ویژگی های اتوماسیون اداری و مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری یا خودکار سازی اداری، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است، ویژگی های اتوماسیون اداری قابلیت خودکارسازی فرآیندها را به سیستم اتوماسیون داده است و در واقع این سیستم مجموعه‌ای از روش‌های کاری و نرم افزار و سخت افزار رایانه‌ای است که برای ذخیره سازی داده‌های خام، مدیریت اطلاعات کسب و کار و انتقال الکترونیک تعریف می‌شود.

انجام دقیق و سریع کارهای اداری در کم‌ترین زمان و به بهترین شکل ممکن، جزء مهم‌ترین کارهای یک سازمان است که یک مدیر موفق به بهترین نحو آن را مدیریت می‌کند؛ پس با دیجیتالی کردن کارها و استفاده از ویژگی‌ها و مزایای اتوماسیون اداری به عملکرد کسب و کار خود بهبود می‌بخشد.

ویژگی‌ های اتوماسیون اداری کارآمد

بهترین راه برای مدیریت سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و صاحبان کسب و کارهای مختلف، صرف هزینه برای ساختن یک سیستم اتوماسیون اداری است؛ اما نکات و ویژگی‌ های اتوماسیون اداری خوب چیست؟ چه الزامی دارد که از سیستم اتوماسیون اداری استفاده کنیم؟

ویژگی‌‌ های یک نرم افزار اتوماسیون اداری کارآمد شامل موارد زیر می‌باشد:

مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری همانطور که از ویژگی‌هایی برخوردار است، مزیت‌هایی نیز دارد که مزایای اتوماسیون اداری شامل موارد زیر می‌باشد:

• • ایجاد حس رضایتمندی برای کارمندان و ارباب رجوع
  • امکان پیگیری کارها در هرمکان و زمانی
  • صرفه جویی و کاهش هزینه‌ها
  • کاهش خطا و افزایش دقت
  • امنیت اطلاعات مهم
  • تنظیم خودکار سامانه برای صرفه‌جویی در وقت

معایب اتوماسیون اداری

اکنون هم با ویژگی های اتوماسیون اداری آشنا هستیم و هم با مزایای اتوماسیون اداری اما همانطور که می‌دانید هر سیستمی، همانطور که دارای مزایایی می‌باشد، معایبی نیز دارد که معایب اتوماسیون اداری شامل موارد زیر می‌باشد:

• • زمان‌بر بودن آموزش نیرو
  • حذف روابط اجتماعی کارکنان
  • بروز آسیب‌های جسمانی
  • امکان نسبت دادن اشتباه پیش آمده به نقص سامانه

نقش سیستم اتوماسیون اداری در زندگی امروزه

امروزه تکنولوژی پیشرفت کرده و جایگزین مناسبی برای روش‌های سنتی می‌باشدو مدیران با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری و خودکار سازی بسیاری از مکاتبات اداری، قادر به‌ نظارت بهتر بر عملکرد پرسنل و باعث تسریع انجام کار مراجعه کنندگان می‌شوند.

از جمله مزایای اتوماسیون اداری، صرفه جویی در مصرف کاغذ است و دخالت غیر ضروری انسان را حذف می‌کند و همچنین خودکار شدن فرآیند‌ها باعث کاهش تجهیزاتی مانند چاپگر و فکس می‌شود.

مدیریت و نظارت بر فعالیت کارکنان توسط مدیران صورت می‌گیرد و ارباب رجوع به راحتی متوجه روند پیشرفت کار خود می‌شوند، در واقع می‌توان گفت اتوماسیون اداری شکل تکامل یافته دبیرخانه است.

