اصول انبارداری و نگه داری کالا چیست؟

یادگیری اصول انبارداری از مهم‌ترین مهارت‌های هر شرکت یا سازمان است، بخش بزرگی از دارایی‌های یک شرکت در انبار ذخیره شده است؛ بنابراین انباردار باید با اصول انبارداری و نگه داری کالا آشنایی کامل داشته باشد.

در مقاله ضمن شرح وظایف انباردار، به طور کامل در خصوص فرآیندهای انبارداری، حسابداری انبار، طراحی فضای انبار و نمونه انبارداری در کسب‌وکارهای مختلف صحبت خواهیم کرد.

مفهوم انبارداری

دریافت کالا از محیط بیرون، نگهداری آن طبق قوانین و خروج کالا طبق ضوابط همان مفهوم انبارداری است، انبارداری (Warehousing) باعث تسهیل روند تحویل کالا و تسریع در رساندن اجناس مختلف به خریداران در کم‌ترین زمان ممکن براساس مدارک و ضوابط قانونی می‌شود.

انواع انبار

انواع انبار از نظر فرم شامل 3 مدل زیر می‌باشد:

1. 1. انبار پوشیده: این انبار از هر طرف بسته و دارای سقف و وسایل ایمنی کامل است.
   2. انبار سرپوشيده يا هانگارد: اين انبار دارای سقف است ولي چهار طرف آن باز و فاقد حفاظ جانبي است، اين نوع از انبار فقط قابلیت حفاظت از کالا در برابر باران و آفتاب را دارد.
   3. انبار باز يا محوطه: انباری به شکل یک محوطه است که معمولاً براي نگهداري ماشين‌آلات و لوازم سنگين مورد استفاده است.

انواع موجودی انبار

اجناس موجود در انبار که می‌تواند مربوط به موسسات تولیدی و غیرتولیدی باشد در 5 دسته جای می‌گیرد، در جدول زیر انواع موجودی انبار را شرح داده‌ایم.

انواع موجودی انبار

انباردار و شرح وظایف

انباردار (Warehouseman) شخصی است که مسئولیت امنیت، کنترل ورودی و خروجی و نگهداری کالاهای انبار را برعهده دارد و امور انبارداری و تدارکات انبار جز مسئولیت‌های بسیار مهم است؛ بنابراین نباید به اشخاص غیرمتخصص مثل سرکارگر یا سرپرست کارگاه سپرده شود. فلوچارت وظایف انباردار به شرح تصویر زیر می‌باشد.

وظایف انباردار در اصول انبارداری

فرآیندهای اصلی در انبارداری کدام است؟

فرآیندهای اصلی در انبارداری شامل اقدامات مربوط به ورود، نگهداری و خروج کالا از انبار است که در ادامه به‌تفصیل در مورد آن صحبت می‌کنیم.

ورود کالا به انبار

اولین مرحله از فرآیندهای اصلی در انبارداری، ورود کالا به انبار است، ورود کالا به انبار نیاز به مجوزهای شرکت‌های حمل‌ونقل یا صاحبان کالا دارد و این مجوزها شامل مدارکی مثل درخواست تحویل کالا به انبار و مدارک مربوط به کالا است.

نگهداری کالا در انبار

بعد از ورود کالا به انبار، به مرحله نگهداری کالا در انبار می‌رسیم که شامل اصول جایگذاری و جابه‌جایی و حفاظت از اجناس در انبار است.

خروج کالا از انبار

در صورت دستور صاحب کالا برای خروج و حمل آن به نقطه تحویل، فرآیند خروج کالا از انبار پس از انجام تشریفات موردنظر انجام می‌گیرد.

اصول انبارداری چیست؟

در بخش قبل فرآیندهای اصلی در انبارداری را به‌اختصار توضیح دادیم، در این بخش در مورد اصول انبارداری که بر پایه فرآیندهای موردنیاز انبارداری است صحبت خواهیم کرد.

اصول ورود کالا به انبار

پذیرش کالا جز اصول ورود کالا به انبار است.

