تعریف ERP
نرم افزار ERP چه کمکی به سازمانها میکند؟ مطمئنا بارها نام ERP را شنیدهاید و ممکن است با کاربرد آن نیز آشنا باشید، اما به طور تخصصی و علمی میتوانید پاسخ دهید که ERP به چه معناست؟ سیستم ERP که مخفف واژهی Enterprise Resource Planning میباشد، به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی میباشد، البته این برنامه ریزی تنها شامل یک بخش سازمان نیست و طیف وسیع و گستردهای از سازمان را دربرمیگیرد.
تاریخچه ERP
وقتی با معنای هر چیزی آشنا میشویم، دوست داریم از تاریخچه آن نیز بدانیم تا اطلاعاتمان را در خصوص مفهوم واژه کامل کنیم. پیدایش و تاریخچه استفاده از سیستمهای ERP به دهه 1960 میلادی برمیگردد، دقیقا زمانی که اولین سیستمهای مکانیزه مالی و حسابداری مورد استفاده قرار گرفتند و در دهه 1970 میلادی سیستمهای اطلاعات مدیریت شکل گرفتند تا بتوانند با بهره گیری از اطلاعات سیستم های عملیاتی، گزارشهای مورد نیاز مدیران را در مدت زمان کوتاهی فراهم آورند.
اولین شرکتی که مفهوم ERP را درک نمود، شرکت آلمانی اس آپ بود که به صورت یکپارچه و فرآیند محور در صنایع و حوزههای عملیاتی در هزاران شرکت دنیا، آن را پیاده سازی کرد و هم اکنون به عنوان کاملترین ارائه دهنده ERP در سرتاسر جهان شناخته شده است.
کاربرد سیستم ERP
همانطور که گفتیم سیستم ERP فقط در یک بخش سازمان کاربرد ندارد و تمامی بخشهای یک سازمان و موسسه هدف را میدهد زیرا ساختار ERP دارای یکسری اهداف و کاربردهایی میباشد، که موجب میگردد سازمان در مسیر روشنی قرار بگیرد. کاربرد ERP شامل موارد زیر میباشد:
-
- کاهش هزینه ها
- ایجاد فرصت های افزایش درآمد
- افزایش اثربخشی کسب و کار
- مدیریت
- یکپارچه سازی سازمان
آشنایی با ماژول های ERP
به دلیل آن که سیستم نرم افزار ERP یک برنامه کاربردی و یکپارچه است، دارای ابزارها و ماژولهای متفاوتی میباشد، که برای جنبهها و فرآیندهای کسب و کار اثر میگذارد، به طور معمول هر نرم افزار ERP دارای 13 ماژول است که شامل موارد زیر میباشد:
-
- ماژول حسابداری مالی
- ماژول برنامه ریزی تولید
- ماژول خرید و تدارکات
- ماژول مدیریت ثبت سفارشات
- ماژول اتوماسیون اداری و بازاریابی
- ماژول تجارت الکترونیک
- ماژول منابع انسانی
- ماژول مدیریت پروژه
- ماژول مدیریت پرسنل و کارکنان سازمان
- ماژول ارتباط با مشتریان یا همان CRM
- ماژول مدیریت زنجیره تامین
- ماژول انبارداری
- ماژول مدیریت موجودی
مزایا و معایب استفاده از ERP
استفاده از ERP میتواند مزایا و معایب خاص خود را داشته باشد. در ادامه به بررسی این موارد خواهیم پرداخت.
مزایا ERP
- یکپارچگی دادهها: ERPها امکان یکپارچهسازی اطلاعات و فرآیندها در سراسر سازمان را فراهم میکنند.
- بهبود کارایی: این سیستمها میتوانند کارایی و عملکرد سازمانی را بهبود بخشند.
- دسترسی به اطلاعات واقعی: ERPها امکان دسترسی به اطلاعات دقیق و بهروز را برای مدیران فراهم میکنند.
معایب ERP
- هزینهها : همانطور که پیشتر ذکر شد، پیادهسازی و نگهداری ERP نیازمند هزینه می باشد.((توجه داشته باشید هر نرمافزار یا امکانی در سازمان یا شرکت جهت حفظ کارایی و نگه داشت نیازمند هزینه میباشد))
- زمانبر بودن پیادهسازی: فرآیند پیادهسازی ERP نیازمند زمان و همکاری مدیران سازمان میباشد.
- نیاز به تغییرات سازمانی: پیادهسازی ERP نیازمند تغییرات در ساختارها و فرآیندهای سازمانی است.
چالشهای استفاده از ERP
سیستمهای برنامهریزی منابع سازمانی (ERP) در دهههای اخیر بهطور گستردهای در سازمانها و شرکتها مورد استفاده قرار گرفتهاند.
۱. هزینههای پیادهسازی
یکی از اصلیترین چالشهای استفاده از ERP، هزینههای پیادهسازی و نگهداری آن است. این هزینهها شامل خرید نرمافزار، تجهیزات سختافزاری، آموزش کارکنان و مشاورههای تخصصی میشود.
۲. زمانبر بودن فرایند پیادهسازی
پیادهسازی ERP معمولاً زمانبر است و ممکن است ماهها طول بکشد تا سیستم بهطور کامل عملیاتی شود. این موضوع میتواند باعث ایجاد اختلال در فعالیتهای روزمره سازمان شود.
۳. نیاز به تغییرات سازمانی
پیادهسازی ERP مستلزم تغییرات گسترده در فرآیندها و ساختارهای سازمانی است. این تغییرات ممکن است با مقاومت کارکنان مواجه شود و نیاز به مدیریت تغییرات سازمانی داشته باشد.
