سیستم بایگانی اداری چیست؟ {نکاتی قبل از خرید بایگانی اسناد)

از زمان پیدایش خط، بایگانی اسناد و مدارک توسط بشر آغاز شده است و ثبت بایگانی اسناد و مدارک از درج بر روی لوح­‌های گلی در زمان هخامنشیان شروع شده تا ثبت بر روی اسناد کاغذی ادامه داشته و تا امروزه که به صورت سیستمی در نرم افزار بایگانی اداری ثبت و ضبط می­‌گردد.

به خوبی می‌دانیم که ثبت به صورت کاغذی دارای معایب بسیاری بوده است که بشر به فکر تغییر آن افتاد، اهمیت سیستم بایگانی اداری موجب شد تا در این مقاله نسبت به موارد مهم در ارتباط با ذخیره سازی اسناد، چه در زمان گذشته و چه در زمان حال انجام می‌شود را به صورت خلاصه شرح دهیم.

سیستم بایگانی اداری چیست؟

ذخیره اطلاعات مالی، اقتصادی و اداری هر واحدی برای مدت طولانی جهت استفاده احتمالی آن‌ها در آینده را بایگانی می­‌گویند، در گذشته بایگانی اسناد و مدارک به صورت سنتی و کاغذی صورت می‌­گرفته، اما امروزه برای کاهش خطای انسانی و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات از انواع نرم افزار بایگانی اسناد استفاده می‌­شود.

با توجه به گسترش نرم افزار بایگانی امروزه بیشتر سازمان‌ها و ادارات از این نرم افزار استفاده می‌­نمایند؛ نرم افزار بایگانی الکترونیکی اسناد نرم افزاری است که در آن از اسناد و مدارک که دارای ارزش فرهنگی، حقوقی و یا تاریخی هستند برای مدت طولانی ذخیره و نگهداری می­‌شود.

سیستم بایگانی اداری برای نگهداری اطلاعات مهم سازمان­‌ها می­‌باشد و نتیجه استفاده از سیستم بایگانی، ذخیره اطلاعات با اهمیت هر سازمان برای سال­‌های آینده در جهت برنامه ریزی صحیح و اخذ گزارشات مورد نیاز مدیران سازمان‌هاست.

همزمان با ثبت جزئیات مدارک و اسناد مربوط به فعالیت­‌های روزمره و اقتصادی سازمان‌ها سیستم بایگانی اداری آغاز شده و با پیشرفت تکنولوژی این سیستم نیز گسترش یافته است.

در سیستم بایگانی اداری نتیجه فعالیت‌­های صورت گرفته که حاوی اطلاعات با اهمیتی جهت تصمیم گیری درون سازمانی و برون سازمانی در نرم افزار بایگانی اداره ثبت، ذخیره و نگهداری می­‌گردد. انواع بایگانی شامل موارد زیر می‌باشد:

عواقب عدم استفاده از نرم افزار بایگانی اداری

با توجه به افزایش حجم اطلاعات، مدارک و مستندات و همگام با رشد تکنولوژی سازمان­‌ها به سمت استفاده از نرم افزار بایگانی اداری سوق پیدا کرده­‌اند.

در صورت عدم استفاده از نرم افزار بایگانی اداری و استفاده از شیوه سنتی در جهت بایگانی اسناد، ریسک از بین رفتن اطلاعات، کاهش امنیت اطلاعات، افزایش زمان و هزینه جهت بایگانی و جستجوی اسناد را برای سازمان در پی خواهد داشت.

مهم ترین کاربردهای سیستم بایگانی اداری

رشد کسب و کارها منجر به افزایش داده و اطلاعات می­‌شود. نگهداری و ذخیره این داده‌­ها به صورت صحیح و مدیریت آن­‌ها امری ضروری و حیاتی است و همانطور که گفته شد بایگانی اسناد با استفاده از سیستم بایگانی اداری منجر به بهبود شرایط بایگانی و در نهایت کنترل بیشتر بر روی فرآیندهای اطلاعاتی سازمان خواهد شد.