پذیرش کالا در مرحله ورود

هر کالایی که وارد محوطه انبار شود باید از قسمت کنترل و نگهبانی انبار عبور کند، در مرحله پذیرش کالا، انباردار کالا را از لحاظ شکل و تعداد براساس اطلاعات ثبت شده بررسی می‌کند؛ در صورت مشاهده مغایرت، صورت‌جلسه تنظیم می‌کند و اگر مغایرتی وجود نداشت، کالاها را دسته‌بندی و به انبار مناسب ارسال می‌کند.

یکی از مسائلی که پس از ورود کالا به انبار از اهمیت بالایی برخوردار است، چیدمان مناسب کالاها در قفسه‌های انبار است.

اصول خروج کالا از انبار

اصول خروج کالا از انبار شامل انتخاب و گردآوری کالا برای خروج و بسته‌ بندی و تحویل کالا است؛ مهم‌ترین مرحله از اصول انبارداری در خروج کالا مرحله ثبت و بایگانی آن است، ثبت سیستمی و بایگانی برای تسهیل در روند آمارگیری از میزان مصرف کالا، ورودی و درخواست کالا است که در قالب گزارش در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.

انتخاب و گردآوری کالا

مرحله انتخاب و گردآوری کالا در صورت درخواست صاحب کالا برای خروج کالا از انبار است که کالا از انبار خارج و به نقطه تحویل حمل می‌شود.

بسته بندی و تحویل کالا

در صورتی که صاحب کالا درخواست بسته‌بندی داشته باشد، پس از صدور مجوز خروج کالا، با دریافت اطلاعات مربوط به تحویل کالا و وسیلة نقلیه، منابع لازم برای انجام بارگیری کالا تخصیص داده می‌شود و کالای موردنظر بسته‌بندی و بارگیری می‌شوند؛ فهرست اقلام بارگیری شده و مشخصات آن‌ها در قالب مستنداتی مثل فاکتور یا بارنامه تهیه و ارائه می‌شود.

اصول و نحوه نگهداری کالا در انبار

در مرحله نگهداری کالا در انبار لازم است:

• • مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته و کالا در محل تعیین شده جاگذاری شود.
  • محل نگهداری دقیق کالا باید در اسناد و یا سامانه مدیریت انبار ثبت شود.
  • پس از تکمیل فرایند تحویل، صاحب کالا یا نماینده قانونی وی رسید یا قبض انبار را دریافت می‌کند.

لازم به ذکر است که صاحب کالا از کالاهای تحویل داده شده به انبارهای عمومی که اساسنامه آن‌ها براساس مصوب قانونی 1340 به تایید هیئت نظارت بر انبارهای عمومی رسیده باشد، می‌تواند به‌عنوان تضمین برای دریافت اعتبار و وام از بانک‌ها و موسسه مالی و اعتباری استفاده کند.

اصول چیدمان انبار

چیدمان انبار به طور صحیح باعث می‌شود تا فرآیند انبارداری به طور کارآمد و صحیح پیش برود، اصلی‌ترین مواردی که در چیدمان انبار باید رعایت شود شامل موارد زیر می‌باشد:

• • کنترل جریان حرکت مواد، افراد و ترافیک درون انبار
  • دسترسی آسان و گسترده از طریق قفسه‌بندی و ایجاد حداقل تداخل بین وسایل
  • ایجاد حداکثر فضا از طریق ساخت قفسه‌های عمودی و تجهیزات آزاد

اصول چیدمان انبار

اصول طبقه بندی کالا در انبار

طبقه بندی کالا در انبار کمک خواهد کرد تا از تنوع کالاهای موجود در انبار آگاه باشیم، طبقه بندی کالا در هر سازمان به‌صورت منحصر به فرد است، انواع طبقه بندی کالاها در انبار شامل موارد زیر است:

• • طبقه بندی کالاهای ضروری موردنیاز سازمان
  • طبقه بندی استاندارد هر سازمان
  • طبقه بندی انبار بر اساس مراحل انجام کار و زمان مصرف

اصول جابجایی کالا در انبار

جابجایی کالا در انبار باید به نحوی باشد که مکان مناسبی برای هر کالا در نظر گرفته شده و هر کالا در محل مناسب خود جاگذاری شود.

