مزیت سیستم حضور و غیاب چیست؟

آیا با مزیت سیستم حضور و غیاب آشنا هستید؟ شاید خرید سیستم حضور و غیاب پیشرفته یک مسئله‌ ساده و کوچک به نظر برسد؛ اما در بهره‌وری و کارآیی سازمان، نقش پررنگ و بسزایی دارد. برنامه حضور و غیاب پیشرفته در کنار سیستم های erp می‌تواند به سازمان و موسسه شما کمک کند که بتواند اشتباهات محاسباتی درباره اضافه کاری و مرخصی را کاهش داده و فرآیند بررسی وضعیت عملکرد پرسنل را به صورت هوشمند انجام دهد.

آیا تا به حال در سازمانتان با یک کارمند عصبانی سر و کله زده‌اید؟ آیا به خاطر اشتباهات ثبت حقوق و دستمزد مجبور شده‌اید ساعت‌ها بازخواست شوید و یا در موسسات حضور و غیاب را به طور دستی نوشته‌اید؟ اگر اینطور است بهتر است این مقاله را خوانده و با برنامه حضور و غیاب پیشرفته آشنا شوید. دلایلی را بیان کرده‌ایم که شما را به خرید برنامه حضور و غیاب هوشمند قانع می‌کند.

سیستم حضور و غیاب پیشرفته چیست؟

برنامه حضور و غیاب پیشرفته چیست؟ در سازمان‌ها گاهی اوقات اتفاق می‌افتد که کارکنان حضور ندارند و مدیران باید بررسی نموده و حضور و غیاب آن‌ها را ثبت نمایند تا در زمان محاسبه مرخصی، اضافه کاری و در انتها، حقوق و دستمزد شرکت به مشکل برنخورد.

اما این اقدام به صورت دستی بسیار دشوار و در بعضی از سازمان‌ها غیرممکن است؛ به همین خاطر برنامه‌ای طراحی شده است که حضور و غیاب در سازمان‌ها را به صورت هوشمند انجام می‌دهد. برنامه حضور و غیاب پیشرفته، راه حلی است که با اتصال به بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری زمان سپری شده کارمند در محل کار را ردیابی می‌کند.

با پیشرفت و توسعه فناوری و تمرکز بر دورکاری فناوری‌های ردیابی حضور و غیاب باید سرعت خود را حفظ کنند تا موجب پیشرفت و توسعه نرم افزار اختصاصی برنامه کارمندان شود.

توسعه اختصاصی که از آن بحث می‌کنیم، راه‌حل‌های مبتنی بر فضای مجازی تا راه‌حل‌های مبتنی بر ابر با تجزیه و تحلیل پیکربندی را شامل می‌شود و به بیان قابل فهم‌تر، برنامه حضور و غیاب پیشرفته مبتنی بر ابر دارای انعطاف‌پذیری، مدیریت هزینه و سهولت دسترسی به دستگاه‌ها و پلتفرم‌ها را ارائه می‌دهد.

هدف از خرید سیستم حضور و غیاب پیشرفته

سازمان به جهت پیگیری و بررسی عملکرد منابع انسانی، ردیابی و پیگیری حضور و عدم حضور کارکنان از سیستم حضور و غیاب پیشرفته استفاده می‌کند؛ اما هدف از خرید سیستم حضور و غیاب پیشرفته اهداف دیگری نیز می‌باشد که می‌توانید این اهداف را در تصویر زیر مشاهده نمایید.

هدف خرید دستگاه حضور و غیاب پیشرفته

تمامی موارد فوق جزء اهداف سیستم حضور و غیاب پیشرفته می‌باشد که سازمان‌ها برای افزایش بهره‌وری و دسترسی سریع به اطلاعات و داده‌های کارکنان استفاده می‌کنند.

چرا سیستم حضور و غیاب پیشرفته را بخریم؟

اگر شرکت شما با مشکلاتی روبه‌رو است و نمی‌دانید که برای حل آن‌ها چه اقداماتی انجام دهید، باید به دنبال یک راه حل پیشرفته و موثر باشید. مشکلاتی که ممکن است به دلیل عدم وجود برنامه حضور و غیاب شرکت با آن‌ها مواجه باشد شامل موارد در تصویر زیر می باشند.

دلایل خرید برنامه حضور و غیاب

اگر مسائلی که ذکر کردیم را سازمان شما با آن دست و پنجه نرم می‌کند، باید بگوییم که خوشبختانه می‌توانید با نصب و پیاده سازی نرم افزار مدیریت برنامه حضور و غیاب پیشرفته، تمامی این مشکلات کوچک و بزرگ مربوط به حضور و غیاب را برطرف کنید. بنابراین اگر در محل کار خود، از این چالش‌های حضور و غیابی دارید بهترین راه‌حل، پیاده سازی برنامه حضور و غیاب پیشرفته است.

