­شود. از جمله دلایل شکست پروژه‌ها به موارد زیر می­‌توانیم اشاره کنیم:

• • عدم آگاهی مدیران از اجرای سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی و عدم پشتیبانی مناسب: برای پیاده سازی یک سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی موفق، باید تمامی مدیران سازمان از سیستم آگاهی کامل داشته و نسبت به اجرای آن موافق باشند.

همچنین علاوه بر آگاهی و آموزش سیستم برنامه ریزی منابع سازمان باید این سیستم از یک تیم پشتیبانی قوی برخودار باشد، تا در صورت بروز مشکل نسبت به رفع آن به یاری سازمان بشتابد و در نتیجه در صورتی که موارد یاد شده رعایت نشود منجر به شکست پروژه خواهد شد.

• • عدم انتخاب افراد شایسته جهت اجرای پروژه: یکی از موارد مهم در موفقیت یا شکست پروژه، انتخاب افراد جهت اجرای پروژه است، در صورتی که سازمان در خصوص اجرای پروژه از افراد شایسته و مستعد استفاده ننماید، شکست پروژه حتمی خواهد بود.
  • عدم تناسب زمان و هزینه پیش بینی شده جهت اجرای پروژه: در صورتی که زمان و هزینه پیش بینی شده جهت اجرای پروژه متناسب با زمان و هزینه مورد نیاز پروژه نباشد، نتیجه شکست پروژه خواهد بود.
    نکته

    با توجه به موارد یاد شده مهم‌ترین عوامل شکست پروژه عدم توجه به بهبود فرآیندها و تغییر سازمانی به همراه عدم همراهی کارکنان و مدیران سازمان است.

پیش بینی آینده برنامه ریزی منابع سازمانی

تمامی کسب ‌وکارها دارای فرآیندهای مشترکی هستند که این فرآیندها در دستیابی سازمان به اهداف از پیش تعیین شده نقش اساسی دارند، به‌کار رفتن تکنولوژی‌­های جدید در بخش‌های مختلف یک سازمان می‌تواند در موفقیت سازمان سهم به سزایی داشته باشد.

یکی از تکنولوژی‌­های پرکابرد که تقریبا در بازار رقابتی امروز جایگاه خود را پیدا کرده است، استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی ست؛ زیرا سیستم برنامه ریزی سازمانی در ایجاد ارتباط و یکپارچگی در میان بخش‌های مختلف سازمان، کاهش خطاهای انسانی و در نهایت موفقیت سازمان نقش چشم­گیری دارد.

با توجه به جایگاه ویژه سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی و امکان انطابق این سیستم با سیستم‌­های جدید و انتقال سریع‌­تر اطلاعات، در آینده استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی بیشتر خواهد شد و افزایش استفاده از سیستم و موفقیت اجرای آن مستلزم آگاهی افراد از کاربردهای برنامه ریزی سازمان و پشتیبانی بهینه سیستم می­‌باشد.

دانلود بهترین نرم افزار ERP

اگر سازمان یا شرکتی قصد خرید یا دانلود نرم افزار ERP خوب را داشته باشد، باید معیار­های بهترین نرم افزار ERP را بشناسد. بهترین نرم افزار ERP باید دارای ماژول­‌های مختلفی برای بخش‌­های مختلف سازمان از جمله مالی، ارتباط با مشتری، انبار باشد.

از طرف دیگر نرم افزار ERP باید دارای سرعت مناسبی بوده و بتواند پاسخگوی ذخیره سازی حجم زیادی از اطلاعات سازمان باشد، همچنین این نرم افزار باید توانایی یکپارچه سازی اطلاعات سازمان را به بهترین شکل داشته باشد.

علاوه بر موارد یاد شده هزینه اشتراک استفاده از نرم افزار ERP بسیار مهم می‌­باشد، این هزینه باید به گونه‌­ای توافق شود که علاوه بر حل مشکلات سازمان، در مجموع هزینه کمتر در مقایسه با استفاده از نرم افزارهای مختلف و مشابه جهت مدیریت سازمان را در پی داشته باشد.

در نهایت یکی از مهم‌­ترین عوامل جهت انتخاب و دانلود نرم افزار ERP ، ارائه آموزش برنامه ریزی سازمان توسط تیم پشتیبانی نرم افزار است، باید نحوه آموزش و هزینه آموزش از قبل مشخص باشد.