اصول حسابداری انبار چیست؟

به مجموعه فرآیندهایی که موجودی و اطلاعات مالی مربوط به موجودی انبار را مشخص کند، حسابداری انبار می‌گویندو از آن جایی‌ که اصول انبارداری و امور مربوط به مدیریت انبار از حساس‌ترین بخش‌های کسب‌وکارهای تجاری و تولیدی است؛ بنابراین اصول حسابداری انبار و کار با نرم افزار حسابداری شرکتی نیز از اهمیت بسیاری برخوردار است.

در حسابداری انبار به نکات زیر باید توجه کرد:

• • منظور از موجودی انبار قیمت موجودی انبار است که در پایان هر دوره مالی بررسی می‌شود، نه تعداد و مقدار مواد و محصولات نگهداری شده در انبار
  • در زمان حسابداری انبار، امور انبارگردانی نیز انجام می‌شود.
  • حسابداری مالی و انبارگردانی معمولاً به‌صورت سالانه و در پایان هر دوره مالی انجام می‌شوند.
  • در برخی از شرکت‌های بزرگ، فرایند حسابداری و انبارگردانی سه‌ماهه و شش‌ماهه است.

نحوه ثبت اسناد حسابداری انبار

حسابداران انبار باید بر کلیه امور مربوط به ارزیابی موجودی، بهای موجودی کالا در ابتدا و انتهای دوره تسلط داشته باشند تا بتوانند این موارد را در تهیه صورت‌های مالی لحاظ کنند؛ از جمله وظایف مهم یک انباردار شناسایی اسناد حسابداری انبار است، این اسناد همگی به مواد اولیه، فرایندهای در حال اجرا و کالاهای باقیمانده در انبار مرتبط هستند.

اسناد حسابداری انبار به 4 دسته تقسیم می‌شود:

1. 1. اسناد خرید انبار
   2. اسناد انتقالی بین انبار
   3. بهای تمام شده سند تولید شده
   4. بهای تمام شده کالای فروش رفته( کالای صادره)

شناسایی اسناد حسابداری انبار ازجمله وظایف مهم یک انباردار

اسناد خرید

یکی از مهم‌ترین اسناد حسابداری انبار، اسناد خرید است. در تهیه اسناد خرید باید به هزینه‌ها بر اساس فاکتورهای اقلام توجه شود. همچنین اسناد تخفیف، ارزش افزوده هزینه‌ها و طرف حساب اقلام وارد شده نیز باید در اسناد خرید ذکر شود.

لازم به ذکر است که هزینه‌هایی مثل هزینه‌های گمرکی، انبارداری، حمل و یا بیمه که باید روی هزینه کالا سرشکن شود ممکن است تا زمان فروش کالا مشخص نشده باشد که در این صورت تعیین قیمت حواله فروش تا زمان تعیین قیمت نهایی وارده، امکان‌پذیر نیست.

اسناد انتقالی بین انبار

برای منتقل کردن کالا از انبار به سایر واحدها در شرکت تولیدی، اولین مرحله صدور سند انتقال از انبار مبدأ است. مبلغ این سند باید با بهای سند ورود کالا به انبار مقصد یکی باشد. در واقع بهای اسناد انتقالی بین انبار، مبنای محاسبه اسناد صادره از آن انبار است.

لازم به ذکر است که انتقال بین انبارها معمولاً هزینه‌ای برای بنگاه‌های اقتصادی ندارد اما در حسابداری انبار باید ذکر شود.

