نرم افزار خرید و فروش چیست؟

ضرورت‌های حسابداری بر کلیه موسسات، فارغ از نوع فعالیت و مالکیت آن‌ها یکسان است؛ اما نوع فعالیت یک موسسه، عامل مهمی در تعیین نیازها و روش‌های حسابداری آن موسسه است و یکی از انواع موسسات مهم، موسسه بازرگانی است و حسابداری خرید و فروش یکی از فعالیت‌های مهم در این نوع موسسات می‌باشد.
در واقع حسابداری خرید و فروش در شرکت‌هایی به کار می‌رود که کالا‌ها را به جای تولید، معامله می‌کنند. در مبحث حسابداری خرید و فروش کالا موارد گوناگونی مطرح می‌شود که حسابداران باید نسبت به آن‌ها آگاهی لازم داشته باشند. در مقاله قصد داریم به این سوال مهم که حسابداری فروش چیست پاسخ دهیم و همچنین به ارائه مواردی مثل روش حسابداری خرید و فروش، انواع حسابداری خرید و فروش و ثبت‌های آن می‌پردازیم.

پیش درآمدی بر خرید و فروش کالا

شرکت‌های بازرگانی به شرکت‌هایی گفته می‌شود که بدون دخالت در تولید کالای مورد نظر خود، آن را خریداری و یا در برخی موارد از کشوری دیگر وارد می‌کنند تا در بازار به فروش برسانند. حسابداری موسسات و شرکت‌های بازرگانی در دسته حسابداری خرید و فروش و یا همان حسابداری بازرگانی قرار می‌گیرد.

فرآیند خرید و فروش و فعالیت تمامی شرکت‌های بازرگانی، نیازمند بکارگیری حسابداری خرید و فروش کالا و درک اصول و قوانین حسابداری خرید و فروش می‌باشد، این شرکت‌ها برای انجام امورات خود از نرم افزار حسابداری بازرگانی استفاده می‌کنند.

رویدادهای مهم خرید و فروش

طبیعتا هر رویدادی که بر صورت‌های مالی شرکت اثرگذار باشد، رویداد مالی محسوب می‌شود و در حسابداری خرید و فروش نیز مواردی مثل خرید نقدی، خرید نسیه، فروش نقدی و فروش نسیه و فروش مویرگی رویدادهای مهم هستند.
برای درک بهتر تاثیر رویدادهای خرید و فروش، می‌توان گفت که مثلا فروش نسیه کالا، موجودی کالا را کاهش و حساب‌های دریافتنی را افزایش می‌دهد. از آنجا که این معامله بر سود اثر می‌گذارد، بر حقوق صاحبان سهام نیز تاثیر گذار است.

در ادامه برای تشریح نحوه ثبت عملیات مربوط به حسابداری خرید و حسابداری فروش کالا، به طور جامع و جداگانه به دو بحث حسابداری خرید و حسابداری فروش به می‌پردازیم.

ماهیت خرید

حساب خرید حسابی است که بهای کالای خریداری شده (خرید نقد یا نسیه) طی یک دوره مالی در آن ثبت می‌شود، به عبارتی با خرید کالا، این حساب بدهکار می‌شود؛ بنابراین ماهیت حساب خرید بدهکار است که با ثبت بدهکار افزایش و با ثبت بستانکار کاهش می‌یابد.

ماهیت فروش

موسسات بازرگانی با فروش کالای خود، درآمد کسب می‌کنند که این درآمد در حساب فروش یا حساب فروش کالا ثبت می‌شود.

حساب فروش، معادل قیمت فروش کالاهایی که در طول دوره مالی به طور نقد یا نسیه به فروش می‌روند، بستانکار می‌شود. حساب فروش ماهیت بستانکار دارد و با ثبت بستانکار افزایش یافته و با ثبت بدهکار کاهش خواهد یافت.

اصطلاحات مهم حسابرسی خرید و فروش

برای ارائه گزارش‌های کامل و فنی از فرآیند خرید و فروش در شرکت‌ها لازم است ابتدا با اصطلاحات مهم حسابرسی خرید و فروش آشنا شد. برخی از اصطلاحات مهم حسابرسی خرید و فروش را در تصویر زیر نام برده‌ایم.

اصطلاحات مهم حسابرسی خرید و فروش

کالا

کالا به عبارتی همان جنس یا اجناسی است که به خرده فروشان یا عمده فروشان ارائه می‌شود و در نهایت توسط مشتریان نهایی خریداری می‌گردد.

