3 ویژگی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

گسترش عملیات در هنگام توسعه شرکت‌ها و سازمان‌ها، منجر به افزایش پیچیدگی فرآیندهای شرکت می‌گردد و در نتیجه انجام تحلیل‌ها به صورت سنتی دشوار شده و نتایج به دست آمده قابل اتکا نخواهد بود، به همین علت بکارگیری سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی و نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی جهت مدیریت اتوماتیک و یکپارچه فرآیندهای شرکت الزامی می‌گردد.

در بحث مدیریت منابع انسانی، اطلاعات پرسنلی یکی از مهم ترین اطلاعات هر شرکت بوده که در تصمیم گیری مدیران نقش بسزایی دارد و یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران حفظ و نگهداری اطلاعات مذکور ‌می‌باشد، یکی از روش‌های حفظ اطلاعات استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی است.

در یک شرکت به وسیله سیستم ERP‌ بین واحدهای مختلف از جمله منابع انسانی، مالی، اداری و فروش یک نوع یکپارچگی اطلاعات ایجاد می‌گردد و در واقع این سیستم با جمع آوری و ساماندهی اطلاعات کلیدی کسب و کار به شرکت‌ها کمک می‌کند.

لازم به ذکر می‌باشد که در یک سیستم نرم افزاری، ماژول عبارت است از یک واحد مستقل قابل عملیات که بخشی از ساختار کلی نرم افزار مورد نظر را تشکیل می‌دهد.

اهمیت نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

به عنوان یک راهکار موثر نرم ‌افزاری، ERP برای حل مشکلات سیستمی بسیاری از شرکت‌ها ‌می‌باشد. زیرا نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی از طریق یکپارچه سازی اطلاعات، شرکت‌ها را در مقابل تغییرات ایجاد شده توانمند کرده و قابلیت رقابت پذیری شرکت‌ها را افزایش ‌می‌دهد، شرکت‌ها به دلایل زیر معمولا به سمت استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ERP گرایش پیدا می‌کنند:

• • نرم افزار‌های موجود توانایی پردازش اطلاعات با سطح تفصیلی بیشتر را نداشته و سهولت مورد نظر شرکت‌ها را فراهم نمی‌نمایند. اما نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی ERP دارای ویژگی مورد نظر بوده و توقع شرکت را برآورده می‌سازد.
  • باتوجه به اینکه سیستم مذکور نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی انسانی دارد، در نتیجه میان کاربران طرفداران بیشتری یافته است. زیرا یک کاربر ‌می‌تواند در پاسخ گویی به مشتریان زمان کمتری را صرف نماید.

3 مزیت اصلی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

هنگامی که فناوری جدیدی پا به عرصه وجود می‌گذارد، باید برتری‌هایی نسبت به فناوری‌های مشابه داشته باشد، تا استفاده کنندگان به سمت فناوری جدید سوق یابند. نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی نیز از این قاعده مستثنی ‌نمی‌باشد. مزیت‌های اصلی آن که می‌توان به عنوان دلایل اصلی خرید نرم افزار ERP نیز نام برد را در ادامه شرح می‌دهیم.

معرفی 3 مزیت اصلی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

1. ذخیره هزینه به صورت مستقیم و غیر مستقیم

برخی از فرآیند‌های پیچیده یک شرکت زمان بر بوده و زمان زیادی صرف انجام فرآیند‌های مذکور می‌گردد. نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی با ساده سازی و خودکار کردن این فرآیند‌ها، سبب صرفه جویی در زمان انجام کارها ‌می‌شود. کدام نرم افزار مدیریت فرایند را بخریم؟

علاوه‌ بر کاهش زمان انجام فعالیت، نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی فرآیند‌های اضافی که ارزش افزوده برای شرکت ایجاد نمی‌کند را حذف می‌کند.