بهای تمام شده سند تولید شده

سخت‌ترین بخش حسابداری انبار، بخش محاسبه بهای تمام شده است. چراکه برای هر محصول، علاوه بر هزینه مواد مصرفی، باید سایر هزینه‌ها مثل هزینه بسته‌‌بندی، هزینه حمل مستقیم کالا با توجه به طراحی تولید آن نیز لحاظ گردد. البته بهای تمام شده محصول یک رقم دقیق نیست و عدد مربوط به آن نیز هرگز واقعی نیست.

برای سرشکن کردن سایر هزینه‌ها نیاز به الگوریتم‌های خاصی است که بر اساس محصولات و مراکز تولید متفاوت است. علت تقریبی بودن رقم بهای تمام شده این است که برخی از هزینه‌ها به‌صورت آنی نامشخص هستند و نمی‌توان به طور دقیق آن‌ها را در لحظه حساب کرد. این کار باید در دوره‌های حسابداری مشخص مثل دوره شش‌ماهه یا یک‌ساله انجام شود. بهتر است برای راحتی در انجام این امور شروع به دانلود نرم افزار حسابداری کنید.

بهای تمام ‌شده کالای صادره

بهای تمام شده کالای صادره یا قیمت نهایی کالا هنگام خروج از انبار باید توسط حسابداری انبار تعیین شود. بهای تمام شده کالای صادره از انبار بر اساس دو سیستم قیمت‌گذاری مشخص می‌شود:

1. سیستم ارزیابی ادواری موجودی: مناسب واحدهایی است که تنوع در کالا و بهای تمام شده آن‌ها کم است که در آن مبلغ کالا در پایان دوره طبق دو فرمول زیر محاسبه می‌شود:

• ارزش کل کالاهای موجود طی دوره = ارزش موجودی در ابتدای دوره + ارزش کل ورودی طی دوره
• بهای تمام شده کالای خروجی از انبار = ارزش کل موجودی طی دوره که از رابطه قبل به دست می‌آید – ارزش موجودی در پایان هر دوره حسابداری

2. سیستم ارزیابی دائمی موجودی: در این سیستم نیاز به شمارش موجودی کالا در پایان دوره مالی نیست و گزارش‌ها به‌صورت مستمر و لحظه‌ای از تغییرات میزان موجودی کالا حاصل می‌شود. همچنین لازم است که تمامی مبادلات ورود و خروج کالا در حساب موجودی انبار درج شود.

اصول انبارداری مدرن در کسب و کار

انبارداری تنها حفاظت و نگهداری از کالا در یک فضای بزرگ نیست. این تصور قدیمی شده است. چراکه نگهداری از کالا تنها بخشی از وظایف یک انباردار حرفه‌ای است.

اصول انبارداری نوین دارای فوت‌وفن‌هایی است که یک انباردار باید از آن‌ها آگاه باشد. آگاهی از اصول انبارداری مدرن نیازمند گذراندن دوره‌های انبارداری است. در این دوره‌ها به شکل اصولی مهارت‌های انبارداری به دانشجویان آموزش داده می‌شود.

قابل ذکر استت که امروزه کسب و کارها برای مدیریت بخش‌های سازمان خود باید از نرم افزارهایی استفاده می‌کنند تا به صورت یکپارچه تمام بخش‌ها را مدیریت نماید و بتواند مسیر عملکرد سازمان را نیز به سمت پیشرفت و توسعه ببرد، این نرم افزار برای سازمان‌ها، نرم افزار bpms می‌باشد

نمونه های اصول انبارداری حرفه ای

در این بخش به ذکر چند نمونه از اصول انبارداری حرفه ای در بخش‌های مختلف می‌پردازیم.

اصول انبارداری داروخانه

ذکر این نکته در این بخش ضروری است که زنجیره تأمین در داروخانه کاملاً وابسته به اصول انبارداری است. در اصول انبارداری داروخانه باید توجه شود که اقلام به‌درستی طبقه‌بندی شوند و طبقه بندی داروها بر اساس اقلام موردنیاز در دسترس و نگهداری صحیح داروها باشد.

زنجیره تأمین در داروخانه کاملاً وابسته به اصول انبارداری است.