 خرید نسیه

منظور از خرید نسیه در حسابداری خرید و فروش، این است که در این نوع از خرید، خریدار کالا متعهد می‌شود پس از دریافت کالا، بهای آن را ظرف مدت زمان مقرر (با توافق طرفین) به فروشنده پرداخت کند.

فروش نسیه

در فروش نسیه، بعد از تحویل کالا به مشتری و طبق تعهد مشتری، وجه کالا در مدت معلوم به فروشنده پرداخت می‌شود.

فروش نقدی

فروش نقدی رایج‌ترین نوع فروش است که در آن همزمان با تحویل کالا، وجه آن از مشتری دریافت می‌شود.

تخفیفات

امروزه تخفیفات اهمیت بالایی در حسابداری خرید و فروش دارند؛ در واقع در بحث تخفیفات، فروشنده بخشی از بهای تمام شده کالا را به عنوان تخفیف از بهای تمام شده نهایی کسر می‌کند. تخفیفات انواع مختلفی دارند که شامل تخفیف نقدی، تخفیف توافقی و تخفیف تجاری است.

انواع سیستم ثبت حسابداری خرید و فروش

با توجه به انواع مختلف شرکت‌های بازرگانی و فعالیت‌های گوناگون آن‌ها، فرآیند حسابداری خرید و حسابداری فروش در هر یک از شرکت‌های بازرگانی به طور خاص انجام می‌شود. انواع سیستم ثبت حسابداری خرید و فروش در تصویر زیر آمده است.

انواع سیستم ثبت حسابداری خرید و فروش

در هر یک از این سیستم‌ها موارد مهمی مثل قیمت تمام شده کالای خریداری شده، قیمت تمام شده کالای فروش رفته، میزان موجودی کالا و همچنین میزان فروش باید مشخص باشند.

سیستم ادواری

در سیستم ادواری، کالاهای خریداری شده در طول دوره مالی به حساب خرید، بدهکار شده و کالاهای فروخته شده به حساب فروش بستانکار می‌شوند؛ بنابراین در طول دوره مالی بهای تمام شده کالاهای موجود در مدارک حسابداری ثبت نمی‌شوند.

مطابق این روش، موجودی کالا در پایان دوره مالی از طریق شمارش اقلام مختلف و قیمت‌گذاری آن‌ها تعیین، در حساب‌ها ثبت و در نهایت بهای تمام شده کالای فروش رفته محاسبه می‌شود.

موجودی کالا در پایان هر دوره مالی به صورت طبیعی موجودی کالای ابتدای دوره مالی بعد است، انباردار که مسئولیت امنیت، کنترل ورودی و خروجی و نگهداری کالا را برعهده دارد باید آشنایی کامل با سیستم انبارداری داشته باشد.

سیستم دائمی

در روش سیستم دائمی، برای هر دوره حساب موجودی کالا بدهکار و بستانکار شده و مقدار و بهای کالا ثبت می‌شود؛ در این روش افزایش موجودی کالا از طریق خرید یا برگشت از فروش ثبت خواهد شد.

همچنین کاهش موجودی کالا از طریق فروش یا برگشت از خرید، در دفاتر و سیستم حسابداری خرید و فروش ثبت می‌شوند، پس از این طریق می‌توان میزان موجودی کالای شرکت در هر زمان را به طور دقیق استخراج نمود.

خرید در حسابداری چگونه است؟

در موسسات بازرگانی برای ثبت معاملات مربوط به خرید کالا و محاسبه بهای تمام شده کالای خریداری شده معمولا در حساب‌های زیر نگهداری می‌شوند:

• • حساب خرید کالا
  • حساب برگشت از خرید و تخفیفات
  • حساب تخفیفات نقدی خرید
  • حساب هزینه حمل کالای خریداری شده

معمولا برای ثبت خرید در حسابداری، بهای کالاهایی که طی دوره مالی برای فروش خریداری می‌شوند در حسابی به نام خرید یا خرید کالا ثبت می‌گردد. حساب خرید طی خرید نقد و خرید نسیه کالا، بدهکار شده و در پایان دوره مالی نیز مانده بدهکار دارد؛ در تصویر زیر نمونه سند حسابداری خرید کالا در دو حالت خرید نقد و نسیه را قرار داده‌ایم.

نمونه سند حسابداری خرید کالا در دو حالت خرید نقد و نسیه

حساب خرید فقط برای ثبت کالاهایی که برای فروش خریداری می­‌شوند، مورد استفاده قرار می­‌گیرد و خرید اقلام دیگر دارایی مثل میز، صندلی و نوشت افزار که برای استفاده در عملیات یک موسسه خریداری می­‌شوند به حساب خرید منتقل نمی‌­شوند.