به نظر شما نرم افزار مدیریت فرآیند و مدیریت فرآیند تاثیری بر سیستم بایگانی اداری دارد؟ به طور کلی مهم‌­ترین کاربردهای سیستم بایگانی اداری را در تصویر می‌توانید مشاهده کنید.

کاربردهای سیستم بایگانی اداری

5 ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اداری

بخشی از موفقیت یک سازمان به بایگانی اسناد و مدارک آن وابسته است. استفاده از نرم افزار بایگانی اداری در حفظ اسناد و مدارک و افزایش میزان امنیت مستندات سازمان نقش اساسی داشته و در صورت نیاز سازمان به اطلاعات و مستندات، دسترسی به آن­‌ها آسان خواهد بود.

1. قابلیت مدیریت میزان حجم فایل ها

افزایش روز افزون قیمت املاک و اجاره آن­‌ها، در صورت استفاده از اسناد کاغذی برای بایگانی اسناد و مدارک فضای موردنیاز برای ذخیره فیزیکی اسناد روز به روز بیشتر می‌شود. نتیجه افزایش فضای بایگانی اسناد موجب افزایش هزینه­‌های سازمان خواهد شد.

در نتیجه استفاده از نرم افزار بایگانی هزینه‌­های اضافی از دوش سازمان برداشته می‌شود.

2. قابلیت تعریف زونکن های نامحدود

در روش بایگانی سنتی علاوه بر مشکلات فضای بایگانی برای آرشیو اسناد و مدارک، به تعداد زیادی زونکن‌ برای آرشیو نیاز است. در نتیجه جستجوی فایل و اسناد مورد نظر زمان‌بر خواهد بود. سازمان‌­های بزرگ، برای رفع این مشکل از نرم افزار بایگانی اداری استفاده می­‌نمایند.

3. امکان ثبت پیوست های نامحدود برای هر پرونده

یکی از محدودیت‌­های اساسی در بایگانی سنتی و کاغذی پیوست­‌های ایجاد شده برای مستندات بایگانی شده است، زیرا در این حالت به فضا، پوشه‌­ها و زونکن­‌های ایجاد شده با شماره­‌های فرعی زیادی نیاز خواهد بود.

با استفاده از نرم افزار بایگانی اداری این مشکل بر طرف شده و امکان ثبت نامحدود پیوست برای هر پرونده یا سند وجود خواهد داشت.

4. قابلیت امانت دهی اسناد

استفاده از نرم افزار بایگانی، امکان به اشتراک گذاری اسناد را تسهیل می­‌کند. در روش بایگانی کاغذی برای اشتراک گذاری اسناد باید نسبت به تهیه کپی برابر اصل مستندات و سپس ارسال آن‌ها از طریق پیک و پست اقدام شود.

در روش سنتی امکان مفقود شدن اسناد و یا دست کاری آن­‌ها وجود خواهد داشت، نرم افزار این مشکلات را حل و فصل نموده است.

5. امکان ثبت تمام اطلاعات مورد نیاز پرونده ها

یکی دیگر از ویژگی‌های نرم افزار بایگانی اداری مورد استفاده سازمان‌ها، امکان ثبت اطلاعات مورد نیاز است. در نرم افزار می‌توانید برای هر پرونده اطلاعاتی که لازم است را ثبت کنید تا در صورت نیاز بتوانید پرونده را با جزئیات بیشتری بررسی نمایید و خللی در آنالیز به وجود نیاید.

مزایا و معایب سیستم های بایگانی اداری

بسیاری از سازمان­‌ها برای حل مشکلات بایگانی اسناد و مدارک خود امروزه در پی یافتن راه‌­های مناسب بایگانی اسناد هستند. به کمک تکنولوژی تقریبا مشکل این سازمان­‌ها در حال رفع شدن است. یکی از تکنولوژی­‌های پرکاربرد استفاده از سیستم‌­های بایگانی اداری است. این سیستم نیز مانند هر سیستم دیگری دارای یکسری مزایا و معایب است که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت.