سازمان‌ها و شرکت‌ها به علت فعالیت‌های گسترده، به اجبار بایستی از چندین نرم افزار جهت مدیریت برنامه‌ها استفاده نمایند و باتوجه به این که نرم افزار مذکور دارای ماژول‌های مختلفی است، قابلیت جایگزینی چندین نرم افزار را داشته و در نهایت این امر منجر به کاهش هزینه‌های شرکت می‌گردد.

2. وجود فرصت‌ها برای افزایش درآمد

استفاده از سیستم‌‌های ERPسبب ایجاد فرصت‌ها شده و در نتیجه منجر به افزایش درآمد می‌گردد. زیرا این سیستم‌ها موجب افزایش سرعت پاسخگویی به مشتریان، بهبود دقت پردازش سفارش‌ها و زمان تحویل آن‌ها به مشتریان می‌گردند.

نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی دارای یک پایگاه داده مرکزی بوده، که داده‌های مالی را ذخیره می‌نماید. همین امر سبب ‌می‌شود تا شناسایی محصولات و خدمات سودآور گشته، پیش‌بینی تقاضای مشتریان برای مدیران آسان‌تر شده و در نتیجه سبب بهبود جریان نقدینگی ‌می‌شود.

3. اثر بخشی بیشتر کسب و کار و کمک به نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات کارکنان در شرکت‌ها موجب اثر بخشی کسب و کار می‌گردد. زیرا مزایای زیر را به همراه دارد:

ویژگی‌های مشترک نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

ویژگی‌های مشترک نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی را می‌توان به شرح زیر نام برد:

• • ساختاری ماژولار داشته و هر شرکت براساس نیاز خود، ماژول‌های مورد نیاز را به سیستم خود اضافه می‌نمایند.
  • سیستم‌های مذکور علاوه بر داشتن پایگاه داده اصلی، ابزارهای مختلفی از جمله مدیریت مالی، تدارکات، مدیریت تولید و زمانبندی تولید را در اختیار شرکت قرار ‌می‌دهد.
  • سیستم‌های ERP قابلیت ارتقا را داشته و به همین علت جهت تحلیل کسب و کار، هوش تجاری و اتوماسیون گردش کارها نیز مجهز می باشند.

نحوه انتخاب نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

شاید از خود پرسیده باشید که چگونه می‌توان یک نرم افزار مناسب ERP انتخاب نمود. با رعایت موارد ذکر شده در تصویر زیر می توان نرم افزار مناسب را انتخاب نمود. همچنین در ادامه این مطلب در خصوص انتخاب نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی مواردی را شرح می‌دهیم.

نحوه انتخاب نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

دوره زمانی

در بحث پیاده سازی سیستم، یکی از مواردی که باید به آن توجه شود، بحث دوره زمانی است. یعنی مدت زمانی که طول می‌کشد تا سیستم پیاده سازی شود. باید زمان بندی دقیق پیاده سازی، منابع مورد نیاز برای پیاده سازی و در نهایت اختلالات عملکردی سیستم مشخص گردد.

سفارشی سازی در نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

باتوجه به این که هر شرکتی نیازهای جداگانه داشته، باید میزان توانمندی سیستم در شخصی سازی آن مطابق نیازها مشخص شود. همچنین زمان انجام شخصی سازی‌ها نیز باید مشخص گردد.

مدیریت پروژه به کمک نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

انتخاب نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی، در صورتی که به سوالات زیر پاسخ داده شود، برای شرکت آسان تر خواهد بود:

• • نحوه مدیریت پروژه توسط سرویس دهنده چگونه خواهد بود؟
  • آیا رابط مشخصی میان شرکت و سرویس دهنده انتخاب خواهد شد؟
  • اعضای تیم در زمان پیاده سازی سیستم چه افرادی خواهند بود؟
  • در صورت ایجاد مشکل مسئولیت پاسخ گویی با چه شخصی است؟
  • بازه زمانی پاسخ گویی و حل مشکلات به وجود آمده به چه میزان ‌می‌باشد؟