دیگر مزایای اتوماسیون اداری برای کسب و کارها

سیستم اتوماسیون اداری کسب و کار‌ها، با استفاده از دستگاه‌های هوشمند، انتقال داده‌ها و کلیه اسناد مربوط به شرکت و مشتریان را بین سیستم‌ها و بدون حضور انسان‌ها ممکن می‌کند، از دیگر ویژگی های اتوماسیون اداری برای کسب و کارها به موارد زیر می‌توانیم اشاره کنیم:

• • به حداقل رساندن وقوع خطا و افزایش دقت
  • کاهش هزینه و بهره وری و سود بیشتر
  • صرفه جویی در مصرف منابع و زمان
  • آسان شدن ذخیره سازی داده‌ها و کنترل و نظارت اسناد
  • دسترسی به تمام داده‌ها و گزارش‌ها و توان اتخاذ تصمیم عاقلانه و آگاهانه تر
  • رعایت قوانین و بهبود فرآیند کسب و کار

کاهش رفت و آمدهای درون سازمانی با انجام مکاتبات کارکنان از طریق سیستم اتوماسیون اداری

افزایش صحت و دقت در فعالیت‌ها

افراد ممکن است در هنگام انجام فعالیت‌های روزانه دچار خطا شوند و تصحیح آن زمان‌بر بوده، یا حتی در خطاهای مالی ممکن است هزینه ایجاد بشود؛ اما یک سیستم اتوماسیون اداری خوب اشتباه نمی‌کند.

کاهش دخالت انسان، به حداقل رساندن خطا‌های ممکن، عدم ایجاد مشکلات امنیتی، جریمه و مجازات را می‌توان به عنوان مزایای بارز اتوماسیون اداری نام برد.

کاهش هزینه‌ها با اتوماسیون سازمانی

استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث صرفه جویی در هزینه‌های عملیاتی می‌شود، چرا که در پی خودکارسازی فرآیند‌ها، نیروی انسانی کمتری استخدام می‌شود و همین‌طور از ابزار و وسایل کمتری استفاده می‌شود، بدین طریق در پی کاهش هزینه‌های عملیاتی افزایش سود و بهره وری در شرکت را خواهیم داشت.

صرفه جویی در منابع‌ یکی از مزایای اتوماسیون اداری

اتوماسیون باعث کاهش استخدام نیروی انسانی، افزایش سود، بهره وری و دستاورد‌های شرکت می‌شود، به دنبال این موضوع کارکنان می‌توانند از زمان خود برای انجام کارهای با ارزش دیگر استفاده کنند و همچنین اسناد و اطلاعات زیادی در مقدار کمی حافظه ذخیره شده و دیگر نیازی به استفاده از مقدار زیادی کاغذ وجود ندارد.

مدیریت و ذخیره اطلاعات

آسان شدن ذخیره سازی داده‌ها و اسناد توسط کارکنان و ارباب رجوع از دیگر مزایای اتوماسیون اداری می‌باشد، مدیر می‌تواند در هر زمان و مکانی بر فعالیت کارکنان نظارت داشته باشد و به علاوه کنترل کاربران، با استفاده از امکانات ویژه‌ای که بر روی سیستم‌ها تعبیه شده وجود دارد.

مدیریت و ذخیره اطلاعات در سیستم اتوماسیون اداری حتی در سفر

افزایش تصمیم گیری آگاهانه

امکان دسترسی به داده‌ها، گزارش‌ها و تجزیه تحلیل‌ها، با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری وجود دارد، بدین طریق کاربران می‌توانند اهداف یک سازمان را سنجیده و آگاهانه تصمیم بگیرند.

سیستم اتوماسیون اداری برای کسب و کار‌ها بسیار مفید بوده، چرا که مجموعه‌ها می‌توانند شاخص‌های کلیدی عملکرد و همچنین شاخص های منابع انسانی و تجزیه و تحلیل داده‌ها را بررسی کرده، در نهایت ناکارآمدی مجموعه را شناسایی کنند و برای بررسی دقیق شاخص‌های کلیدی عملکرد در یک سازمان از نرم افزار منابع انسانی استفاده می‌شود.