اصول انبارداری دارویی

چون اقلامی مثل دارو، جز کالاهای حساس هستند بنابراین باید در شرایط دمایی و محیطی مشخصی نیز نگهداری شوند. در واقع اصول انبارداری دارویی مربوط به نحوه طبقه بندی داروها در قفسه‌ها است، نکات مورد توجه در اصول انبارداری دارویی و داروخانه شامل موارد زیر می‌باشد:

• • ثبت ورودی دارو با جزئیات
  • ثبت مقدار، حجم داروها
  • ثبت تاریخ تولید و انقضای اقلام
  • مشخص‌شدن محل قرارگیری دارو
  • ثبت اقلام خروجی از انبار
  • تفکیک اقلام دارویی به دو بخش داروهای فروخته شده و داروهایی که به دلایلی نظیر اتمام تاریخ انقضا، باید مرجوع یا معدوم گردد.

اصول انبارداری رستوران

از جمله مواردی که باید در اصول انبارداری رستوران رعایت گردد را در موارد زیر شرح داده‌ایم:

• • مرتب و تمیز بودن انبار قبل از ورود کالا
  • کنترل کالاها و اجناس ورودی به انبار از نظر تاریخ انقضا، فرورفتگی کالا و یا برجستگی، پارگی، کثیفی و بسته بندی مناسب
  • فراهم‌آوردن شرایط دمایی و محیطی مناسب برای خوراکی‌ها
  • ثبت تاریخ ورود مواد غذایی به انبار برای جلوگیری از فساد یا خرابی اجناس
  • ایزوله بودن انبار و کنترل محیط انبار از لحاظ وجود منافذ برای ورود جانوران نظیر موش
  • کنترل چیدمان اجناس به‌نحوی‌که از ریزش یا آسیب رسیدن به کالا جلوگیری شود
  • کنترل و بازرسی مواد خوراکی موجود در انبار هرچند روز یکبار توسط انباردار و گزارش هرگونه تغییر
  • عدم وجود زباله در انبار

اصول انبارداری صنعتی

اصول انبارداری صنعتی اجرایی کردن مراحل انبارداری در مراکز و محیط‌های صنعتی است. در اصول انبارداری صنعتی که دوره‌های آموزشی مخصوص به خود را دارد به‌واسطه نوع فعالیت مراکز صنعتی، روند انبارداری و نگهداری از کالا و تجهیزات نیز متفاوت است.

در صورت نبود انبارداری حرفه ‌ای در بخش صنعتی، مشکلات زیر به وجود می‌آید:

• • نابسامانی و عدم دسترسی به گزارش‌های انبارداری. توجه کنید که ارائه گزارشات جامع از فعالیت‌ها، زمان تعمیرات و توقف تجهیزات از طریق ارتباط با واحد مالی، انبار و تولید با نرم افزار تعمیر و نگهداری ماشین آلات قابل انجام است.
  • اختلال در سیستم فروش به دلیل عدم اطلاع از موجودی کالا در انبار
  • تأخیر در تحویل کالا به مشتری
  • بی‌نظمی و اختلال در خط تولید شرکت‌ها
  • اتمام ناگهانی مواد اولیه و توقف در تولید به دلیل عدم آگاهی از موجودی مواد
  • کاهش کیفیت محصول و لطمه زدن به اعتبار شرکت

اصول انبارداری قطعات یدکی

اگر در کسب‌وکار مربوط به قطعات یدکی از اصول انبارداری حرفه ای استفاده شود منجر به بهبود سیستم مدیریتی خواهد شد که شامل موارد زیر می‌باشد:

• • داشتن انباری مرتب و حرفه‌ای
  • داشتن نیروی کار مولد و کارآمدتر
  • هزینه‌های موجودی پایین‌تر
  • فرایند صورت‌برداری سریع‌تر و آسان‌تر از موجودی
  • انتخاب سریع‌تر قطعه‌ها
  • استفادة بهینه از فضای موجود

اصول طراحی انبار

مجموعه انبار نياز به تعدادی دفاتر اداری دارد و به طور کلي هر 1000 متر انبار نياز به 100 متر فضاي اداری دارد که بهتر است در مرحله طراحی ديده شود، اصول طراحی انبار باید به نحوی باشد که بعد از پیاده‌سازی و ساختن انبار، با کمترین مشکلات مواجه باشیم.