قابلیت استفاده

میزان کارایی سیستم قابل درک بودن آن برای کاربران مختلف باید مشخص شود. در صورتی که این سیستم برای کاربران نقش‌های مختلف، آسان و قابل درک باشد، تطبیق پذیری کاربران با سیستم افزایش یافته و در نهایت منجر به اجرای موفقیت آمیز نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی خواهد شد. لازم به ذکر است بدانید حکم کارگزینی طبق اطلاعات ثبت شده پرسنل صادر می‌شود. اما سوال است حکم کارگزینی چیست؟

هزینه‌های اشتراک چه تاثیری در انتخاب نرم افزار ERP دارند

در رابطه با انتخاب نرم افزار ERP علاوه بر قابلیت‌های نرم افزار پرسنلی، باید به بحث هزینه‌های اشتراک نیز توجه ویژه‌ای شود. از جمله این هزینه‌ها شامل موارد زیر هستند:

• • ساختار هزینه در خصوص اشتراک استفاده از سیستم مذکور باید مشخص شود.
  • هزینه‌هایی که به صورت پیش پرداخت و ماهیانه باید به حساب سرویس دهنده واریز گردد، بایستی به صورت صریح و روشن تفکیک گردد.
  • میزان هزینه‌های ناشی از اعمال تغییرات (مثلا افزایش مصرف) می‌بایست قابل محاسبه باشد.

یکی از نرم افزارهای ERP محبوب، که به یکپارچه سازی فرآیندهای سازمان می‌پردازد و امکان سفارشی سازی را برای کاربران فراهم می‌کند، نرم افزار ERP آرین سیستم می‌باشد.

هزینه‌های پروژه

در خصوص پیاده سازی نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی علاوه بر هزینه اشتراک، هزینه کلی پروژه نیز باید مدنظر قرار گیرد. در این خصوص باید به سوالات زیر پاسخ داده شود.

• • آیا در پیاده سازی سیستم هزینه‌های اضافی نیز باید پرداخت شود؟
  • در چه دوره‌ای امکان پرداخت هزینه‌های اضافی برای مشتریان لحاظ می‌گردد؟
  • در کدام قسمت پروژه الزام به توجه و اقدام از سوی شرکت وجود دارد؟

مهاجرت ساده و سریع داده‌ها به کمک نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

در خصوص استفاده از نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی، یکی از نکات مهم در مورد انتقال داده‌های موجود ‌می‌باشد. در رابطه با نحوه انتقال داده‌ها از سیستم‌های قدیمی به سیستم جدید، ابزارها و نرم افزارهای کمکی مورد نیاز باید اطلاعات کافی به دست آمده باشد. همچنین وظایف شرکت سرویس دهنده در رابطه با بررسی و حل پیچیدگی‌های انتقال داده‌ها، پاکسازی داده‌ها، حذف اضافات و داده‌های منقضی شده باید مشخص شده باشد.

به روزرسانی‌ها و نگهداری

به‌روزرسانی و نگهداری سیستم از جمله مسائلی است، که بعد از پیاده سازی آن در یک شرکت مورد توجه قرار می‌گیرد. نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی نیز از این قاعده مستثنی نبوده و باید شرکت سرویس دهنده در خصوص خدمات پس از فروش محصول اطلاعات کافی ارائه داده باشد. از جمله اطلاعات مورد نیاز به موارد زیر می‌توان اشاره نمود:

• • اقدامات مورد نیاز جهت ایجاد تغییرات بعد از پیاده سازی سیستم باید مشخص شود.
  • نحوه انجام تغییرات سیستم مانند شخصی سازی گزارش‌ها، تغییر تعداد کاربران، اضافه کردن ویژگی‌های جدید به صورت صریح و روشن توضیح داده شود.
  • تغییراتی که پرسنل شرکت و تغییراتی که برنامه نویسان و کارشناسان شرکت سرویس دهنده می‌توانند ایجاد کنند باید مشخص شود.