مدیریت کارکنان و افزایش بهره وری

شکست، موفقیت و ارتقای بهره وری یک سازمان، بستگی به مدیریت سازمان و اهداف یک مدیر دارد، داشتن تمرکز و انگیزه کارکنان برای انجام وظایفشان و رسیدن به اهداف سازمان، زمانی محقق می‌شود که مدیر، یک برنامه با استراتژیک قوی داشته باشد. مشخص بودن وظایف کارکنان مسئولیت پذیری آن‌ها را افزایش می‌دهد.

دادن پاداش‌های مالی و غیرمالی باعث افزایش بهره وری می‌شود، بدین شکل که کارکنان انگیزه و انرژی بیشتری برای انجام کارها دارند. حضور کارکنان در گروه و پشتیبانی کردن کارکنان و آموزش آن‌ها نیز از مسئولیت‌های یک مدیر می‌باشد و لازم به ذکر می‌باشد که استخدام افراد متخصص با دانش و مهارت کافی برای انجام وظایف خود از جمله کارهایی است که یک مدیر باید انجام دهد.

نقش گزارش گیری در مزایای سیستم اتوماسیون اداری

تمام داده‌های موجود در یک اتوماسیون قابل مشاهده می‌باشد، افراد با جمع‌آوری این داده‌ها و ارائه خلاصه‌ای از آن‌ها به مدیران در آسان شدن تحلیل داده‌ها و بررسی روند پیشرفت سازمان، کمک می کنند.

چرا باید از ویژگی های اتوماسیون اداری استفاده کرد؟

سازمان‌ها از افرادی تشکیل شده اند که به صورت فردی یا گروهی برای رسیدن به اهداف تعیین شده تلاش و همکاری می‌کنند، مدیریت درست افراد در سازمان، باعث می‌شود تا امور سازمان بهتر انجام گیرد و افراد باهم تعامل بیشتری داشته باشند. در ادامه با اهمیت اتوماسیون اداری، برای مدیریت بهتر سازمان آشنا می‌شوید.

کاهش جابجایی نامه های درون سازمانی از طریق انجام مکاتبات توسط سیستم اتوماسیون اداری

• • کارها در زمان تعیین شده انجام نمی‌شود: از مزایای سیستم اتوماسیون اداری این است که می‌توان در هر زمان و مکانی به راحتی از آن استفاده کرد و همچنین می‌توان برای هرکار یادآور تنظیم نمود تا کار‌ها به موقع انجام شوند؛ به علاوه مدیر می‌تواند با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، به راحتی گزارش روند انجام کار و تاخیرات را پیگیری کند.

• • حضور افراد در محل برای پیگیری کارها: اگر به هر دلیلی نتوانید در سازمان حضور پیدا کنید، با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، می‌توانید هر کار مهمی که دارید را در لحظه پیگیری کنید یا حتی می‌توانید کار را به افراد مختلف بسپارید و از آن‌ها نتیجه‌ را درخواست کنید.

• • عدم دسترسی به اطلاعات مورد نیاز در مواقع نیاز: دسترسی به اطلاعات در زمان کوتاه به دلیل وجود آن‌ها در زونکن‌ها، پوشه‌ها و یا حتی در سیستم اشخاص با مشکل مواجه است  و حتی گاهی دسترسی به برخی اطلاعات ضروری بسیار مشکل است.

به همین جهت برای دسترسی به اطلاعات در کوتاه ترین زمان ممکن از اتوماسیون اداری استفاده می‌شود، همچنین تمام کارکنان می‌توانند داده‌ها را به راحت ترین شکل ممکن و بسیار اصولی در سیستم اتوماسیون اداری ذخیره کنند.