مزیت سیستم حضور و غیاب پیشرفته

مزیت سیستم حضور و غیاب برای شرکت‌هایی که در تلاش برای دستیابی به اهداف تجاری و سوابق کارکنان هستند بسیار است؛ به بیان دیگر ابزار ردیابی حضور و غیاب برای این‌گونه شرکت‌ها یک موهبت به شمار می‌آید.

در ادامه می‌خواهیم به چند مورد از مزایای خرید برنامه حضور و غیاب اشاره کنیم تا بهتر و جامع‌تر با برنامه آشنا شوید، مزیت سیستم حضور و غیاب را در تصویر زیر مشاهده می کنید.

مزایای خرید برنامه حضور و غیاب

موارد ذکر شده همگی از مزیت سیستم حضور و غیاب هستند که در ادامه به صورت جداگانه هر یک را توضیح خواهیم داد.

1- رهگیری عملکرد کارمندان

اولین مزیت سیستم حضور و غیاب هوشمند، رهگیری عملکرد کارکنان است. در بررسی ارزیابی عملکرد کارمندان، حضور روزانه معیار و ملاک این بررسی و پیگیری می‌باشد؛ اگر در بررسی‌ها، متوجه کاهش شایستگی یا بهره‌وری کارمندان شدید، می‌توانید این مسئله را به حضور و یا عدم حضور آن‌ها در محل کار نسبت دهید.

از سوابق حضور و غیاب کارمندان، شما می‌توانید نسبت به مسئولیت‌پذیری آن‌ها در مقابل کارشان استفاده کنید و به بیان دیگر بررسی و رهگیری عملکرد کارمندان توسط یک سیستم حضور و غیاب هوشمند انجام می‌شود، در نتیجه مدیران مجبور نیستند حضور و غیاب و عملکرد کارمندان و فرآیند مربوط به آنان را به صورت دستی بررسی کنند.

2- پردازش کارآمد حقوق و دستمزد

به خوبی می‌دانید که حقوق و دستمزد و حضور و غیاب، ارتباط تنگاتنگی با همدیگر دارند و به گونه‌ای به هم وابسته و متکی هستند؛ بنابراین دسترسی به سوابق حضور و غیاب کارمندان در پایان ماه، برای ثبت حقوق و دستمزد ضروری و الزامی می‌باشد.

سوابق حضور و غیاب شامل اضافه کاری، مرخصی، مرخصی با حقوق می‌باشد که باید به طور دقیق در برنامه حضور و غیاب پیشرفته ثبت گردد.

در واقع حقوق و دستمزد در برنامه حضور و غیاب با توجه به این اطلاعات محاسبه می‌گردد، به عبارت دیگر حقوق و دستمزد در برنامه حضور و غیاب پیشرفته به صورت ماهیانه با توجه به عامل ذکر شده به ارزش خالص و پاداش برای هر کارمند محاسبه می‌شود.

3- محاسبه غیبت

غیبت پرسنل در روزهای کاری، باعث متحمل شدن هزینه‌های مستقیم و غیرمسقیم در سازمان می‌شود و طبق یک نظرسنجی که در ایالات متحده آمریکا، نسبت به غیبت پرسنل انجام شد، شرکت‌ها سالیانه به مبلغ 8/225 میلیارد دلار دچار ضرر و زیان شدند و به همین دلیل مدیران باید مراقب حضور و غیاب پرسنل باشند تا دچار متحمل شدن خسارات سنگین نشوند.

البته لازم به ذکر است که مدیران همیشه نمی‌توانند تمرکزشان را روی حضور کارمندان بگذارند؛ به همین خاطر سازمان‌ها، نیازمند برنامه حضور و غیاب پیشرفته هستند.

محاسبه غیبت در سیستم حضور و غیاب به آسانی انجام می‌شود و مدیران می‌توانند با استفاده از ارزیابی اطلاعات برنامه، غیبت کارمندان را محاسبه کنند و از آن‌ها بخواهند که پاسخگو باشند.

شما با محاسبه غیبت در سیستم حضور و غیاب می‌توانید از کارمندانی که خط مشی‌های شرکت را زیر پا گذاشته‌اند با نرم افزار دبیر خانه سلب مسئولیت کنید.

4- مدیریت کارمندان دورکار

این طبیعی است که شما نتوانید کارکنان را در خانه و سفر کاری به طور همیشه کنترل و تحت نظر بگیرید، این کار هم غیرممکن و هم هزینه‌بر می‌باشد و یکی از قابلیت‌های برنامه حضور و غیاب پیشرفته، عملکرد GPS می‌‎باشد.

این قابلیت به شما کمک می‌کند تا بروز رسانی‌های دقیقی را در مورد مکان کارمندان در طول شیفت کاری آن‌ها دریافت کنید و می‌توانید از این ماژول برای مشاهده این مورد که کارمندان از کجا وارد سیستم شده‌اند استفاده کنید و تمامی این موارد و قابلیت‌ها به شما کمک می‌کنند تا مطمئن شوید کارکنان واقعا انجام وظیفه می‌کنند یا خیر.