انعطاف پذیری پلت فرم

هنگامی که یک شرکت با صرف هزینه نسبت به خرید یک نرم افزار اقدام می‌‌نماید، انعطاف پذیری نرم افزار خریداری شده ‌می‌تواند راه گشای بسیاری از مشکلات ایجاد شده در حین کار باشد.

قبل از خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی، باید در خصوص انعطاف پذیری آن اطلاعات لازم کسب شود. با پرسش سوالات زیر از شرکت ارائه دهنده سرویس، شرکت ‌می‌تواند به اطلاعات مورد نیاز دست یابد.

• • برای شخصی سازی بیشتر سیستم، آیا شرکت سرویس دهنده ابزارهای مورد نیاز را در اختیار خریدار قرار ‌می‌دهد؟
  • در صورتی که شرکت تمایل به اضافه نمودن امکانات جدید به سیستم را داشته باشد، آیا برنامه کاربردی پیش ساخته‌ای در سیستم برای رفع نیاز مذکور وجود دارد یا خیر؟

آموزش نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

ضمن خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی شرکت سرویس دهنده بایستی در خصوص آموزش‌های حضوری، از راه دور و یا ارائه منابع آموزشی مورد نیاز، اطلاعات لازم را در اختیار خریدار قرار دهد. همچنین رایگان یا هزینه‌بر بودن آموزش‌های مورد نیاز، مدت زمان آموزش و دوره زمانی تکرار آموزش، از جمله اطلاعات مورد نیاز هر خریدار و مصرف کننده ‌می‌باشد.

نحوه ایجاد نمونه تجاری برای خرید ERP

در دهه‌های گذشته استفاده از سیستم ERP به علت پیچیدگی‌های موجود در پیاده سازی آن، اساسا برای شرکت‌های بزرگ قابل استفاده بود. اما امروزه با پیشرفت‌های صورت گرفته در این زمینه، سیستم‌های مذکور مدیریت کسب و کار را آسان‌تر نموده است. اگر اقدامات موثر قبل از خرید سیستم ERP انجام شود، این سیستم یکی از قدرتمند ترین فناوری‌های موجود جهت تقویت رقابت میان شرکت‌ها خواهد بود.

قبل از آن که شرکت بر روی یک محصول سرمایه گذاری نماید، باید از برگشت سرمایه خود در اثر استفاده از محصول خریداری شده اطمینان حاصل نماید.

شرکت ابتدا باید هزینه‌های خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی، برنامه ریزی، اجرا، آموزش و سپس هزینه‌های کاهش یافته حاصل از استفاده نرم افزار را براساس یک ارزیابی واقع بینانه، سنجیده و در نهایت تصمیم بگیرد.

برای ایجاد یک نمونه تجاری بایستی مشکلاتی که به واسطه استفاده از نرم افزار حل می‌گردد و مزایایی که قرار است شامل شرکت شود، در نظر گرفته شود. مزایایی که حاصل استفاده از سیستم ERP در کوتاه مدت، برای شرکت قابل ملموس خواهد بود را در تصویر زیر مشاهده می کنید.

مزایای قابل ملموس نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی

نتیجه گیری

یکی از نیاز‌های اساسی هر شرکت، استفاده از نرم افزار‌هایی با کارایی بیشتر و انعطاف پذیرتر ‌می‌باشد. زیرا شرکت می‌خواهد با انجام یک مرحله، هزینه خدمات بیشتری را دریافت نماید. به همین علت‌ باتوجه به گسترش زیر ساخت‌های مورد نیاز، شرکت‌ها برای انجام سریع و دقیق‌تر محاسبات، باید از سیستم برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) استفاده نمایند.

باتوجه به نیاز شرکت‌ها در خرید نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی در این مقاله ویژگی‌ها و مزایای اصلی و نحوه انتخاب یک نرم افزار ثبت اطلاعات پرسنلی شرح داده شده است. در پایان اگر سوال و یا نظری درباره این مقاله دارید از طریق ثبت دیدگاه با ما در ارتباط باشید.