• • عدم دسترسی به اطلاعات در غیاب شخص مسئول: اگر مدیر سازمان در غیاب یک شخص مسئول به یک نامه یا اطلاعات نیاز داشته باشد، نمی‌تواند بدون حضور آن شخص به آن اطلاعات دسترسی پیدا کند؛ در حالی که از طریق سیستم اتوماسیون اداری باوجود قابلیت سطح دسترسی، مدیران مانعی برای بررسی اطلاعات اداری کارکنان در صورت نبود آن ها ندارند.

برخی از بزرگترین مزایای اتوماسیون اداری گردش کار

اتوماسیون گردش کار دارای مزایایی می‌باشد که ما قصد داریم در ادامه 6 ویژگی یک پلتفرم اتوماسیون گردش کار بسیار موثر را شرح دهیم.

1. سازنده بصری: اتوماسیون گردش کار با یک فرم ساز آسان (یا ابزار طراحی گردش کار) برای استفاده آغاز می‌شود و به پایان می‌رسد، یک پلتفرم اتوماسیون موثر از فناوری بصری استفاده می‌کند که هر کسی می‌تواند بر آن مسلط باشد، مانند فرم ساز کشیدن و رها کردن و همچنین این فرم ساز شامل ویژگی‌های چابکی است که امکان تکرار سریع را فراهم می‌کند، مانند ابزارهای پیش‌نمایش و ویرایش.

2. کنترل‌های دسترسی: افزایش دقت داده‌ها می‌تواند یک مزیت بزرگ در اتوماسیون گردش کار باشد، بهترین نرم افزار اتوماسیون به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را از طریق عملکرد کنترل دسترسی دقیق نگه دارید، بدین طریق می توانید مراحل گردش کار را به کاربران خاصی اختصاص دهید و تعیین کنید که چه کسی می‌تواند هر مرحله را مشاهده و ویرایش کند.

3. هشدارهای شرکت کننده: برای این‌که گردش کارتان به آرامی حرکت کند، ابزاری را اجرا کنید که در هنگام نیاز به فعالیت کاربران، پیام یا هشداری را برایشان ارسال کند. یکی از راه های اطلاع رسانی، ارسال ایمیل‌های اعلان ساده به محض آماده شدن مرحله گردش کار برای کاربران است، بدین شکل کاربر می‌تواند بلافاصله مرحله را تکمیل کند.

4. ادغام‌های مرتبط: ابزارهایی که می‌توانند گردش کار شما را کاملاً خودکار کنند، فراتر از خود نرم افزار اتوماسیون گردش کار، مؤثرترین هستند. ابزاری را بیابید که به طور یکپارچه به پلتفرم‌های دیگر متصل شود، تا داده‌های شما را به جایی که باید ارسال کند.

5. ردیابی گردش کار: توانایی نظارت بر گردش کار و شناسایی سریع گلوگاه‌ها ارزشمند است، نرم افزار موثر اتوماسیون گردش کار ویژگی‌هایی را ارائه می‌دهد که در گردش کار شما قابل مشاهده است مانند تایمر مرحله برای نشان دادن مدت‌زمان انجام هر مرحله، یا نشانگر پیشرفت برای نمایش مرحله فعال در یک لحظه خاص.

6. امنیت داده‌ها: این روزها نقض امنیت داده‌ها رایج شده است؛ بنابراین مهم است که مطمئن شوید نرم افزار اتوماسیون گردش کار شما ویژگی‌های امنیتی کلیدی را ارائه می‌دهد، برای محافظت از داده‌هایی که جمع‌آوری می‌کنید، از نرم‌افزاری استفاده کنید که دارای امنیت مرورگر، رمزگذاری پایگاه داده و محافظت از رمز عبور است. در واقع امنیت داده‌ها یکی از ویژگی های اتوماسیون اداری می‌باشد که بسیار حائز اهمیت است.

مزایای اتوماسیون اداری آرین سیستم

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم در دو نسخه تحت وب و تحت ویندوز ارائه می‌شود، با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب آرین سیستم، پرسنل سازمان حتی می‌توانند در هنگامی که در سازمان حضور ندارند، با ورود به نرم افزار از طریق اینترنت، کارهای مربوط به خود را که نیاز به ثبت در نرم افزار دارد انجام بدهند.