انواع تخفیف خرید

در بخش قبلی مقاله با اصطلاح تخفیف آشنا شدیم و به انواع آن اشاره کردیم. در این قسمت انواع تخفیف خرید را شرح می‌دهیم:

• • تخفیف تجاری: این نوع از تخفیف معمولا به طور عمده در هنگام خرید به شرکت خریدار داده می‌شود؛ توجه داشته باشید که در عملیات حسابداری خرید و فروش، تخفیف تجاری اصلا ثبت نمی‌شود و تنها مبلغ خرید خالص ثبت خواهد شد.
  • تخفیف توافقی: این نوع تخفیف، همان چانه زنی است و توافقی است که بر سر قیمت بین فروشنده و خریدار صورت می‌گیرد، تخفیف توافقی نیز چون قبل از قطعی شدن معامله صورت می‌گیرد؛ بنابراین در دفاتر حسابداری ثبت نخواهد شد و تخفیف توافقی و تخفیف تجاری معمولا در زیر فاکتور قید می‌شوند.
  • تخفیف نقدی: گاهی برای پرداخت پیش از موعد، به عنوان تشویق به خریدار تخفیفی داده می‌شود که تخفیف نقدی نام دارد. مبلغ خرید بدون تخفیف، در این مورد بدهکار و مبلغ پرداختی به صورت بستانکار ثبت می‌شود؛ اما در هنگام پرداخت زودتر از موعد و اعمال تخفیف، مبلغ تخفیف در سیستم حسابداری ثبت می‌شود.
  • تخفیف به دلیل عیب و نقص: در بعضی موارد به دلیل نقص کالای خریداری شده یا عدم مطابقت آن با نمونه اولیه، خریدار بخشی از کالا را بر می‌گرداند و یا بابت آن از فروشنده تخفیف می‌گیرد که مبلغ تخفیف به صورت برگشت از خرید و تخفیف ثبت می‌شود.

حساب برگشت از خرید

در معاملات متداول تجاری گاهی ممکن است به دلایل متعددی، تمام یا قسمتی از کالای فروخته شده از طرف خریدار به فروشنده برگشت داده شود.

برگشت دادن کالا و کسب تخفیف به دلیل عیب و نقص کالا هر دو ماهیت یکسانی دارند و باعث کاهش مبلغ خرید می‌شوند، این کاهش معمولا در حساب برگشت از خرید و تخفیفات بستانکار می‌شود.
در واقع حساب برگشت از خرید و تخفیفات یک حساب کاهنده خرید است که مانده بستانکار داشته و برای تعیین رقم خالص، از مانده حساب خرید کم می‌شود.

فرآیند حسابداری فروش به چه نحوه است؟

در حسابداری فروش، گزارشات ثبت حساب‌ها به دو حالت نقدی و نسیه طبقه بندی می‌شوند و در فرآیند حسابداری فروش، ثبت حساب نقدی به معنای دریافت وجه نقد بلافاصله پس از فروش کالا یا خدمات می‌باشد.
در واقع در فروش نقدی، حساب فروش به اندازه بهای کالا بستانکار و صندوق به همان اندازه بدهکار می‌شود؛ اما در فروش نسیه کمی پیچیدگی وجود دارد.

به این ترتیب که اگر کالا بدون دریافت هزینه تحویل داده شود درآمد محسوب نمی‌شود؛ زیرا طبق اصول حسابداری، درآمد به محض تحقق ثبت می‌شود و بنابر این در فروش نسیه، حساب دریافتی بدهکار و حساب فروش بستانکار در نظر گرفته می‌شود.

نحوه ثبت حسابداری فروش

موسسات بابت هر قلم کالایی که به فروش می‌رسانند درآمد کسب می‌کنند، این درآمد در حساب فروش یا حساب فروش کالا ثبت می‌شود.

حساب فروش مشابه حساب درآمد در موسسات خدماتی است. ثبت فروش بر اثر فروش نقدی و نسیه کالا را در قسمت قبل شرح دادیم که در هر دو حالت حساب فروش بستانکار می‌شود. حساب فروش در پایان دوره مالی مانده بستانکار دارد. در تصویر زیر سند حسابداری فروش در فروش نقدی و نسیه را ارائه کرده‌ایم.

سند حسابداری فروش در فروش نقدی

ثبت سند حسابداری فروش در زمان فروش نسیه به شرح جدول زیر است:

حساب فروش فقط برای ثبت درآمد فروش کالا استفاده قرار می‌گیرد و فروش سایر اقلام دارایی مثل اثاثه و ساختمان در حساب فروش ثبت نمی‌شود.

