نقش ERP در سازمان‌ های بزرگ و تاثیر ERP بر کسب و کارها

erp در سازمان های بزرگ چه نقشی دارد؟ در سال­‌های اخیر با رشد فناوری، در رابطه با دیجیتالی شدن کسب و کارها و سازمان‌­ها، سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار ERP نقش مهمی داشته است و علت استقبال شرکت­‌ها و سازمان­‌ها از این نرم افزار ایجاد تحول چشم­گیر در سبک مدیریت و کسب و کار سازمان‌ها می‌باشد.

ERP در سازمان های بزرگ با ویژگی‌­هایی که در خود دارد، منجر به ارتقا کارآیی علملیاتی سازمانی می­‌شود؛ زیرا این بسته نرم افزاری، ترکیبی از ماژول­‌های نرم افزاری مختلفی از جمله حسابداری، مدیریت سرمایه انسانی یا Human capital، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت ردیابی سفارش‌­ها است.

نقش ERP در سازمان‌ های بزرگ

ERP در سازمان‌­هایی مورد استفاده قرار می­‌گیرد که قصد دارند عملکردهای تجاری خودشان را در یک سیستم متمرکز و یکپارچه مدیریت کنند؛ زیرا این سیستم تمامی ورودی­‌های خود را در یک پایگاه داده ذخیره کرده و تمامی قسمت­‌های سازمان می­‌توانند از آن اطلاعات استفاده کنند.

یکپارچه سازی فرآیندهای ERP در سازمان های بزرگ

یکی از ویژگی‌­های ERP در سازمان های بزرگ و شرکت‌­ها یکپارچه سازی فرآیند­ها است و منظور از یکپارچه سازی فرآیندها این است که سیستم ERP تمامی فعالیت‌­های سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی، تولید، فروش و مشتریان را در بر گرفته و نیاز به سیستم‌­ها و نرم افزارهای مجزا نیست.

بهبود تصمیم گیری­ های مدیریتی

با توجه به اینکه تمامی فرآیندهای سازمانی به صورت تجمیعی و در یک پایگاه داده ذخیره می­‌شود و یا به عبارت دیگر همان یکپارچه سازی صورت می­‌گیرد، گزارش­‌های مدیریتی و تجزیه و تحلیل آن‌­ها آسان­‌تر و امکان­‌پذیرتر شده و در نهایت این امر منجر به بهبود تصمیم گیری‌­های مدیریتی می­‌شود.

کاهش هزینه و افزایش بهره وری

اقداماتی همچون ثبت ساعات کار پرسنل، ثبت سفارش‌­ کالا و نظارت بر موجودی مواد اولیه به صورت سنتی از جمله اقدامات زمان­بر، خسته کننده و هزینه بر است؛ با استفاده از سیستم ERP تمامی اقدامات مذکور به صورت سیستمی انجام شده و علاوه بر صرف انرژی کارکنان بر سایر بخش‌­ها و کاهش خطاهای انسانی منجر به کاهش هزینه و افزایش بهره وری می­‌شود.

بهبود مدیریت ارتباط با مشتری

ERP، شرکت‌­ها یا سازمان­‌ها را قادر می­‌سازد تا با ردیابی و شناسایی ترجیحات فردی مشتریان، شناخت نیازهای مشتریان و پاسخگویی به موقع به نیازهای آن‌­ها، سطح تعاملات خود با مشتری را تنظیم کنند.

نتیجه این امر بهبود مدیریت ارتباط با مشتریان و در نهایت حفظ مشتری، کاهش هزینه­ های بازاریابی و به طور کلی فروش بیشتر خواهد شد.

انعطاف پذیری و مقیاس پذیری

سیستم ERP برای سازمان ­های بزرگ و شرکت‌های کوچک و متوسط طراحی شده و قابلیت پیاده سازی در تمامی این شرکت­‌ها را دارد؛ مدیریت شرکت‌­های کوچک می­‌توانند از این سیستم استفاده کنند و به علت قابلیت مقیاس پذیری و انعطاف پذیری  سیستم، با پیشرفت و توسعه شرکت احتیاجی به تغییر سیستم نخواهد بود.

تصمیم گیری هوشمند با erp موجب کاهش ریسک تصمیم گیری می‌شود

تصمیم‌گیری هوشمندانه با ERP در سازمان‌ های بزرگ و کوچک

ERP سازمانی، اتصال سریع و آسانی بین نرم افزارهای سازمانی ایجاد می­‌کند و این برقراری ارتباط منجر به دسترسی سریع به داده ‌های مورد نیاز می­‌شود و علاوه بر دسترسی به داده ‌ها، گزارش­‌های مورد نیاز مدیران نیز قابل دریافت است و نتیجه این اقدامات این است که مدیران می­‌توانند در زمان کم‌تر تصمیم‌گیری هوشمندانه‌­ای داشته باشند.