انواع ERP
انواع مختلفی از سیستمهای ERP وجود دارد که هر کدام ویژگیها و مزایای خاص خود را دارند. در این بخش به برخی از مهمترین انواع ERP اشاره میکنیم.
ERPهای اختصاصی
این نوع ERPها بهطور معمول بر روی سرورهای سازمان نصب میشوند و نیاز به سختافزار و نرمافزارهای خود میباشند.
ERPهای ابری
ERPهای ابری بهصورت آنلاین و از طریق اینترنت قابل دسترسی هستند. این نوع ERPها نیاز به سختافزار و نرمافزارهای اختصاصی ندارند و معمولاً هزینههای کمتری را به همراه دارند.
ERPهای هیبرید
این نوع ERPها ترکیبی از ERPهای اختصاصی و ابری هستند و مزایای هر دو را به همراه دارند. این نوع سیستمها امکان استفاده از قابلیتهای ابری و شخصی را فراهم میکنند.
روش های پیاده سازی ERP
قبل از آن که بخواهید سیستم ERP یا برنامه ریزی منابع سازمانی را در سازمان خویش پیاده سازی کنید، باید اهداف و بودجه خود را مشخص کنید؛ زیرا بدون مشخص شدن هدف انتخاب سیستم تقریبا غیرممکن خواهد بود. بعد از آن که سیستم را انتخاب کردید، مسئله اصلی نحوه پیاده سازی و اجرای مناسب سیستم است. برای پیاده سازی سیستم نرم افزار ERP روش های متنوعی وجود دارد که شامل روشهای زیر میباشد:
-
- روش راه و حل جامع
- روش ASAP
- روش FAST TRACK
مراحل خرید نرم افزار ERP
خرید نرم افزار erp می تواند یکی از مهم ترین تصمیمات برای هر کسب و کار و سازمانی باشد، چرا که انتخاب فروشنده نرم افزار و شناسایی دقیق نیازهای سازمان کاری نسبتا چالش بر انگیز می باشد.
مرحله اول: بررسی دقیق نیاز های سازمان
اولین و ضروری ترین سوالی که باید به آن پاسخ دهید این است که فرآیندهای کلیدی سازمان چیست؟ در حال حاضر با چه مشکلات و چالش هایی مواجه هستید؟ انتظار شما از خرید نرم افزار erp چیست؟ کدام نیاز های سازمان اولویت بالاتری دارند؟
در این مرحله باید فهرست کاملی از امکانات بالقوه ای که میتوانید با خرید erp به دست آورید، آماده کنید و برای این امر کل سازمان باید مشارکت داشته باشند. سپس برای انجام یک تحلیل دقیق و کامل با افراد مناسب جلسه گذاشته و با تیم های مختلف هم فکری کنید. این مرحله حیاتی ترین مرحله در انتخاب و خرید نرم افزار erp می باشد.
مرحله دوم: مستند سازی الزامات کسب و کار
زمانی که تحقیقات خود را انجام دادید و داده های مورد نیاز را جمع آوری کردید، زمان آن رسیده که همه این اطلاعات را در یک سند تجاری رسمی کنید. این سند تجاری باید شامل تمام عملکرد های ضروری تعیین شده در مرحله اول باشد. سپس موارد موجود در این سند را با ذینفعان شرکت رتبه بندی و اولویت بندی نمایید.
مرحله سوم: بررسی بازار و شناسایی فروشندگان erp
در این مرحله لیستی از شرکت های ارائه دهنده بهترین نرم افزار erp تهیه کنید و شرکت ها را بر اساس تخصص، تجربه، پشتیبانی، قیمت و … مقایسه نمایید. و در نهایت لیستی از شرکت هایی که گزینه ی مناسبی برای خرید ERP می باشد، تهیه کنید.
مرحله چهارم: تست نسخه دموی نرم ازفرار erp
در این مرحله با برگزاری جلسات با شرکت های انتخابی در مرحله قبل و درخواست دموی نرم افزار شرکت مورد نظر تست اولیه نرم افزار را انجام دهید و بعد برای ارزیابی با سیستم خود به این سوالات پاسخ دهید: آیا نرم افزار برای شرکت من چالش هایی را ایجاد میکند؟ آیا به طور موثر به اولوبت های اصلی شما میپردازد؟ آیا بعضی از ماژول ها نیاز به تست دوباره دارند؟ آیا نرم افزار با زیر ساخت های IT شرکت شما سازگار است؟
مرحله پنجم: انتخاب نرم افزار erp
بعد از ارزیابی نرم افزار های erp و اطمینان از اینکه با زیر ساخت های IT شرکت شما سازگار است و بررسی هزینه های مربوط به خرید، پیاده سازی، آموزش و پشتیبانی و با در نطر گرفتن همه جوانب، نرم افزار ERP مناسب را انتخاب نمایید. به خاطر داشته باشید که شرکت آرین سیستم می تواند به خوبی شما را در فرآیند انتخاب و پیاده سازی erp به طور کامل راهنمایی کند.
سوالات متداول
چرا سازمان ها به نرم افزار ERP نیاز دارند؟
زیرا نرم افزار ERP به سازمان ها کمک میکند تا اطلاعات را به صورت یکپارچه مدیریت کنند، همچنین باعث کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری شده و فرآیندهای کسب و کار را بهبود بخشیده و منجر به اخذ تصمیم گیری های بهتر بر اساس داده های دقیق و به روز می شود.
تفاوت نرم افزار ERP با سایر نرم افزارها در چیست؟
یکی از مزایای اصلی نرم افزار ERP یکپارچه بودن آن می باشد که تمام بخش های مختلف یک سازمان را با هم ادغام میکند در حالی که سایر نرم افزار ها فقط به بهبود و مدیریت یک بخش از سازمان می پردازند.