مزایای سیستم بایگانی اداری

استفاده از هر نرم افزار بایگانی اداری در اداره­‌ها و سازمان­‌ها دارای مزیت­‌های بسیار می‌باشد. همین مزایا موجب می شود که از آن­‌ها استفاده زیادی گردد. برخی از مزیت‌هایی که نرم افزار بایگانی اداری را در تصویر زیر شرح دادیم.

مزیت‌های سیستم بایگانی اداری

معایب سیستم بایگانی اداری

همانطور که گفته شد سیستم بایگانی اداری دارای مزایای بسیاری است؛ اما معایبی را که برای نرم افزار برای نرم بایگانی اداری وجود دارد شامل موارد زیر است:

• • اگر اطلاعات درون سیستم از بین بروند بسیار خطرناک است، در این صورت دیگر اطلاعات سازمان از بین می رود. برای جلوگیری از این خطر باید نسبت به پشتیبان­‌گیری از اطلاعات موجود اقدام شود.
  • با استفاده از سیستم بایگانی اداری کارها به کامپیوتر سپرده شده و در نتیجه از پرسنل سازمان کاسته می‌شود که نتیجه این امر می­‌تواند منجر به کاهش رفت و آمدهای انسانی در محیط کار باشد. این امر برای افرادی ناخوشایند است.
  • در صورت به خطر افتادن امنیت سیستم امکان دارد که تمامی اطلاعات در دسترس افراد سودجو قرار بگیرد. به همین علت طراحان نرم افزار بایگانی اداری امنیت سیستم را به وسیله حریم­‌های شخصی بالا می­‌برند.

نرم افزار بایگانی اسناد آرین سیستم

حوادث مختلف می­‌تواند منجر به از بین رفتن اسناد، مدارک و اطلاعات یک سازمان شود. در حالی که اطلاعات موجود در سازمان برای برنامه ریزی صحیح جهت پیشبرد اهداف سازمان امری ضروری است، برای جلوگیری از مفقود شدن اسناد و مدارک و همچنین جلوگیری از دستکاری آن­‌ها، تکنولوژی به کمک سازمان­‌ها آمده و اقدام به طراحی و تولید نرم افزار بایگانی اسناد نموده­‌اند.

نرم افزار بایگانی آرین سیستم را با توجه به یکپارچه بودن و فرآیند محور بودن آن، به عنوان یکی از بهترین نرم افزارهای بایگانی اداری موجود در بازار می‌­توان نام برد که در سازمان­‌های بزرگ با پرونده‌ها و اسناد زیاد قابل استفاده است. اگر قصد خرید نرم افزار بایگانی اداری اسناد آرین سیستم را دارید، می‌توانید از صفحه مخصوص  نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد آرین سیستم اقدام کنید.

مهم‌ترین امکانات نرم افزار بایگانی آرین سیستم

مهم‌­ترین امکانات نرم افزار بایگانی آرین سیستم را در تصویر زیر نمایش دادیم تا در زمان تصمیم گیری، بتواند در انتخابتان کمک کند.

امکانات نرم افزار بایگانی آرین سیستم

نتیجه گیری

سیستم بایگانی اداری چگونه شکل گرفت؟ رشد کسب و کارها و افزایش اسناد، مدارک موجود در سازمان­‌ها موجب گسترش آرشیو اسناد شده که نتیجه این منجر به افزاش هزینه و افزایش زمان جهت جستجوی مدارک و مستندات است. برای حل مشکلات مربوط به بایگانی اسناد و مدارک، تکنولوژی به کمک آن­‌ها آمده است. طراحان و سازندگان نرم افزار اقدام به طراحی و تولید نرم افزار بایگانی اسناد نموده­‌اند.

در این مقاله نسبت به ارائه شرح مختصری در خصوص سیستم بایگانی اداری، مهم‌ترین کاربردهای سیستم بایگانی، ویژگی کلیدی نرم افزار بایگانی اداری، مزایا و معایب سیستم های بایگانی اداری و نرم افزار بایگانی اسناد آرین سیستم اقدام شده است.