فضای فیزیکی جهت بایگانی اسناد و وجود امکانات کافی برای پیوست جزو ضروریاتی‌ست که در صورت نبود آنها ممشکلاتی را برای بخش اداری سازمان ایجاد می‌کند. استفاده از نرم افزار آرشیو اسناد برای بایگانی و پیوست مدارک مربوط به اسناد در سازمان ها، راهکار مناسب می‌باشد. نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم موجب کاهش هزینه های ناشی از اشغال فضا در سازمان خواهد شد. تعریف سطوح مختلف دسترسی به آرشیو و بایگانی اسناد، مشاهده گردش اسناد و قابلیت ارجاع اسناد دسته بندی شده در نرم افزار مدیریت اسناد از مواردی می‌باشد که به منظور کنترل دقیق تر اسناد بایگانی شده در این زیر سیستم تعریف شده است.
نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم ضمن حفظ و نگهداری اسناد به صورت سیستمی، از استهلاک و تخریب آن جلوگیری کرده و باعث کاهش هزینه‌های سازمان شما می‌شود. سیستم بایگانی آرین سیستم به مدیران سازمان کمک خواهد کرد تا کلیه اسناد خود را به وسیله نرم افزار مدیریت اسناد طبق سلیقه سازمانی طبقه بندی و آرشیو کنند.
انجام اتوماتیک عملیات بایگانی اسناد
نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم به منظور انجام خودکار بایگانی اسناد سازمانی و بهبود بخشیدن به مدیریت اسناد سازمانی به کمک نرم افزار مدیریت اسناد روی کار آمده است. در نرم افزار بایگانی اسناد، کلیه اطلاعات صادر شده و داخلی از همان ابتدای کار به صورت دیجیتال تولید شده و ثبت می‌شوند.
قابلیت تعریف و مدیریت دسترسی‌های مختلف
قابلیت بایگانی اسناد مختلف از جمله اسناد مالی، پرونده‌های پرسنلی و … نیز از دیگر قابلیت‌های منحصر به فرد نرم افزار بایگانی اسناد آرین سیستم می‌باشد، که در کنار آن امکان تعریف مدیریت دسترسی به هریک از گروه‌های اسناد و یا دسترسی به اسناد به صورت تکی برای پرسنل وجود دارد. بدین طریق می‌توانید امنیت اطلاعات اسناد بایگانی شده افزایش پیدا می‌کند.
قابليت تعريف انواع فيلدهای اطلاعاتي برای نگهداری اطلاعات آرشیو اسناد (از قبیل فیلد عدد، تاریخ شمسی و میلادی، متنی)
قابلیت تعریف فيلدهای اجباری و يا غير تكراری برای جلوگيری از اشتباه و دوباره کاری در ورود اطلاعات
قابلیت ايجاد و تعریف انواع پرونده‌های سازمان از قبیل اداری، پرسنلی، مالی و …
قابلیت شماره گذاری هر یک از پرونده‌ها با قابلیت تعیین الگوی شماره گذاری
قابلیت ورود اطلاعات و ذخیره انواع سند در هر یک از پرونده های تعریف شده سازمان
قابلیت پیوست انواع فرمت های فایل در پرونده و مشاهده آنها از طریق نرم افزار
ارتباطات درون سازمانی و ارسال نامه‌ها و پیام‌های کارکنان در سازمان ازطریق سیستم اتوماسیون اداری انجام می‌شود. حال برخی از نامه‌ها و پیوست پیام‌های درون سازمانی کارکنان باید بایگانی بشوند، که در آینده هم به راحتی قابل دستیابی باشند.
ثبت مکانیزه نامه‌های اداری و ارجاع و پیگیری کارها، از طریق ارتباط اتوماسیون اداری با سیستم آرشیو بایگانی اسناد انجام می‌گیرد. در واقع مخزن دسترسی به اطلاعات اتوماسیون اداری، نرم افزار آرشیو است. بنابراین این دو نرم افزار بایکدیگر ارتباط متمرکز دارند.
در صورتی که نیاز به مشاوره در زمینه خرید نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم دارید با ما تماس بگیرید تا مشاوران ما راهنمای شما در خصوص امکانات و ویژگی های سیستم آرشیو اسناد باشند.
بله، با توجه به همه گیر شدن فضای مجازی و سرعت رشد اینترنت و دسترسی آسان و بهره گیری از مزایای قابل حمل بودن، آرین سیستم تمامی نرم افزارهای مالی و اداری خود را به صورت تحت وب نیز ارائه کرده است. نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم نیز از این قاعده مستثنی نمی باشد و به جرات یکی از بهترین نرم افزارهای تحت وب ارائه شده در بازار نرم افزارهای مالی اداری می باشد.
ساختار لایه ای نرم افزار آرشیو اسناد آرین سیستم این امکان را به مدیران ارشد سازمان ها می دهد، تا با تعیین سطح دسترسی به کارمندان قسمت بایگانی و یا سایر کارمندان بخش دیگر از امنیت اطلاعات مدارک و اسناد بایگانی شده اطمینان خاطر داشته باشند. تعریف سطوح دسترسی مختلف در نرم افزار مدیریت آرشیو باعث تمرکز بیشتر مدیران در قسمت بایگانی می شود.
یکی از مراحل برای نگهداری اسناد و اطلاعات، طبقه بندی اسناد می‌باشد. این طبقه بندی از نظر بایگانی منجر به تقسیم بندی اسناد به دسته هایی می شود که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد. حال می‌تواند این نگهداری در سه حالت از منطقی ترین طبقه بندی‌ها صورت گیرد که عبارتند از:
نرم افزار مدیریت اسنادی که برای شرکت شما سفارشی سازی شده باشد، یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت و صرفه جویی در زمان می‌باشد. DMS های قدرتمند شناسایی اسناد مرتبط با یک کلمه یا عبارت را امکان پذیر می‌نمایند و به عبارت دیگر قابلیت جستجوی تمام متن را ارائه می‌نمایند. در نرم افزار مدیریت اسناد قابلیت تعریف شناسنامه اسناد برای یک فایل یا پوشه وجود دارد. یکپارچگی با دیگر نرم افزارهای کاربردی سازمان، می‌تواند دسترسی به اطلاعات مهم را تسهیل نماید DMS فرصت دسترسی به اسناد را از راه دور فراهم می نماید و به عبارت دیگر تا زمانی که دسترسی به اینترنت وجود دارد، اسناد از هر نقطه ای قابل دسترسی می باشند.