حساب برگشت از فروش چیست؟

در حساب برگشت از فروش، تمامی عملیات‌هایی مثل انصراف از خرید یا محصولات مرجوعی و همچنین تخفیف‌های تنظیم شده برای خرید بعدی، ذخیره می‌شود.
حساب برگشت از فروش یک حساب کاهنده درآمد فروش است که مانده بدهکار دارد و برای تعیین رقم فروش خالص، از مانده حساب فروش کسر می‌شود.

ترازنامه در حسابداری خرید و فروش

ترازنامه سندی است که در آن میزان دارایی‌ها، درآمدها و سرمایه‌های یک واحد تجاری، طی یک دوره مالی مشخص می‌شود؛ همچنین این گزارش اطلاعاتی درباره قراردادهای منعقد شده، میزان منابع فعلی شرکت و حقوق و تعهدات شرکت ارائه می‌کندو به طور کلی رابطه زیر در ترازنامه حسابداری بر قرار است:

سرمایه + بدهی = دارایی

رابطه بالا و ترازنامه در حسابداری خرید و فروش، به صورت وضعیت مالی شهرت دارد.

فرآیند حسابداری خرید در کشورهای پیشرفته

امروزه نقش مهم کشورهای پیشرفته در پیشرفت حوزه حسابداری به خوبی دیده می‌شود و همچنین می‌توان گفت درآمیخته شدن حسابداری با تجارت الکترونیک و استفاده از نرم افزار شرکتی پیشرفته، در توسعه این کشورها در حوزه حسابداری بی تاثیر نیست.

فرآیند حسابداری خرید در کشورهای پیشرفته مبحث طولانی و مهمی است که طبق استانداردهای بین المللی صورت می‌گیرد؛ اما در این بخش به شرح دو مورد از روش‌های مرسوم خرید بین المللی اشاره می‌کنیم:

• • خرید متقابل (Purchase Counter): در خرید متقابل واردات یک نوع کالا با صادرات نوعی دیگر انجام می‌شود و در این حالت صادر کننده وجه خود را به وسیله حواله از خریدار دریافت می‌کند.

طبق این عمل به خریدار فرصت داده می‌شود که به تعهدات متقابل خود که باید نقدا تسویه شود عمل کند وگرنه مشمول پرداخت جریمه خواهد بود.

• • معاملات خرید مجدد (Transactions Switch): این گونه معاملات از معاملات ارزی است که برای مبادلات بین المللی کالاهای تجاری، تسهیلات مالی فراهم می‌آورد.

وظایف حسابدار فروش در شرکت‌های موفق

تمامی کسب و کارها به یک حسابدار فروش، برای پیگیری امور فروش محصولات خود نیاز دارند و به طور کلی وظایف حسابدار فروش شامل وظایف نظارتی، ثبت خرید و فروش کالا در حسابداری و تهیه گزارشات و ساماندهی آن‌ها است.

دقت و کارآیی در این وظایف رابطه مستقیمی با موفقیت شرکت دارد، وظایف حسابدار فروش در هر یک از حوزه‌های تخصصی، کنترلی، هماهنگی و گزارش‌دهی شامل موارد ذکر شده در تصویر زیر می‌یاشد.

وظایف حسابدار فروش در شرکت های موفق

از دیگر وظایف حسابدار فروش در شرکت‌های موفق علاوه بر موارد ذکر شده در تصویر، ثبت گزارشات میزان فروش کل محصولات یا خدمات و ثبت گزارشات سود خالص حاصل از درآمدها و فروش می‌باشد.

نتیجه گیری

امروزه حسابداری خرید و فروش در تمامی موسسات بازرگانی، فروشگاه‌های عمده و خرده فروشی به کار گرفته می‌شود و از این جهت ثبت دقیق حساب‌های خرید و فروش و نحوه بدهکار و بستانکار کردن آن‌ها بسیار حائز اهمیت است و علاوه بر آن تخفیفات متنوعی که گاهی بنابر شرایط و برای کسب منافع تجاری در نظر گرفته می‌شود، به همراه برگشت‌ها باید به درستی ثبت شوند.

به یاد داشته باشید که یکی از مزایای حسابداری خرید و فروش، ساماندهی، دسترسی و اطلاع دقیق از موجودی کالا و سود دوره مالی خواهد بود که اغلب با استفاده از سیستم‌های پیشرفته مثل سیستم erp می‌توان دقت و سرعت بالایی را در این روند ایجاد کرد و در آخر شما عزیزان می‌‌توانید نظرات و سوالات خود را از طریق ثبت دیدگاه با ما در میان بگذارید.