دسترسی به اطلاعات یکپارچه

علت دسترسی افراد مختلف به اطلاعات یکسان در سازمان دارای سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی، یکپارچه بودن سیستم ERP با سایر نرم افزارها و سیستم­ های موجود است؛ مزیت این دسترسی آگاهی افراد از وضعیت سازمان بوده که نتیجه آن تلاش افراد برای بهبود شرایط و پیشرفت کلی سازمان است.

تصمیم گیری مبتنی بر داده

در یک سازمان هر فردی نمی­‌تواند مطابق میل خود تصمیم گیری کند و اگر تصمیم­ گیری مطابق داده­‌های موجود و در راستای اهداف سازمان باشد، آنگاه همه با هم به سمت اهداف مشخص شده حرکت خواهند کرد و از ویژگی­‌های سیستم ERP ارائه داده­‌های مورد نیاز در کم‌ترین زمان ممکن است.

کاهش ریسک تصمیم گیری

هنگامی که یک تصمیم با دسترسی کامل به اطلاعات مورد نیاز باشد و از طرفی تصمیم اتخاذ شده مبتنی بر داده‌­های موجود و قابل دفاع و اثبات باشد، در نتیجه تصمیمات اخذ شده می­‌تواند موثر واقع شود؛ به همین علت با تکیه بر سیستم ERP ریسک تصمیم گیری در سازمان کاهش می­ یابد.

برتری‌های ERP نسبت به نرم‌افزارهای مستقل

برتری­‌هایی که ERP نسبت به نرم‌افزارهای مستقل دارد، حاصل به اشتراک گذاری اطلاعات و استانداردسازی داده ­ها است و نرم افزارهای مستقل به راحتی نمی‌­توانند اطلاعات سایر نرم­ افزارها را دریافت و یا تحلیل کنند، از طرفی پیاده سازی هر نرم افزار مستقل هزینه‌­های زیادی برای شرکت در پی دارد.

به طور کلی برتری‌های ERP نسبت به نرم‌افزارهای مستقل به شرح موارد زیر می‌باشد:

مشکلات نرم‌افزارهای مستقل در سازمان‌های بزرگ

استفاده از نرم‌افزارهای مستقل در سازمان‌های بزرگ به علت تعدد نرم افزار می­‌تواند مشکلات زیر را در پی داشته باشد:

• • هزینه‌های بالای نگهداری و پشتیبانی سیستم ­ها و نرم افزارها
  • تاخیر و کندی در تبادل مکاتبات
  • محدودیت در پیگیری و پیگرد مکاتبات (پیگیری گردش مکاتبات)
  • انجام عملیات تکراری
  • مشکلات امنیتی کل سازمان
  • طولانی شدن روند جمع آوری داده­ ها و تهیه گزارش­ های مدیریتی

چالش‌های رایج رشد در سازمان‌های بزرگ

رشد و توسعه سازمان حاصل داشتن استراتژی کسب و کار، بازاریابی موفق، رشد و توسعه پرسنل سازمان، مدیریت صحیح، فروش و تکنولوژی مورد استفاده است و حال اگر در هر بخشی از موارد یاد شده مشکلی به وجود بیاید، به عنوان چالش رشد سازمان تلقی می­‌شود.

بنابراین سازمانی که می‌­خواهد رشد داشته باشد و به اهداف از پیش تعیین شده دست پیدا کند باید مشکلات هر بخش را شناسایی و در راستای بهبود مشکلات اقدامات موثر را انجام دهد؛ به عنوان مثال سازمانی که در بخش نرم افزاری و یکپارچگی اطلاعات دارای مشکلات عدیده‌­ای می‌باشد، مناسب­‌تر آن است که از سیستم ERP استفاده نماید.

چگونه ERP به سازمان شما کمک می‌کند تا بزرگ‌تر شود؟

ERP با تکیه بر مزایایی که دارد در رشد و توسعه سازمان کمک قابل توجهی می­‌کند، از جمله این مزایا به مواردی همچون یکپارچگی فرآیند­ها، افزایش کارآیی، دسترسی بهتر به اطلاعات، کمک در تصمیم ­گیری­‌ها، کاهش خطاهای انسانی، کاهش هزینه، صرفه جویی در زمان، افزایش تعاملات و ارتباطات می‌­توان اشاره کرد.

به بیان ساده ­تر استفاده از ERP برای سازمان­ های بزرگ و کوچک موجب افزایش کارآیی بخش­‌های مختلف سازمان شده و همچنین میزان شفافیت میان اشخاص درون سازمانی یا پرسنل و برون سازمانی بیشتر شود.