5- ساعت ورود و خروج آسان

شما می‌توانید همزمان در دو مکان حاضر شوید؟ این غیرممکن می‌باشد که شما برای کنترل کارکنان در دو مکان باشید و آن‌ها ردیابی کنید، به همین خاطر سیستم مدیریت برنامه حضور و غیاب پیشرفته این قابلیت را دارد تا بدون هیچ دردسری از ساعت ورود و خروج کارمند مطلع شوید.

برنامه حضور و غیاب پیشرفته، به هر کارمند یک شماره شناسایی منحصر به فرد اختصاص می‌دهد تا به وسیله آن کد، کارمند شناسایی شود.

یکی دیگر از ویژگی‌های ساعت ورود و خروج آسان این است که می‌توانید ساعت کاری کارکنان را نگه دارید و در زمانی که به استراحت می‌پردازند روی کار آن‌ها نظارت داشته باشید، این قابلیت برای مدیران این امکان را فراهم آورده است که زمان استراحت و بهره‌وری کارکنان را دقیق و جامع بررسی کنند.

6- سرور متمرکز

آخرین مزیت سیستم حضور و غیاب پیشرفته، سرور متمرکز است. با استفاده از سرور متمرکز بر ابر، می‌توانید از هر مکانی به اطلاعات حضور و غیاب کارکنان دسترسی داشته باشید؛ به عبارت دیگر می‌توانید کسب و کارتان را در چند بخش از کشور و یا جهان مستقر کنید.

از طرفی هم تمام سوابق حضور و غیاب در هر مکانی که کارکنان وارد شوند ذخیره می‌گردد. سپس مدیران بدون توجه به دستگاه و شبکه‌ای که با آن وارد می‌شوند، می‌توانند به اطلاعات و داده‌های ذخیره شده دسترسی پیدا کنند.

اهمیت برنامه‌های حضور و غیاب پیشرفته

سیستم‌های مدیریت حضور و غیاب پیشرفته، می‌توانند شیوه مدیریت کارکنان خود را متحول کنند، می‌دانید که ویژگی‌ها و قابلیت‌های ادغام شده در این پلتفرم‌ها برای عملیات روزمره کارکنان شما مهم هستند. سیستم‎‌های دیجیتال خطاهایی که ممکن است باعث سردردهای آخر ماه و مشکلات انطباق شده را حذف می‌کند.

لازم به ذکر است که یک سیستم مدیریت منابع انسانی کارآمد، می‌تواند با تبدیل یک رویه پیچیده به یک فعالیت منظم و سیستماتیک، با استفاده هوشمندانه از منابع پیشرفته هم برای سازمان و هم برای کارکنان شما یک نعمت و موهبت محسوب شود.

چرا باید دستگاه حضور غیاب هم بخریم؟

شاید سوال شما هم باشد که چرا باید دستگاه حضور غیاب برای سازمان و شرکتمان خریداری کنیم؟ خرید دستگاه حضور غیاب باعث می‌شود مدیران بهتر و آسان‌تر بتوانند کارمندان خود را کنترل کنند و سوابق آنان را بدون هیچ اشتباهی ثبت نمایند و دلیل دوم برای خرید دستگاه حضور غیاب این است که استفاده از دستگاه حضور غیاب باعث نظم و انضباط در سازمان‌ها می‌گردد و در نتیجه راندمان کاری را افزایش می‌دهد.

دلایل خرید دستگاه حضور و غیاب

به علاوه برنامه حضور غیاب پیشرفته، دارای امنیت بالا می‌باشد و امکان از بین رفتن اطلاعات بسیار کم است. این دستگاه موجب کاهش اشتباه در محاسبات بررسی وضعیت عملکرد کارکنان شرکت می‌شود.

نتیجه گیری

شرکت‌ها و سازمان‌ها برای ثبت نمودن حضور و غیاب کارکنان خود نیازمند سیستم حضور و غیاب پیشرفته هستند، تا بتوانند بدون هیچ اشتباهی محاسبات را انجام دهند و سوابق کارمندان را ثبت نمایند. این سوابق شامل مرخصی با حقوق، ساعت کاری، ساعات اضافه کار می‌باشد که در پایان هر ماه برای مشخص نمودن ارزش خالص حقوق و دستمزد نیاز است.

مزیت سیستم حضور و غیاب پیشرفته شامل رهگیری عملکرد کارکنان، سرور متمرکز، محاسبه غیبت، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت کارکنان از راه دور و ساعات ورود و خروج آسان می‌باشد که تمامی این موارد مدیران را در محاسبه دقیق و بدون اشتباه، اطلاع داشتن از سوابق کارکنان کمک بسیاری می‌کند. در پایان اگر سوال و یا نظری درباره این مقاله دارید، از طریق درج دیدگاه با ما در ارتباط باشید.