چرا سازمان ها باید از نرم افزار erp استفاده کنند؟

نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) ابزاری قدرتمند برای مدیریت و یکپارچه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار است. این نرم‌افزار با ایجاد یک پایگاه داده مرکزی امکان دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز را برای تمامی بخش‌های سازمان فراهم می‌کند. در ادامه به برخی از مهم‌ترین دلایلی که سازمان‌ها باید از نرم‌افزار ERP استفاده کنند اشاره می‌کنیم:

الف)بهبود بهره‌وری و کارایی

خودکارسازی فرآیندها: بسیاری از فرآیندهای تکراری و دستی را می‌توان با استفاده از ERP خودکار کرد که منجر به صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطاهای انسانی می‌شود.

کاهش زمان پاسخگویی: با یکپارچه‌سازی داده‌ها، می‌توان به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرد و تصمیم‌گیری‌های بهتری اتخاذ کرد.

بهبود جریان کار: ERP با تعریف فرآیندهای استاندارد و اتوماسیون آن‌ها، جریان کار را بهبود بخشیده و باعث افزایش بهره‌وری می‌شود.

ب)افزایش دقت و کاهش خطا

داده‌های دقیق و به‌روز: با استفاده از یک پایگاه داده مرکزی اطلاعات در تمامی بخش‌های سازمان به‌روز نگه داشته می‌شود و از بروز خطاهای ناشی از ورود داده‌های تکراری جلوگیری می‌شود.

کاهش خطاهای انسانی: خودکارسازی فرآیندها و ورود داده‌ها به صورت یکپارچه احتمال بروز خطاهای انسانی را به حداقل می‌رساند.

گزارش‌دهی دقیق: ERP امکان تهیه گزارش‌های دقیق و قابل اعتماد را فراهم می‌کند که به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.

ج)تصمیم‌گیری بهتر

داشبوردهای مدیریتی: ERP با ارائه داشبوردهای مدیریتی به مدیران امکان می‌دهد تا به سرعت به اطلاعات کلیدی دسترسی پیدا کرده و روندهای کسب‌وکار را تحلیل کنند.

پیش‌بینی دقیق‌تر: با تحلیل داده‌های تاریخی می‌توان پیش‌بینی‌های دقیق‌تری از آینده کسب‌وکار انجام داد.

بهبود تصمیم‌گیری: اطلاعات دقیق و به روز به مدیران کمک می‌کند تا تصمیمات بهتر و استراتژیک‌تری اتخاذ کنند.

د)یکپارچگی اطلاعات

پایگاه داده مرکزی: ERP با ایجاد یک پایگاه داده مرکزی تمامی اطلاعات سازمان را در یک مکان واحد نگهداری می‌کند.

کاهش داده‌های تکراری: با حذف داده‌های تکراری از بروز ناسازگاری در اطلاعات جلوگیری می‌شود.

بهبود ارتباط بین بخش‌ها: با یکپارچگی اطلاعات ارتباط بین بخش‌های مختلف سازمان بهبود یافته و هماهنگی بیشتری بین آن‌ها ایجاد می‌شود.

چه صنایعی باید از ERP استفاده کنند؟

سازمان­‌ها برای گردش کار و فعال ماندن خود نیاز به پرسنل دارند. یک سازمان برای دستیابی به اهداف خود علاوه بر منابع انسانی دارای منابع مختلفی از جمله منابع مالی، تولید، فروش و خرید می‌­باشد.

برای اخذ گزارش در جهت مدیریت صحیح و بهینه سازمان، تمامی بخش‌­های مختلف باید با یکدیگر ارتباط داشته و علاوه بر آن باید نسبت به ارائه اطلاعات و آمار صحیح جهت برنامه ریزی اقدام نمایند.

بنابراین سازمان­‌ها برای رسیدن به اهداف خود از سیستم برنامه ریزی سازمان استفاده می­‌نمایند، در نتیجه تمامی صنایع از جمله صنعت سلامت، گروه‌های غیرانتفاعی، صنایع ساختمانی، هتل‌داری، تولیدی، خدماتی باید از ERP استفاده نمایند.

نتیجه گیری

امروزه سازمان­‌ها برای برنامه ریزی بهتر فرآیندهای کسب و کاری خود را به وسیله سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی که یک سیستم واحد و یکپارچه است، مدیریت می­‌کنند. مدیریت به وسیله این سیستم منجر به ارتباط میان بخش‌­ها، یکپارچگی سازمان و در نهایت بهینه شدن فعالیت‌­های سازمان می­‌گردد. برنامه ریزی منابع سازمانی دارای مزایای فراوانی می­‌باشد.

در مقاله‌ای که خواندید، در خصوص برنامه ریزی منابع سازمانی و مزایا و اهمیت نرم افزارهای ERP صحبت کردیم تا بتوانید سازمان خود را با کاربرد این نرم افزار انطباق دهید، اگر سوالی برایتان بی جواب مانده است آن را در دیدگاه برایمان بنویسید، به زودی پاسخ خواهیم داد.