برای بررسی امکانات و توانایی‌های ویژه نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم و همچنین بررسی دموی این نرم افزار، حتما به صفحه نرم افزار اتوماسیون اداری مراجعه نمایید. دقت داشته باشید حکم کارگزینی با نرم افزار اتوماسیون اداری صادر نمی‌شود، در پاسخ به سوال حکم کارگزینی از کجا بگیریم باید گفت این حکم با نرم افزار پرسنلی و احکام صادر می‌شود.

نرم افزار اتوماسیون اداری آرین سیستم، با خودکار سازی و سیستماتیک نمودن فرآیندهای ارسال و دریافت نامه‌های اداری درون سازمانی و برون سازمانی، ایجاد برنامه ریزی و یادآوری‌های برگزاری جلسات موجب کاهش فرآیندهای کاغذی در مکاتبات اداری و صرفه جویی در زمان و هزینه نیروی انسانی شرکت‌ها گشته است.

از جمله مهم ترین مزایای اتوماسیون اداری آرین سیستم به موارد زیر می‌توانیم اشاره کنیم:

• • امکان تعریف نامحدود انواع فرمت نامه‌های مختلف به دلخواه مشتریان
  • امکان تعریف امضاء مشخص افراد برای نامه‌ها
  • امکان تعریف جانشین کارتابل در بازه زمانی و با دسترسی‌های مشخص
  • انجام مکاتبات اداری فارغ از محدودیت‌های جغرافیایی
  • امکان ایجاد ارتباط با پست الکترونیکی کاربران
  • ارائه گزارشات به دو صورت آنلاین و آفلاین
  • امکان محدود نمودن دسترسی مشاهده نامه‌های دبیرخانه‌ها برای کاربران
  • قابلیت ثبت و ایجاد یادآوری و برای جلسات شرکت و قرار ملاقات‌ها

گسترش استفاده از ویژگی های اتوماسیون اداری

با پیشرفته شدن روابط تجاری، سازمان‌ها از سیستم‌های زیادی استفاده می‌کنند تا تمام اطلاعات را ذخیره کنند، سپس با استفاده‌‌ بهینه و پردازش داده‌ها در جهت جلب رضایت مشتریان، اطلاعات را عرضه می‌کنند.

پیشرفت اقتصاد در سطح جهانی، لزوم استفاده از سیستم‌ اتوماسیون باتوجه به ویژگی های اتوماسیون اداری را دوچندان کرده است، استفاده از ویژگی های اتوماسیون اداری در سازمان‌ها، ثبت و مدیریت داده‌ها آسان‌تر و سریع‌تر انجام شده و درصد احتمال وقوع اشتباه به کمترین حد ممکن می‌رسد.

آینده ای روشن برای سازمان های استفاده کننده از اتوماسیون اداری

نتیجه گیری

با پیشرفت تکنولوژی، مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها برای کارایی و بهره‌وری بیشتر به سراغ استفاده از سیستم‌های اتوماسیون اداری می‌روند، چراکه استفاده از این سیستم‌ها موجب صرفه جویی در هزینه‌ها و منابع می‌شود. از طرفی در زمان کوتاه تر کارهای بیشتر با دقت بالا صورت می‌گیرد و مدیران در هر زمان و مکانی توان کنترل و مدیریت کارکنان خود را دارند.

توسط سیستم اتوماسیون و ویژگی های اتوماسیون اداری شما شاهد پیشرفت مدیریت خود می‌شوید، چراکه استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب محدودیت جغرافیایی و زمانی ندارد. در پایان اگر سوال و یا نظری درباره مزایای اتوماسیون اداری دارید، حتما از طریق درج دیدگاه با ما در ارتباط باشید.