اصول طراحی انبار

طراحی انبار

از جمله مواردی که باید در طراحی انبار رعایت گردد در موارد زیر توضیح داده شده است:

• • دیوار و سقف انبار باید از مصالح غير قابل اشتعال ساخته شود، به کار بردن مواد قابل اشتعال مثل چوب و پلاستیک در انبار ممنوع است.
  • کف انبار از جنس بتن مسلح باشد تا در برابر فشار ناشی از وزن اجسام مقاوم باشد و دارای شیب ملایم جهت شستشو باشد.
  • فاصله بین انبارها مناسب تردد ماشین‌های آتش‌نشانی باشد.
  • هر انبار مسقف دارای دو درب یکی در طول و دیگری در عرض باشد که یکی از درب‌ها باید برای تردد ماشین طراحی شود.
  • درب انبار از جنس فلز و سطح داخلي آن صاف و بدون شکاف و درز باشد؛ درب بزرگ انبار بايد داراي يک درب کوچک جهت تردد پرسنل و دريافت جنس نيز باشد.
  • پنجره‌ها فلزي و مجهز به حفاظ فلزي و تور سيمي باشد.
  • به نسبت حجم و وسعت انبار از دستگاه تهويه و هواکش استفاده شود.
  • انبار مجهز به وسایل ارتباطي باشد تا در صورت بروز حریق سریعاً اطلاع داده شود.
  • سيستم سیم‌کشی برق باید توکار و از داخل لوله‌های مخصوص انجام گيرد و کلید و پریزهای روشنایی نوع ضد جرقه انتخاب شود.
  • درصورتی‌که مجموعه انبارها در يک جا ساخته می‌شود، تعبيه چاه ارت مخصوص انبارها الزامی است.
  • لامپ‌های روشنایی بايد داراي حفاظ با حباب باشد و از وسایل و دستگاه‌های حرارتی شعله باز در داخل انبار نباید استفاده کرد، بهتر آن است که از دستگاه حرارت مرکزی استفاده کرد.
  • انبار مجهز به وسایل آتش‌نشانی باشد و در صورت تردد لیفتراک، اگزوز اين وسايل بايد مجهز به فيلتر جرقه گير باشد.
  • ارتفاع ديوار انبارهاي مسقف بايد حداقل 5/4 متر باشد.

محاسبه فضای انبار

برای محاسبه فضای انبار باید به موارد زیر توجه داشته باشید:

• • نوع انبار و وظایف انبار مشخص شود.
  • مشخصات کالا مثل خصوصیات فیزیکی وزن، حجم، شکل ظاهری و نحوه و محل انبارکردن قفسه، محل باز، روی زمین مشخص شود.
  • روش حمل و نحوه ورود و خروج مواد مشخص شود.

نتیجه گیری

اصول انبارداری حرفه ای به معنی آگاهی از نحوه پذیرش کالا، نگهداری و چیدمان و چگونگی ثبت‌اسناد حسابداری برای خروج کالا از انبار است. یک انباردار باید با 3 فرایند اصلی ورود، نگهداری و خروج کالا از انبار آشنایی کامل داشته باشد و در صورت لازم دوره‌های آموزشی مربوطه را بگذراند.

حسابداری انبار شامل ثبت‌اسناد خرید، بهای تمام شده، اسناد انتقالی بین انبار و بهای کالای صادره است. یک انباردار حرفه ای باید ضمن آشنایی با فرایندهای اصلی انبارداری، نحوه ثبت‌اسناد حسابداری انبار را نیز آموخته باشد. در پایان این مبحث اگر سؤال، دیدگاه یا پیشنهادی دارید حتماً در قسمت دیدگاه با ما مطرح کنید.