علاوه بر این استفاده از این سیستم موجب کاهش ­هزینه­‌های مختلف از تولید تا توزیع شده و در نهایت تمامی این عوامل منجر به گسترش و بزرگ شدن سازمان می­‌شود.

تاثیر و نقش erp بر کسب و کارها

نرم افزار ERP برای کسب و کارهای کوچک

شاید در نگاه اول به این نتیجه رسید که ERP  برای سازمان­ های بزرگ مناسب است، اما باید در نظر داشت که ERP برای کسب و کارهای کوچک که به سرعت در حال رشد هستند، در بخش‌های مدیریت تولید، انبار، حسابداری و نیروی انسانی می­‌تواند نقش قابل توجهی داشته باشد.

کسب و کارهای کوچک برای این‌که از ERP  استفاده کنند، باید ابتدا نیاز سنجی دقیق صورت بگیرد و مدیران به این نتیجه برسند که این سیستم می­‌تواند مشکلات آن­‌ها را حل کند و در صورتی که بدون بررسی نسبت به استفاده از ERP  اقدام شود، نه تنها مشکلاتی حل نمی­‌شود بلکه چالش ‌هایی نیز برای شرکت در پی خواهد داشت.

چالش‌ها و نگرانی­ های کسب و کارهای کوچک

قیمت بالای خرید نرم افزار و هزینه سخت‌افرار مورد نیاز برای استقرار ERP از جمله نگرانی­‌های اصلی کسب و کارهای کوچک در استفاده از ERP است و برای حل این نگرانی و چالش ابتدا باید شرکت نیازسنجی دقیقی انجام بدهد و در نهایت در صورتی که استفاده از ERP الزامی به نظر رسید م‌ی­تواند از نرم افزار ERP ابری استفاده نماید.

عمده نگرانی­ ها و چالش‌های پیاده‌سازی سیستم ERP برای کسب و کارهای کوچک شامل موارد زیر است:

• • هزینه بالا و زمان بر بودن پیاده سازی سیستم
  • مشکلات انتقال داده‌ها و اطلاعات از سیستم‌های قدیمی به سیستم ERP
  • ایجاد مشکلات در زمینه آموزش پرسنل
  • مقاومت و مخالفت سازمانی در برابر تغییر در فرآیندها و علاقه به حفظ سیستم قدیمی
  • یکپارچه‌سازی سایر سیستم‌های موجود در شرکت با ERP

سیستم erp در سازمان‌های به صورت ترکیبی، درونی و ابری می‌باشد

مهم ترین نکات برای انتخاب یک نرم افزار ERP

شرکت­‌ها و سازمان­‌ها با انتخاب نرم افزار ERP مناسب به دنبال افزایش بهره‌وری فرآیندهای تجاری هستند و در صورتی که در انتخاب این نرم افزار دقت لازم صورت نگیرد، علاوه بر عدم دستیابی به اهداف تعیین شده، سازمان یا شرکت متحمل هزینه‌های جبران ناپذیری نیز خواهد شد.

مهم ترین نکات برای انتخاب یک نرم افزار ERP به شرح موارد زیر است:

• • انتخاب نرم افزار متناسب با ویژگی‌ها و عملکردهای سازمان یا کسب و کار مورد نظر
  • اطمینان از هماهنگی و همسویی پرسنل در جهت استفاده از نرم افزار ERP
  • قابلیت یکپارچه سازی نرم افزار ERP انتخاب شده با سایر نرم افزارهای موجود در سازمان
  • بررسی سوابق، قیمت، خدمات پشتیبانی و امنیت داده شرکت­‌های ارائه دهنده نرم افزار ERP

نتیجه گیری

امروزه تمامی سازمان­‌های بزرگ، کسب و کارهای کوچک و متوسط در تلاش هستند تا ضمن انجام فرآیند کاری به بهترین نحو ممکن، هزینه ‌های خود را کاهش و در نهایت افزایش بهره ­وری و افزایش درآمد داشته باشند؛ در این راستا تکنولوژی نیز به یاری آن­‌ها آمده و ERP برای سازمان های بزرگ و شرکت­‌های کوچک و متوسط طراحی، تولید و روانه بازار شده است.

استفاده از ERP برای سازمان های بزرگ حلال بسیاری از مشکلات است؛ اما اقدام بدون مطالعه و برنامه ریزی در استفاده از ERP منجر به مواجه شدن سازمان با مشکلات بیشتری می‌­شود. در انتها اگر سوالی در خصوص نقش ERP در سازمان های بزرگ و نقش ERP بر کسب و کارها دارید می‌توانید در ازطریق دیدگاه با ما در میان بگذارید.